Beitragsverfahrensverordnung / § 9 Beitragsabrechnung

(1) ¹Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt diese Erfassung nach Unternehmernummern nach § 136a des Siebten Buches Sozialgesetzbuch^[2] [Bis 31.12.2022: Mitgliedsnummern]:

1.	dem Familien- und Vornamen und gegebenenfalls dem betrieblichen Ordnungsmerkmal,

2.	dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung,

2a.	dem in der gesetzlichen Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelt mit Arbeitsstunden in der angewendeten Gefahrtarifstelle bis zum gültigen Höchstjahresarbeitsverdienst des zuständigen Unfallversicherungsträgers,

3.	dem Betrag nach § 3 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe b des Altersteilzeitgesetzes,

4.	dem Beitragsgruppenschlüssel,

5.	den Sozialversicherungstagen,

6.	dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteilen je Beitragsgruppe getrennt,

6a.	der Summe der in der gesetzlichen Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte mit Arbeitsstunden je Gefahrtarifstelle und Anzahl der Versicherten getrennt,

7.	dem gezahlten Kurzarbeitergeld und den hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen,

8.	den beitragspflichtigen Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen,

9.	den Umlagesätzen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und dem umlagepflichtigen Arbeitsentgelt,

10.	den Parametern zur Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld.

²Die Beträge nach Satz 1 Nummer 7 sind zu summieren und die hierauf entfallenden Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung anzugeben; die Beträge nach Satz 1 Nummer 6 sind nach Beitragsgruppen zu summieren; die Beträge nach Satz 1 Nummer 6a sind nach Gefahrtarifstellen zu summieren; aus den Einzelsummen ist die Gesamtsumme aller Beiträge zu bilden. ³Berichtigungen oder Stornierungen sind besonders zu kennzeichnen.

(2) ¹Im Beitragsnachweis nach Absatz 1 sind Beschäftigte mit den Angaben nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 und dem erzielten Arbeitsentgelt nach § 14 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch gesondert zu erfassen, für die Beiträge nicht oder nach den Vorschriften des Übergangsbereichs (§ 20 Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) gezahlt werden. ²Sind Beitragsnachweise für mehrere Einzugsstellen zu erstellen, hat die Erfassung nach Satz 1 gesondert zu erfolgen.

(3) Berechnet die Einzugsstelle die Beiträge, hat ihr der Arbeitgeber die für die Berechnung der Beiträge notwendigen Angaben mitzuteilen.

(4) Im Beitragsnachweis sind die als gezahlt geltenden Beiträge nach § 28e Abs. 1 Satz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch nicht aufzunehmen.

(5)^{[3] 1}Die Daten der Entgeltunterlagen nach § 8 und der Absätze 1 bis 4 sind in der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. ²§ 147 Abs. 5 und 6 der Abgabenordnung gilt entsprechend. ³Werden dem Arbeitgeber Dokumente nach § 8 Absatz 2 in Papierform übermittelt, sind diese vom Arbeitgeber in ein elektronisches Format umzuwandeln. ⁴Die Originaldokumente sind bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den für das Dokument geltenden weiteren gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren.

Bis 31.12.2024:

(5) ¹Die Daten der Entgeltunterlagen nach § 8 und der Absätze 1 bis 4 sind in der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. ²§ 147 Abs. 5 und 6 der Abgabenordnung gilt entsprechend. ³Überführt der Arbeitgeber schriftliche Entgeltunterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronische Form, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers zu versehen. ⁴Das ihm im Meldeverfahren nach dem Vierten Buch Sozialgesetzbuch ausgestellte Zertifikat kann dafür verwendet werden. ⁵Nach vollständiger Übernahme in elektronischer Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden.

[1] § 9 geändert durch Siebtes Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze. Anzuwenden ab 01.01.2022.

[2] Geändert durch Siebtes Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze. Anzuwenden ab 01.01.2023.

[3] Abs. 5 geändert durch Verordnung zur Änderung der Entgeltbescheinigungsverordnung und der Beitragsverfahrensverordnung vom 01.10.2024. Anzuwenden ab 01.01.2025.