Elektronische Rechnungsstellung und Verfahrensdokumentation

Zusammenfassung

Überblick

Rechnungen können momentan auch – und müssen in Zukunft teilweise – in elektronischer Form erstellt und archiviert werden. Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu gewährleisten, sind gewisse Normen einzuhalten.

Zu unterscheiden sind folgende Fälle:

• Erstellung elektronischer Belege,
• Empfang elektronischer Belege und
• Umwandlung von Papierbelegen in elektronische Belege, Stichwort "Digitalisieren" und "Scannen".

Worauf beim Erstellen, beim Empfangen und beim Digitalisieren von elektronischen Rechnungen besonders geachtet werden muss, zeigt dieser Beitrag.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 147 Abs. 2, Abs. 2a, Abs. 2b und Abs. 6 Abgabenordnung (AO)

§ 14 Abs. 1 und Abs. 2, § 15 Abs. 1, § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz (UStG)

Abschn. 15.2a Abs. 1a Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD) mit Änderungen durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002

BMF, Entwurf eines Schreibens v. 13.6.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007 (Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1.1.2025)

1 Erstellung elektronischer Belege

Bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen muss sichergestellt sein, dass jeder Geschäftsvorfall genau einmal erfasst und berechnet wird. Es darf also nicht zum Nichterfassen oder Mehrfacherfassen von Geschäftsvorfällen kommen.

Danach beginnt ebenso wie bei elektronisch erhaltenen Rechnungen die Archivierung.

Hinweis

Nutzung von Text- und Tabellenverarbeitungsanwendungen als Schreibmaschine

Werden Rechnungen mittels einer Maske in einer Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsanwendung erstellt und ausgedruckt und wird die Maske sodann zur Erstellung der nächsten Rechnung verwendet, ohne dass eine Speicherung erfolgt, liegen keine elektronischen Belege, sondern Papierbelege vor.^[1]

In diesem Fall muss ein (Papier-) Doppel der ausgedruckten Rechnung aufbewahrt werden.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 120.

2 Empfang elektronischer Belege

Gehen elektronische Belege ein, muss sichergestellt werden, dass die Rechnung nur einmal^[1] und vollständig^[2] in das Rechnungswesen eingebunden wird und danach ordnungsgemäß archiviert wird. Es darf also weder zu einer Doppelerfassung noch zu mehrfachen Betriebsausgaben kommen.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 41.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 37.

3 Digitalisieren, Scannen, Fotografieren

Bei der Digitalisierung erhaltener Geschäftsbriefe, worunter auch Rechnungen fallen, sind die Regelungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten.^[1]

Beim bildlichen Erfassen (Scannen, Fotografieren, etc.) wird eine Bilddatei (z. B. PDF, TIF) erstellt. Diese muss

• mit dem Original bildlich übereinstimmen und^[2]
• farbig sein, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (Minusbeträge in roter Schrift, Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).^[3]

Aufkleber (Bar-Codes etc.), die auf den Originalpapierbeleg aufgebracht werden, dürfen keine Informationen verdecken oder unkenntlich machen.

Nach dem bildlichen Erfassen darf nur noch das elektronische Dokument weiter bearbeitet werden (Dateierweiterungen etc.).^[4] Die Papierbelege sind der weiteren Bearbeitung zu entziehen.^[5] Sofern nach dem Erfassungsvorgang Vermerke auf dem Papierbeleg angebracht werden, muss erneut gescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (Verknüpfung, gemeinsamer Index).^[6]

Hinweis

Erfassung der elektronischen Buchführung im Ausland

Wurde eine Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland vorgenommen^[7] und – bei Verlagerung in ein Land außerhalb der Europäischen Union (sog. "Drittland") – auch vom Finanzamt bewilligt,^[8] kann auch dort die bildliche Erfassung erfolgen, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden.^[9] Die bildliche Erfassung muss jedoch zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland durchgeführt werden.^[10]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 130 bis Rn. 141.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 130.

[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 137.

[4] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 139.

[5] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 139.

[6] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 139.

[7] § 146 Abs. 2a Satz 1 AO.

[8] § 146 Absatz 2b AO.

[9] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 136.

[10] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 136.

3.1 Vernichtung von Papierbelegen

Gescannte Papierdokumente können grundsätzlich vernichtet werden.^[1] Gewisse Unterlagen sind jedoch im Original aufzubewahren. Z. B. gilt dies f...