Zeitmanagement (Teil 1): Hintergründe, Fakten und Analyse / 5.2 Wo sind Zeitdiebe in meinem Umfeld?

Was stört mich bei der Arbeit?

Ein weiteres wichtiges Thema der Analyse ist die Betrachtung der Störfaktoren. Welche Faktoren rauben uns sozusagen Zeit? In einer arbeitsteiligen Welt können wir meist über die Aktivitäten nicht frei bestimmen und damit gleichfalls auch nicht über die Zeit. Daher spricht man auch gerne von Zeiträubern. Manche spüren wir deutlich und können daher auch gut Instrumente dagegen einsetzen. Andere "stehlen" uns die Zeit eher unmerklich. Dagegen hilft keine Methode, aber ein anderes Bewusstsein. Prüfen Sie, wie es bei Ihnen aktuell ist.

Übung: Zeitdiebe
Im täglichen Arbeitsablauf ergeben sich immer wieder Störungen, die den geplanten Ablauf unterbrechen und an manchen Arbeitsplätzen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese sog. Zeitdiebe müssen durch eine Selbsteinschätzung lokalisiert werden.
Fragen		stimmt fast immer	stimmt häufig	stimmt manch-mal	stimmt fast nie
1	Das Telefon stört mich laufend und die Gespräche sind meistens unnötig lang.
2	Durch die vielen Besucher von außen oder aus dem Hause (z. B. der Chef) komme ich oft nicht zu meiner eigentlichen Arbeit.
3	Die Anzahl der E-Mails steigt ständig. Häufig kann ich die Wichtigkeit erst erkennen, wenn ich die Mail gelesen habe.
4	Die Besprechungen (auch 4-Augen-Gespräche) dauern häufig viel zu lange und oft ist das Ergebnis von Sitzungen für mich unbefriedigend.
5	Große, d. h. zeitintensive und daher oft unangenehme Aufgaben schiebe ich meistens vor mir her oder ich habe Schwierigkeiten, sie zu Ende zu führen, da ich nie zur Ruhe komme ("Aufschieberitis").
6	Oft fehlen klare Prioritäten und ich versuche, zu viele Aufgaben auf einmal zu erledigen. Ich mache zu viel Kleinkram und kann mich zu wenig auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.
7	Meine Zeitpläne und Fristen halte ich oft nur unter Termindruck ein, da immer etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt oder weil ich mir zu viel vorgenommen habe.
8	Ich habe zu viel Papierkram auf meinem Schreibtisch; Korrespondenz und Lesen brauchen zu viel Zeit. Die Übersicht und Ordnung auf meinem Schreibtisch ist nicht gerade vorbildlich.
9	Die Kommunikation mit anderen ist häufig mangelhaft. Der verspätete Austausch von Informationen, Missverständnisse oder gar Reibereien gehören bei uns zur Tagesordnung.
10	Die Delegation von Aufgaben klappt nur selten richtig und oft muss ich Dinge erledigen, die auch andere hätten tun können.
11	Das Nein-Sagen fällt mir schwer, wenn andere etwas von mir wollen und ich eigentlich meine eigenen Arbeiten erledigen müsste.
12	Eine klare Zielsetzung, sowohl beruflich wie privat, fehlt in meinem Lebenskonzept, d. h., oft vermag ich keinen Sinn in dem zu sehen, was ich so den ganzen Tag tue.
13	Manchmal fehlt mir die notwendige Selbstdisziplin, um das, was ich mir vorgenommen habe, auch durchzuführen.
Anzahl der Kreuze je Spalte und Gewichtung		..... × 0	..... × 1	..... × 2	..... × 3
Gesamtpunktzahl		Punkte

Wie gut sind Sie mit der Übung klargekommen? Nicht immer sind einem die Störfaktoren wirklich bewusst. In manchen Fällen ist man auch sein eigener Störfaktor, indem man z. B. durch geringe Konzentration Aufgaben ständig wechselt. Wir müssen es aktiv in die Hand nehmen, die Störfaktoren zu erkennen und in ihrer Wirkung auf unser Zeitmanagement zu begrenzen oder sogar zu beseitigen. Die folgenden Lösungshinweise geben Ihnen Auskunft, wie es um Ihren Umgang mit den Störfaktoren steht. Wenn Sie sich bereits um Zeitmanagement gekümmert und einige Methoden umgesetzt haben, sollten Sie zumindest in der Region 18 – 21 Punkte gelandet sein.

Lösungshinweise: Zeitdiebe

0 – 10 Punkte:

Zeitmanagement ist nicht Ihr Thema. Entweder verfügen Sie über Zeit im Überfluss oder Sie haben keine Zeitplanung und lassen sich von anderen treiben. Sie können weder sich noch andere richtig führen.

11 – 17 Punkte:

Sie wissen, dass es Zeitmanagement gibt. Sie wissen auch, dass Sie durch die Anwendung einzelner Methoden persönliche Vorteile erlangen könnten. Ihnen fehlen aber noch die Kenntnisse über diese Methoden. Nach dem Seminar wird es anders sein. Verfolgen Sie Ihren Weg konsequent.

18 – 25 Punkte:

Sie versuchen, Ihre Zeit in den Griff zu bekommen, sind aber nicht konsequent genug, um damit auch Erfolg zu haben. Durch stärkere Selbstdisziplin könnten Sie viel erreichen.

26 – 32 Punkte:

Ihr Zeitmanagement ist gut – und kann noch besser werden. Wenden Sie neue Methoden an, die Sie im Seminar kennenlernen.

33 – 39 Punkte:

Gratulation (wenn Sie sich selbst gegenüber ehrlich geantwortet haben)! Sie sind ein Vorbild für jeden, der den Umgang mit der Zeit lernen will.

Prüfen Sie Ihr Ergebnis und gehen Sie die Punkte in der 4. Spalte noch einmal gezielt durch. Stimmt es wirklich oder ist es in manchen Fällen eher ein Wunsch statt ein Bild des Istzustands? Betrachten Sie unter dem gleichen Fokus die 1. Spalte. Haben Sie vielleicht zu hart geurteilt? Schreiben Sie bei der 1. Spalte genau dazu...