Verwaltungskosten werden, soweit vertretbar, den verursachenden Kostenstellen zugerechnet. Vor allem die Kosten für die Informationsverarbeitung und das Personalwesen werden von den meisten Kostenrechnern auf die übrigen Kostenstellen verteilt. Auch eventuell vorhandene Fuhrparkkosten oder Kosten für eine Kantine werden über sinnvolle Schlüssel zugeordnet. Dennoch verbleiben in aller Regel Verwaltungskosten, deren Verteilung ungerechtfertigt ist oder zu großen Aufwand verursachen würde. Diese restlichen Verwaltungskosten werden in der Zuschlagskalkulation den Produkten zugeordnet. Unter Umständen müssen auch Bewertungen innerhalb der Bilanz Verwaltungskosten enthalten.
4.1 Verwaltungskosten im BAB
Der BAB verteilt Gemeinkosten der Hilfs- und Nebenkostenstellen auf die Hauptkostenstellen. Soweit die Verwaltungskosten nicht auf andere Einheiten verteilt werden sollen, finden sie Platz in der Hauptkostenstelle "Verwaltung". Die anderen Kostenarten werden über den BAB auf die Kostenstellen verteilt. Dazu gehören insbesondere die IT-Kosten.
IT-Kosten
Die Kosten für die Unterstützung der Abläufe im Unternehmen durch die Informationstechnologie verursachen die Anwender in den Kostenstellen. Der Grund für die Sammlung dieser Kosten innerhalb der Verwaltungskosten liegt im hohen Grad der Integration heutiger IT-Systeme, die eine einfache und sofortige Zuordnung zu einzelnen Verursachern nicht zulässt. Dieser Trend wird durch die Digitalisierung ausgeweitet. Für die Verteilung der Verwaltungskostenart IT-Kosten sind mehrere Schlüssel denkbar, die auch parallel eingesetzt werden können. In der Praxis finden sich Verteilung nach Anzahl der Anwender oder technischen Einheiten, nach Nutzungsdauer, nach Datenvolumen oder auch nach der Nutzung spezieller Anwendungen.
Kosten des Personalwesens
Die Kosten für die Verwaltung der Mitarbeiter lassen sich in der Regel ohne große Diskussionen in Abhängigkeit der Anzahl der in den Kostenstellen beschäftigten Mitarbeiter verteilen. Eine Differenzierung nach der Art der Mitarbeiter (Gehalts- und Lohnempfänger, Akkordlöhne etc.) kann den Aufwand für deren Abrechnung berücksichtigen.
Kosten von Fuhrpark, Kantine, Gebäude und ähnlichen Stellen
Typische sekundäre Verwaltungskostenstellen wie ein Fuhrpark, eine Kantine, die Gebäudekostenstelle usw. werden anhand der verschiedensten Schlüssel verteilt. Auch hierbei handelt es sich um Kosten, die aus Gründen der Vereinfachung zunächst zentral unter den Verwaltungskosten gesammelt werden. Eine Verteilung ergibt sich aus der direkten Verursachung durch die Leistungsempfänger dieser Bereiche.
Kosten des Rechnungswesens
Wegen fehlender einsichtiger Schlüssel werden in der Praxis zumeist die Kosten, die das Rechnungswesen verursacht, nicht über den BAB verteilt. Sie gelten dann als echte Verwaltungskosten. Das ist für große Teile des Rechnungswesens auch richtig. Das Controlling, die Kostenrechnung und die Finanzbuchhaltung stellen zum überwiegenden Teil Leistungen bereit, die die einzelnen Kostenstellen und Kostenträger nicht direkt verbrauchen. Lassen sich die Kosten für die Nebenbuchhaltungen getrennt erfassen, können diese auch den Bereichen zugeordnet werden, für die sie Leistungen erbringen. So wird die Debitorenbuchhaltung im Vertrieb untergebracht, die Kreditorenbuchhaltung im Einkauf.
Die hier beschriebenen Möglichkeiten, Verwaltungskosten auf andere Kostenstellen zu verteilen, übernimmt der Betriebsabrechnungsbogen. Dabei erhält die verbleibende Hauptkostenstelle Verwaltung ebenso einen Anteil an den verteilten Verwaltungskosten wie die übrigen Stellen auch. Denn auch die Verwaltung fragt Leistungen aus der IT-Abteilung nach und beschäftigt Mitarbeiter, die Kosten in der Personalverwaltung verursachen.
4.2 Verwaltungskosten in der Kalkulation
Wenn es gelingt, Verwaltungskosten bestimmten Bereichen zuzuordnen, verteilt sie der BAB auf die entsprechenden Kostenstellen. Das kann z. B. die Personalverwaltungskosten für bestimmte Produktionsbereiche betreffen oder die IT-Kosten für den Vertrieb. Die Zuschlagskalkulation berücksichtigt diese Gemeinkosten dann entsprechend. Die Personalkosten für den Produktionsbereich finden sich in den Fertigungsgemeinkosten wieder, die IT-Kosten des Einkaufes in den Materialgemeinkosten. Auch die Vertriebsgemeinkosten können Verwaltungskosten enthalten.
Der Verwaltungsgemeinkostenzuschlagssatz verteilt die nicht auf andere Stellen verteilten Verwaltungskosten auf die Produkte. Grundlage sind die Herstellkosten des Produktes. Der Prozentsatz ergibt sich aus dem Verhältnis der gesamten Verwaltungskosten zu den gesamten Herstellkosten des Unternehmens und wird im BAB errechnet. Dadurch erfolgt eine Gleichverteilung der Verwaltungskosten über alle Produkte.
Zuschlagskalkulation mit Verwaltungskosten
Ein Unternehmen stellt zwei Produkte her. Insgesamt fallen Herstellkosten in Höhe von 2.000.000 EUR und Verwaltungskosten von 135.000 EUR an. Das sind 6,75 %. Die Zuschlagskalkulation könnte dann folgendermaßen aussehen:
| |
A |
B |
| Materialkosten |
1,00 EUR |
3,50 EUR |
| Materialgemeinkosten |
0,2... |