1.1 Das A und O: Die Beziehung zu den Zuhörern
Sie sind der Star, nicht Ihre Zahlen
Sie präsentieren sich als Controller immer selbst. Wenn Sie bei einer Präsentation mit Ihren Zuhörern kommunizieren, findet nicht nur der Austausch von Informationen und Daten statt. Neben den Sachinformationen tauschen Sie mit Ihren Zuhörern – oft unbewusst – weitere Informationen aus, Informationen auf der Beziehungsebene.
Diese Informationen liefern den Zuhörern bzw. Gesprächspartnern Anhaltspunkte über Ihre Person. Sie versuchen, sich einen Eindruck über Ihre Person zu machen. Sind Sie vertrauenswürdig, sind Sie kompetent, sind Sie glaubwürdig? Glauben Ihnen die Zuhörer, was Sie sagen bzw. präsentieren?
Wirkung entscheidet über Ihren Erfolg
Eine erfolgreiche Präsentation ist nur dann möglich, wenn Sie eine Beziehung zu Ihren Zuhörern aufbauen. Eine gute Beziehung haben Sie dann hergestellt, wenn die inhaltliche Ebene, also die Zahlen, Daten und Fakten, mit Ihrer Beziehungsebene harmoniert. Die Beziehungsebene überlagert im Zweifelsfall die Sachebene oder anders ausgedrückt, es fällt Ihnen wesentlich leichter, durch eine positive Beziehung zu Ihren Zuhörern Ihre sachlichen Argumente zu transportieren.
Der erste Eindruck entscheidet weitgehend darüber, ob Ihnen Ihre Zuhörer dieses Vertrauen entgegenbringen oder ob sie mit Skepsis reagieren. Und dies können Sie durch eine optimale Vorbereitung stark beeinflussen. Dies gilt auch dann, wenn Sie als Controller häufiger vor der gleichen Zielgruppe präsentieren. Die Vorbereitung ist das A und O.
1.2 Vorbereitung: Die präzise Planung
Zielplanung
Im ersten Teil Ihrer Präsentationsplanung müssen Sie sich die Frage nach dem "Warum" stellen.
Beginnen Sie damit, aufzuschreiben, was Sie mit Ihrer Präsentation erreichen wollen. Es geht um die Frage des Ziels. Finden Sie eine Antwort auf diese Frage. In einem 2. Schritt versetzen Sie sich in Ihre Zuhörer. Wer sind meine Zuhörer? Welche Bedürfnisse haben sie und wie ist ihr Wissensstand? Auch wenn Sie immer wieder von einer ähnlichen Zielgruppe präsentieren, ist es wichtig, dass Sie immer die Brille Ihrer Zuhörer aufsetzen und überlegen, was Ihre Zuhörer momentan am stärksten interessiert.
- Wie stellen Sie mit Ihren Zahlen, Daten, Fakten einen Mehrwert, einen zusätzlichen Nutzen dar?
- Wie schaffen Sie es, sich als internen Berater zu positionieren?
- Wie können Sie einen dauerhaft kompetenten und seriösen Eindruck hinterlassen?
- Mit welchen Argumenten und Hinweisen rufen Sie eine günstige Reaktion hervor?
- Wie erreichen Sie es, die wichtigsten Aussagen pointiert hervorzuheben?
Das Wichtigste zuerst: Der Hauptteil
Beginnen Sie dann die Vorbereitung Ihrer Präsentation mit dem systematischen Aufbau des Hauptteils. Effektive Präsentationen beginnen damit, ihre Inhalte von der Mitte nach außen aufzubauen. Bedenken Sie dabei, dass in üblichen Managementpräsentationen der zeitliche Umfang deutlich beschränkt ist und sich maximal auf 20 Minuten bis eine halbe Stunde beschränkt, d. h., dass Sie sich auf die wesentlichen Aussagen konzentrieren müssen.
Haben Sie die Kernpunkte Ihrer Präsentation erarbeitet, dann legen Sie die Unterpunkte fest, die Ihre Schwerpunkte, Ihre Argumentation untermauern. Denken Sie insbesondere bei einer Überzeugungspräsentation daran, dass Sie Ihren Zuhörern ganz genau sagen, welche Vorteile sie davon haben, wenn sie das tun, was Sie ihnen vorschlagen.
Wenn Sie das grobe Gerüst für Ihren Aufbau festgelegt haben, müssen Sie entscheiden, wie und wo Sie visuelle Hilfsmittel einsetzen wollen. Wie passen diese in Ihren Ablauf und wo dienen sie dazu, Ihre Aussagen zu unterstützen? Erst nach Beantwortung dieser Fragen machen Sie sich Gedanken zur Entwicklung Ihrer Einleitung.
Aufmerksamkeit gewinnen
Die wichtigste Aufgabe in Ihrer Einleitung ist es, die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer zu gewinnen. Dies erreichen Sie etwa durch eine rhetorische Frage, wie: "Sie wollen sicher wissen, wie sich die EBIT-Margen entwickelt haben und hierfür kann ich Ihnen einige interessante Erkenntnisse liefern!" Oder Sie verwenden als Aufhänger aktuelle News, überraschende Daten und Fakten, situative Ereignisse oder aber Gemeinsamkeiten mit den Zuhörern.
Sorgen Sie für eine gewisse Abwechslung
Die Zuhörer müssen merken, dass Sie sich idealerweise bei jeder Präsentation etwas Interessantes einfallen lassen, sich Mühe machen und sich auf die Zielgruppe individuell einstellen. Nichts gefährdet Ihre Wertschätzung und persönliche Akzeptanz mehr, als wenn Sie immer wieder die gleichen Folien in der gleichen Reihenfolge ablesen.
1.3 Keine Business-Präsentation ohne visuelle Hilfsmittel
Weniger ist mehr
Bei den meisten Präsentationen werden Powerpoint-Folien verwendet. Wenden Sie dabei immer das KEPA-Prinzip an:
- kurz
- einprägsam
- präzise
- anschaulich
Überladen Sie Ihre Folien nicht mit zu vielen Informationen, sonst erlahmt das Interesse Ihrer Zuhörer sehr schnell. Textfolien sollen etwa 6 bis 8 Zeilen umfassen und mit einer Punktgröße von mindestens 24 erstellt werden.
Wenn Sie Zahlen im Vergleich präsentieren, dann haben Sie eine Fülle von unterschiedlichen Möglichke...