OFD Magdeburg, Verfügung v. 22.10.2013, S 7140 - 6 - St 242
1. Allgemeines
Durch die Elfte Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung vom 25.3.2013 (BGBl 2013 I S. 602, BStBl 2013 I S. 515) ist § 17a UStDV mit Wirkung vom 1.10.2013 geändert und in § 74a UStDV ein neuer Abs. 3 mit Wirkung vom 29.3.2013 eingefügt.
Mit diesen Änderungen werden die Beleg- und Buchnachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen gegenüber den seit dem 1.1.2012 geltenden Bestimmungen (Stichwort: Gelangensbestätigung als grundsätzlich einzigen Nachweis) neu geregelt.
Unternehmer können den Nachweis der Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Lieferung neben der Gelangensbestätigung in den Fällen der Versendung (aber nicht in echten Abholfällen) durch weitere in § 17a Abs. 3 UStDV geregelte Alternativnachweise (z.B. Frachtbriefe und andere handelsübliche Versendungsbelege, wie Spediteurbescheinigung) erbringen.
Mit BMF-Schreiben vom 16.9.2013, IV D 3 – S 7141/131/10001 hat die Verwaltung durch entsprechende Änderungen des UStAE Regelungen zur Anwendung der neuen Bestimmungen erlassen.
Nach § 17a Abs. 1 UStDV hat der Unternehmer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen durch Belege nachzuweisen, dass er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet hat.
Dabei hat der Unternehmer ein Wahlrecht, in welcher Form er diesen erbringt. Der Unternehmer muss den Nachweis nicht zwingend mit einer Gelangensbestätigung nach § 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV oder mit den in § 17a Abs. 3 UStDV aufgeführten Alternativnachweisen führen. Dem Unternehmer steht es frei, den Belegnachweis mit allen geeigneten Belegen und Beweismitteln zu führen, aus denen sich das Gelangen des Liefergegenstands in das übrige Gemeinschaftsgebiet an den umsatzsteuerrechtlichen Abnehmer in der Gesamtschau nachvollziehbar und glaubhaft ergibt (Abschnitt 6a.2 Abs. 6 Satz 7 UStAE).
2. Überblick über wesentliche Inhalte der Nachweisführung
2.1 Gelangensbestätigung
Nach § 17a Abs. 2 Buchst. e UStDV soll die Gelangensbestätigung die Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten enthalten. Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat.
Elektronische Übermittlung
Von der Erkennbarkeit des Beginns der elektronischen Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers ist insbesondere auszugehen, wenn bei der elektronischen Übermittlung keine begründeten Zweifel daran bestehen, dass die Angaben dem Abnehmer zugerechnet werden können (z.B. Absenderangaben und Datum der Erstellung der E-Mail in dem sog. Header-Abschnitt der E-Mail, Nutzung einer im Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Durchführung des Liefervertrags bekannt gewordenen Adresse, Verwendung eines zuvor zwischen dem Unternehmer und dem Abnehmer vereinbarten elektronischen Verfahrens).
Grundsätzliche Ausführungen zur Übermittlung der Gelangensbestätigung auf elektronischem Weg enthält Abschnitt 6a.4 Abs. 6 UStAE. Dort wird beispielsweise darauf hingewiesen, dass auch die E-Mail (in ausgedruckter Form) aufzubewahren ist, mit der die Gelangensbestätigung übermittelt wurde.
Vertretungsberechtigung
Nach Abschnitt 6a.4 Abs. 2 Satz 3 UStAE können beispielsweise ein Arbeitnehmer des Abnehmers, ein Lagerhalter oder in einem Reihengeschäft der tatsächlich (letzte) Abnehmer am Ende der Lieferkette zur Abnahme beauftragt sein. Nur wenn Zweifel an der Vertretungsberechtigung des Unterzeichnenden im konkreten Einzelfall bestehen, ist der Nachweis der Vertretungsberechtigung zu führen (Satz 4). Unklar bleibt, wann begründete Zweifel konkret bestehen.
Zum Nachweis der Abholberechtigung bei Reihengeschäften ist Abschnitt 3.14 Abs. 10 UStAE zu beachten. Bestehen aufgrund von Ermittlungen der ausländischen Steuerverwaltung Zweifel an der tatsächlichen Existenz des vorgeblichen Abnehmers, können vom Unternehmer nachträglich eingereichte Belege und Bestätigungen nur anerkannt werden, wenn die Existenz des Abnehmers im Zeitpunkt der nachträglichen Ausstellung dieser Unterlagen nachgewiesen werden kann und dessen Unternehmereigenschaft zum Zeitpunkt der Lieferung besteht.
Sammelbestätigung
Die Gelangensbestätigung kann als Sammelbestätigung ausgestellt werden und ggf. Umsätze aus bis zu einem Quartal enthalten. Die Verpflichtung zur Übermittlung monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldungen steht dem nicht entgegen. Auch bei nur wenigen und voneinander unabhängigen Einzelbestellungen eines Abnehmers binnen eines Quartals ist eine Sammelbestätigung zulässig.
Formen der Gelangensbestätigung
Die Gelangensbestätigung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die erforderlichen Angaben ergeben (§ 17a Abs. 2 Satz 4 UStDV). Eine gegenseitige Bezugnahme in den entsprechenden Dokumenten ist nicht erforderlich.
Das BMF stellte den Unternehmern mit dem o.g. Schreiben Muster d...