Zeitmanagement (Teil 1): Hintergründe, Fakten und Analyse / 3 Das Arbeitsumfeld des Controllings

Arbeitsumfeld im Controlling ist im Wandel

Erwartungsdruck, Leistungsdruck und Arbeitsmenge nehmen zu – damit wächst der Zeitdruck im Controlling. Die Besonderheiten in der Rolle als Controller spielen dabei eine besondere Rolle, insbesondere die enge Anbindung an Entscheider, die ihrerseits ebenfalls ständig unter Zeitdruck stehen. Daher muss der Controller neben dem persönlichen Zeitmanagement auch das Zeitmanagement der "Kunden" im Blick haben und einplanen.

Controlling hat eine unternehmensumspannende Funktion

Controlling ist in seiner Funktion eine Dienstleistung im Unternehmen. Es werden Angebote geschaffen, aber auch auf Anforderungen reagiert. I. d. R. geht es um Zahlen, die in Reports geliefert werden. Der hohe oder zusätzliche Zeitaufwand entsteht nun, wenn Systeme unzulänglich und sehr viele Prüfungen und Korrekturen erforderlich sind. Dies gilt vor allem, wenn es zu zahlreichen Bedarfsberichten (Ad-hoc-Berichte) kommt. Diese sind nicht planbar und erfordern häufig einen erheblichen Aufwand. Demgegenüber stellen standardisierte Aufgaben für das Zeitmanagement kein besonderes Risiko dar. Sie sind gut einzuschätzen und hervorragend planbar.

Geänderte Rahmenbedingungen für das Controlling.

Die Rahmenbedingungen, unter denen die Controller handeln, ändern sich rapide. Es wird immer mehr Unterstützung gefordert. Mehr Aufgaben müssen in kürzerer Zeit erledigt werden. Alle sind unter enormer Zeitnot und haben gerade für den wichtigen kommunikativen Austausch zu wenig Zeit zur Verfügung. Missverständnisse und ggf. sogar Konflikte sind an der Tagesordnung. Das gemeinsame Ziel ist, den Kunden eine Leistung/ein Produkt zu liefern.

Fachbereiche bei der Gestaltung der Zukunft unterstützen

Der Controller muss sich immer mehr als Business Partner beweisen. Die Aufgaben des Controllings waren lange Jahre vergangenheitsorientiert ausgerichtet. Am Ende des Quartals werden den Bereichsverantwortlichen die Zahlen des Quartals im Vergleich zum Vorjahr oder im Vergleich zur Planung vorgelegt. Je mehr automatische Systeme (Self Reporting) zum Einsatz kommen, umso weniger Controllerleistung wird hierfür benötigt. Dafür kommt dem Controlling nun eine neue Aufgabe zu. Die Fachbereiche und die Geschäftsführung werden durch strategische Aufgaben und den Blick in die Zukunft unterstützt. Hierfür geeignete Informationen zu liefern ist deutlich aufwendiger als vergangenheitsorientiertes Zahlenmaterial aufzubereiten.

Gesamtziel im Blick haben

Und nicht zuletzt sollte Controlling dazu beitragen, dass sich alle wieder am Gesamtziel, statt nur an den Teilzielen orientieren. Fortschritte hier tragen erheblich zu Wettbewerbsvorteilen bei! Der Controller kann durch seine Mittlerstellung zu allen Bereichen und allen Hierarchiestufen jedoch auch schnell zwischen die Stühle geraten.

Zeit ist der Erfolgsfaktor des 21. Jahrhunderts

Durch diese Veränderungen wird der Zeitdruck weiter zunehmen. Das Gefühl, der Zeit hinterherzurennen, nimmt zu. Private Anforderungen verzehren das Zeitbudget zusätzlich und führen eventuell in eine aussichtslos erscheinende Situation. Genau hier helfen persönliches Ziel- und Zeitmanagement. Es wird sehr schnell klar, dass es sich dabei nicht nur um Techniken handelt, die leicht erlernbar sind. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz, in dem die Bewusstseinsbildung eine große Rolle spielt. Zeitmanagement beginnt im Kopf und ist eine Frage der persönlichen Einstellung. Nur wer bereit ist, seine bisherigen Verhaltensweisen auf den Prüfstand zu stellen und wenn nötig durch bessere zu ersetzen, wird durch persönliches Zeitmanagement einen langfristigen Vorteil erlangen.