Zeitmanagement (Teil 2): Lösungen und Instrumente / 4.5 Prioritätenmanagement optimieren (ABC-Analyse)

Aufgaben müssen nach Prioritäten abgearbeitet werden

Keiner von uns kann Aufgaben einfach so nach dem Anfallen lösen – first come, first serve. Dieses Prinzip des Zufalls können wir uns alleine deshalb schon nicht mehr erlauben, weil wir zu wenig Zeit haben, um alle anfallenden Aufgaben zu lösen und nicht alle Aufgaben den gleichen Zeitanteil bezüglich Intensität der Erledigung erhalten müssen. Häufig vertun wir sehr viel Zeit mit Nebensächlichkeiten. Die Zeit für die Bearbeitung wichtiger Aufgaben fehlt. Die Folge sind Aufgaben, die unerledigt bleiben und eventuell auch noch so wichtig sind, dass man den Arbeitstag verlängern oder sie mit nach Hause nehmen muss. Das Ergebnis dieser schlechten Planung haben wir im Teufelskreis des mangelnden Zeitmanagements bereits gesehen (s. Zeitmanagement (Teil 1): Hintergründe, Fakten und Analyse).

Erfolgreiche Menschen zeichnen sich durch klare Prioritätensetzung bei ihren geplanten Aufgaben aus. Wir müssen die Aufgaben also nach einem Verfahren unterscheiden und damit ihre Bedeutung sichtbar machen. Eine hilfreiche Technik hierzu ist die ABC-Analyse.

Mit ihrer Hilfe werden alle anstehenden Aufgaben einer Wertung unterzogen und Kategorien gebildet. Sie wollen die Aufgaben in eine richtige Rangordnung und Reihenfolge bringen. Entscheidend sind die Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Wichtigkeit	Wert (z. B. Geld) einer Aufgabe resp. ihr Beitrag zur Zweck-/Ergebniserfüllung.
Dringlichkeit	der Faktor Zeit (z. B. Termine).

Wichtigkeit und Dringlichkeit bestimmen Priorität einer Aufgabe

Maßgebend für die Prioritätensetzung ist, dass der Teufelskreis der Dringlichkeit durchbrochen wird. Aufgaben sollen durch exakte Planung frühzeitig bearbeitet werden, damit der Zeitdruck durch steigende Dringlichkeit gar nicht entstehen kann. Die Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit müssen zueinander in Relation gesetzt werden. Das dominierende Kriterium ist per definitionem die Wichtigkeit. Es geht keinesfalls darum, Aufgaben eindeutig einem Kriterium zuzuordnen, sondern die Fülle der Aufgaben mit einem einfachen Verfahren sehr schnell in drei Kategorien zu unterteilen.

Folgende Leitfragen können Sie zur Definition der Wichtigkeit einer Aufgabe nutzen:

• Bei welcher Aufgabe wird (für mich/meine Abteilung/meine Firma) der größte Nutzen (z. B. Gewinn, Qualität, Kostensenkung) erreicht?
• Wie groß ist das Risiko, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird (Regressforderungen, wir verlieren den Kunden etc.)?
• Welche Aufgaben bringen mich der Zweckerfüllung meines Arbeitgebers näher oder erhöhen den Nutzen für mich persönlich?

A-Aufgaben	sind durch hohe Wichtigkeit und gleichzeitig hohe Dringlichkeit gekennzeichnet. Sie sind außerdem nicht delegierbar.
B-Aufgaben	sind wichtige Aufgaben, die aber noch eine geringe Dringlichkeit haben. Sie können zum Teil delegiert werden.
	Achtung: Die Dringlichkeit der Aufgabe wächst im Zeitablauf. Dann wird aus der B- eine A-Aufgabe.
C-Aufgaben	sind weniger wichtige Aufgaben für die Erfüllung der Funktion (Routine, Papierkram, Ablage, allg. Korrespondenz etc.). Sie beanspruchen häufig die Masse der Arbeitszeit. Sie können aber dennoch eine hohe Dringlichkeit haben und müssen daher sofort erledigt werden. Diese Aufgaben können vollständig delegiert werden.

In der Praxis hat sich eine Tagesplanung bewährt, mit der ca. 60 % der täglichen Arbeitszeit verplant wird (60:40-Regel) und der folgende Aufgaben zugeordnet werden:

A-Aufgaben:	1–2 pro Tag: Zeit: ca. 3 Std.
B-Aufgaben:	2–3 pro Tag: Zeit: ca. 1 Std.
C-Aufgaben:	pro Tag ca. 45 Min. Falls man diese C-Aufgaben delegiert, geschieht dies unmittelbar. Also beginnt der Arbeitstag mit der Bearbeitung der C-Aufgaben. Solche, die man selbst bearbeitet, können in Zeiten erledigt werden, in denen man nicht mehr sonderlich gut konzentriert ist.

Täglich bearbeitet man also A-, B- und C-Aufgaben. Das Problem, nur an A-Aufgaben unter hohem Termindruck arbeiten zu müssen, besteht nicht mehr. Ein wesentlicher Schritt ist getan, um den Teufelskreis zu vermeiden und Stress abzubauen.

Betrachten wir das Ganze noch nach dem sogenannten Eisenhower-Prinzip (s. Abb. 2):

Abb. 2: Eisenhower-Prinzip

Mut zum Wegwerfen haben

Jetzt erkennen wir unschwer mit nur einem Blick, was mit einer B-Aufgabe geschieht, die wir nicht bald bearbeiten. Sie wird unweigerlich zu einer A-Aufgabe und erhöht so den Arbeitsdruck. Außerdem erkennen wir im Quadranten links unten, dass wir viel mehr Mut zum Wegwerfen haben sollten. Was weder wichtig noch dringlich ist, kann in den Papierkorb. Haben Sie mehr Mut zum Wegwerfen. Klarer Vorteil dieser Ablageform: die Dinge tauchen nie mehr auf!