Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planung und Verrechnung

Zusammenfassung

• Die Gemeinkosten im Unternehmen unterliegen einem Trend, der sich durch eine langsame, aber stetige Verschiebung von individuellen Produktions- und Verwaltungsverfahren hin zu größerer Allgemeingültigkeit von Aufgaben oder wachsender Bandbreite von Maschinen auszeichnet. So wird eine spezialisierte Produktionsanlage durch ein flexibles Fertigungszentrum ersetzt und das Webportal dient nicht mehr nur der Information von Kunden, sondern auch als Kommunikationsmedium zwischen den Mitarbeitern. Wenn dann noch Steuerungsaufgaben zentralisiert werden, sind auch die Verwaltungskosten in dieser Entwicklung gefangen. Immer öfter tauchen im Bereich der Verwaltung Aufgaben auf, die durch die technische Entwicklung nicht mehr bestimmten Stellen oder Trägern in der Kostenrechnung zugeordnet werden können. Hinzu kommen immer neue Aufgaben, die der Gesetzgeber oder andere staatliche Organe den Unternehmen auferlegen.
• All das sind Gründe für den Kostenrechner, sich intensiv mit dem Bereich der Verwaltungskosten zu beschäftigen. Das Einsparpotenzial ist groß, da der in vielen Unternehmen kostenintensive Verwaltungsapparat bisher meist nicht viel Aufmerksamkeit erhalten hat. Doch nachdem die Einzelkosten und viele Gemeinkostenarten ihren Beitrag zur Kostenreduktion geleistet haben, ist es an der Zeit, die Verwaltungskosten zu optimieren. Das wiederum ist nur möglich, wenn der Kostenrechner ausreichend Informationen über die Art, die Entstehung, die entscheidenden Parameter und die Planung der Verwaltungskosten hat.

1 Eine besondere Kostenart: Verwaltungskosten

Die Verwaltungskosten haben in der Praxis bisher in vielen Unternehmen ein sehr verstecktes Leben geführt. Die Kostenrechnung hat sich mit der Untersuchung von Kostenträgern und Prozessen beschäftigt, die Einzelkosten optimiert und die Gemeinkosten gesenkt. Innerhalb dieser Berechnungen tauchen immer wieder Verwaltungskosten auf, die in der Regel als prozentualer Aufschlag in die Gesamtkosten übernommen werden. Die Zuschlagskalkulation verrechnet Verwaltungsgemeinkostenzuschlagssätze, die Prozesskostenrechnung erhöht viele Kostenarten einfach um die Verwaltungskosten. Ein konfliktfreier Weg, um diese besonderen Kosten ohne viel Aufwand zu verstecken.

Der Block der Verwaltungskosten ist für viele Kostenrechner bis heute nicht interessant. Das hat verschiedene Gründe:

• Die Verwaltungskosten sind die Kosten, die am weitesten von den Produkten und Leistungen eines Unternehmens entfernt sind. Sie sind daher kaum greifbar und zuzuordnen.
• Die Verwaltungskosten bestehen zu einem großen Teil aus Kosten, die die Unternehmensleitung verursacht. An dieser Stelle mit Kostenoptimierungen zu beginnen kann auf erheblichen und als gefährlich angesehenen Widerstand stoßen.
• Der Anteil der Verwaltungskosten an den Gesamtkosten ist relativ gering. Daher wird meist kein ausreichend interessantes Potenzial in der Beschäftigung mit diesen Kosten gesehen.
• Die Entwicklung der Verwaltungskosten ist in großen Teilen selbst von unternehmensinternen Stellen kaum zu beeinflussen. Der Aufwand für eine Optimierung an dieser Stelle ist relativ hoch.

Gerade aus diesen Gründen ist es dringend notwendig, dass sich der Kostenrechner mit den Verwaltungskosten beschäftigt. Er wird sehr schnell feststellen, dass sie gar nicht so besonders sind. Denn auch hier handelt es sich um Gemeinkosten, die je nach der Stufe, von der aus sie betrachtet werden, unterschiedliche Ausmaße annehmen.

1.1 Gemeinkosten in der Verwaltung

Die Verwaltungskosten sind typische Gemeinkosten, da sie keinem Produkt oder Verursacher direkt zugeordnet werden können. Sie lassen sich jedoch intern gliedern und je nach Kostenart teilweise auf die Kostenstellen und Produkte in der Kostenrechnung verbuchen. Es bleibt jedoch ein Rest, der sich nicht, nicht wirtschaftlich oder nicht sinnvoll zuordnen lässt. Dabei handelt es sich um die Verwaltungskosten im engeren Sinne. Diese werden als Zuschlagssatz berechnet und in der Kalkulation der Produkte berücksichtigt.

Andere Kosten der allgemeinen Verwaltung sind Gemeinkosten, die durch die Ausübung einer bestimmten Funktion entstehen (s. Abb. 1). Diese können in vielen Fällen sinnvoll und wirtschaftlich auf andere Stellen innerhalb des Betriebsabrechnungsbogens umgelegt werden. Sie bilden gemeinsam mit den Verwaltungskosten im engeren Sinne die Verwaltungskosten im weiteren Sinne.

Abb. 1: Verwaltungskosten im weiteren Sinne

In welchem Umfang die IT-Kosten, die Kosten des Personalwesens, des Rechnungswesens und der sonstigen zentralen Dienste zu Verwaltungskosten im engeren Sinne werden, hängt von den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen ab.

• Wie weit ist die Organisation vorhanden, um eine Zuordnung von Verwaltungskosten zu Stellen und Kostenträgern durchführen zu können (Erfassung, Einteilung von Mitarbeitern etc.)?
• Wie weit ist es technisch möglich, die Verwaltungskosten bestimmten Verursachern zuzuordnen (Erfassung, Zeitproblem, Messproblem etc.)?
• Welcher Grad der Zuordnung wird vom verantwortlichen Management gewünscht?

Praxis-Tipp

Informationen schaffen Durchsicht

Je detaillierte...