Für eine Integration der Projekte in die Planung ist es notwendig, dass die quantitativen Werte der Projekte in den jeweiligen Bestandteilen der Planung, wie GuV, Bilanz und Cashflow transparent dargestellt werden. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen den Werten aus der GuV in die Bilanz erfolgt und umgekehrt, wodurch sich letztendlich der Cashflow aus der GuV und Bilanz ableiten lässt.
Beispiele für die wesentlichen Zusammenhänge:
- Aus Projekten generierte Umsätze spiegeln sich in den Kundenforderungen wider.
- Durch Projekte generierter Materialaufwand führt zu einer Veränderung der Lieferantenverbindlichkeiten.
- Im Rahmen von Projekten produzierte Produkte können zu Bestandsveränderungen führen.
- Investitionen, die notwendig sind um Projekte durchzuführen, generieren Abschreibungen.
- Das Projektergebnis in der GuV hat Einfluss auf den Jahresüberschuss in der Bilanz.
Im Rahmen einer Integration der Projektdaten in die Planung ist sicherzustellen, dass die einzelnen Planungsbestandteile zusammenpassen.
2.1 Projektplanung als wesentlicher Planungsbestandteil
Die Projektplanung beginnt mit der Ausplanung des Projekts im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsrechnung, die Basis für die Projektgenehmigung ist. Sie gibt eine Einschätzung über geplante Erträge, Investitionen sowie Einmal- und laufende Aufwendungen ab. Dabei werden sowohl extern beschaffte Ressourcen (Beratungsleistungen, Investitionsgüter, Arbeits- und Hilfsmittel) als auch interne Ressourcen wie z. B. eigenes Personal betrachtet. Die Wirtschaftlichkeitsrechnung beantwortet dabei folgende Fragen:
- Wie hoch ist die Auswirkung des Projekts auf das operative Ergebnis im Rahmen der GuV-Planung?
- Wie hoch ist der durch das Projekt verursachte Kapitalwert?
- Wie hoch ist die Amortisationsdauer, bis die durch das Projekt entstandenen Investitionsausgaben wieder zurückgeflossen sind?
Damit Projekte miteinander verglichen werden können, ist es wichtig, dass ein Standard für den Betrachtungszeitraum der Wirtschaftlichkeitsrechnung vorgegeben wird. Dies gilt vor allem vor dem Hintergrund, die begrenzten Ressourcen des Unternehmens in die Projekte mit der höchsten Rentabilität zu investieren. Der Betrachtungszeitraum sollte die Konzeptionsphase, die Rolloutdauer und auch einen Zeitraum für die Betriebsphase beinhalten, um zu überprüfen, ob die durch das Projekt verursachten laufenden Effekte wirklich eintreten. Übergeordnet ist sicherzustellen, dass zumindest die Abschreibungsdauer der Investitionen durch den Betrachtungszeitraum abgedeckt wird.
Abb. 1: Betrachtungszeitraum der Wirtschaftlichkeitsrechnung
Im Verlauf dieses Betrachtungszeitraums ist die Wirtschaftlichkeitsrechnung zu konkretisieren und wesentliche Änderungen, die sich aus einer Aktualisierung der Wirtschaftlichkeitsrechnung ergeben, im Lenkungsausschuss vorzustellen. Die Vorgaben wann und wie oft eine Wirtschaftlichkeitsrechnung zu aktualisieren ist, sind unternehmensindividuell. Es hat sich jedoch gezeigt, dass eine standardmäßige Aktualisierung entweder im Rahmen einer rollierenden Rolloutplanung oder vor Beginn der operativen Planung stattfinden sollte. Weiterhin sollte die Wirtschaftlichkeitsrechnung im Rahmen eines außerordentlichen Prozesses aktualisiert werden, wenn folgende Rahmenbedingungen eintreten:
- Planabweichung des Ergebnisses des aktuellen Jahres von x % bzw. x EUR mit Auswirkung auf das Ergebnis der Folgejahre.
- Veränderung des Kapitalwertes von x % bzw. x EUR.
- Veränderung der Amortisationsdauer von x Jahren.
Auf Basis der jeweils aktuellen Version der Wirtschaftlichkeitsrechnung erfolgt eine Planung des jeweiligen Planjahres im Detail auf Konten- und Kostenstellenebene im Rahmen einer GuV-Planung. Diese wird ergänzt um eine Bilanzplanung und damit einer integrierten Cashflow-Planung (s. Abb. 2):
Abb. 2: Überführung der Wirtschaftlichkeitsrechnung in die operative Planung
2.2 Integration der Projektplanung in die GuV-Planung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Projektplanung in die GuV-Planung der Jahresfinanzplanung zu integrieren. Am weitesten verbreitet sind folgende Methoden:
- Ausweis der Projektwerte: Die GuV-Planung im Rahmen der jährlichen Finanzplanung wird auf Kontenebene von den Fachbereichen in Zusammenarbeit mit dem Controlling erstellt. Die Planung erfolgt auf Basis von Vergangenheitswerten und nicht explizit auf Projektebene. Da jedes Jahr Projekte durchgeführt werden, wird unterstellt, dass die Planwerte einen gewissen Anteil der Projektkosten und -erträge beinhalten. Es herrscht jedoch keine Transparenz über die Projekte und korrespondierenden Werte. Die Projektplanung erfolgt in separaten Tools wie etwa der Wirtschaftlichkeitsrechnung oder Excel-Listen, die nicht direkt Bestandteil der GuV-Planung sind, sondern zusätzlich erstellt werden. Hierbei besteht das Risiko, dass die Projektwerte nicht in adäquater Höhe in der Finanzplanung abgebildet werden. Dies ist explizit bei einer höheren Projektanzahl als in der Vergangenheit sowie auch bei Projekten mit Werten von außerordentlicher Höhe im Vorjahr oder im Planjahr der Fall. Jedoch ist der durch d...