Verwaltungskosten

Zusammenfassung

Begriff

Trotz gegenteiliger Meinung vieler Praktiker kann kein Unternehmen ohne Verwaltung überleben. Es muss eine Instanz geben, die Lenkungsfunktionen übernimmt und Tätigkeiten zum Vorteil aller Bereiche durchführt. Selbstverständlich entstehen dadurch Kosten, deren schwierige Natur in der Kostenrechnung meist Probleme bereitet. Eine differenzierte Betrachtung der Verwaltungskosten ist deshalb in jedem Unternehmen sinnvoll.

1 Typische Verwaltungskosten

Die Verwaltungskosten entstehen in den Bereichen des Unternehmens, die nicht direkt an der Entstehung und Vermarktung der Produkte beteiligt sind. Während Einkauf und Vertrieb in diesen Prozess eingebunden sind, gilt das nicht für:

• die Geschäftsführung
• das Rechnungswesen
• das Personalwesen
• die Informationsverarbeitung (IT)
• den allgemeinen Fuhrpark
• den Hausmeister
• usw.

Die Definition der Verwaltungskosten kann in unterschiedlichen Betrieben voneinander abweichen. So kann z.B. der Fuhrpark, wenn er auch Lkw zur Belieferung der Kunden enthält, dem Vertrieb zugeordnet werden. Durch diese Festlegung verändern sich die Verwaltungskosten willkürlich.

Praxis-Tipp

Vergleichbarkeit von Kostenstrukturen

An sich sind Vergleiche von Kostenstrukturen innerhalb der Branche oder mit befreundeten Unternehmen eine gute Sache, die Ihnen viele Informationen und Anregungen liefern können. Sie müssen jedoch darauf achten, dass auch die Vergleichbarkeit gegeben ist. Es ist notwendig, dass z.B. die Verwaltungskosten entsprechend gleich definiert sind, um Rückschlüsse zu ermöglichen.

Grundsätzlich können in den Verwaltungsabteilungen alle Kostenarten auftreten. Fertigungslöhne und Fertigungsmaterialien sind sicherlich nicht typisch für die Verwaltungskosten. Wird jedoch ein Produkt des Unternehmens im Verwaltungsbereich verbraucht und eigens dafür angefertigt, so kann dies schon vorkommen. In der Regel bestehen die Verwaltungskosten jedoch aus wenigen großen Kostenblöcken:

• Personalkosten, einschließlich der Personalnebenkosten
• Raumkosten (Miete, Energie, Reinigung)
• Kosten für die Informationsverarbeitung
• Rechts- und Beratungskosten
• Reisekosten

Die anderen Kostenarten sind je nach Schwerpunkt der unternehmerischen Tätigkeit meist nur in geringer Höhe vorhanden. Sie müssen jedoch berücksichtigt werden und bieten durchaus Ansätze zur Senkung der Verwaltungskosten.

2 Verwaltungskosten in der Kostenrechnung

Je dezentraler ein Unternehmen organisiert ist, desto besser können die Verwaltungskosten den Produkten zugeordnet werden. Stellt ein Unternehmen in mehreren Werken jeweils ein bestimmtes Produkt her und gibt es in jedem Werk eine eigene Personalabteilung, dann kann ein großer Teil der Kosten für das Personalwesen direkt dem Produkt zugeordnet werden. Wird die Funktion des Personalwesens jedoch zentral ausgeführt, so muss eine Verteilung der Kosten erfolgen. Diese Zuordnung der Verwaltungskosten zu den einzelnen Kostenträgern ist, wie bei allen Gemeinkosten, ein Problem, das die Kostenrechnung lösen muss.

Vollkostenrechnung

In der Vollkostenrechnung gehen die Verwaltungskosten über die Kalkulation mit einem prozentualen Aufschlag auf die Herstellkosten in den Preis des Produktes ein. Der Verwaltungsgemeinkostenzuschlagssatz wird ermittelt, indem die gesamten Verwaltungskosten einer Periode den gesamten Herstellkosten dieser Periode gegenübergestellt werden.

Praxis-Beispiel

Einfache Zuschlagskalkulation

Fertigungslöhne	130,00 EUR/Stück
+ Fertigungsgemeinkosten	210,00 EUR/Stück
= Lohnkosten	340,00 EUR/Stück
+ Fertigungsmaterial	95,25 EUR/Stück
+ Materialgemeinkosten	42,85 EUR/Stück
= Materialkosten	138,10 EUR/Stück
= Herstellkosten	478,10 EUR/Stück
+ Vertriebsgemeinkosten 24,3%	116,18 EUR/Stück
+ Verwaltungsgemeinkosten 14,2%	67,89 EUR/Stück
= Summe	778,35 EUR/Stück

Dieser undifferenziert ermittelte, für alle Produkte des Unternehmens gleich hohe prozentuale Aufschlag verursacht höchstwahrscheinlich Ungerechtigkeiten. Es ist anzunehmen, dass der Anteil an den Verwaltungskosten von anderen Ursachen bzw. Faktoren als von den Herstellkosten abhängt. Dies können z.B. sein:

• Anzahl der Einkaufsteile je Produkt,
• Anzahl der Neuteile (im Vergleich zu im Unternehmen bereits vorhandenen Teilen) je Produkt,
• Anzahl der Fertigungsschritte je Produkt,
• Losgröße je Produkt,
• Auftragsgröße je Produkt.

Teilkostenrechnung als mehrstufige Fixkostendeckungsrechnung

In der mehrstufigen Fixkostendeckungsrechnung wird versucht, der unterschiedlichen Belastung von Produktgruppen mit Gemeinkosten Rechnung zu tragen. So werden auch die Verwaltungskosten analysiert und, so weit möglich, den Produkten, Produktgruppen oder weiteren logischen Einheiten zugeordnet. Mit immer weiterer Zusammenfassung der Kostenträger wird der Block der nicht zuzuordnenden Verwaltungskosten immer kleiner. So kann der Erfolg wesentlich differenzierter ermittelt werden als in der Vollkostenrechnung.

Praxis-Tipp

Vergleich von Vollkostenrechnung und Teilkostenrechnung

Versuchen Sie einmal, die Verteilung der Gemeinkosten in der Vollkostenrechnung parallel zur Teilkostenrechnung durchzuführen. Aus den dadurch entstehenden Di...