Wenn Sie noch kein Controlling einsetzen, sollten Sie mit der Einführung des operativen, kurzfristigen, Controllings beginnen. Zunächst benötigen Sie eine kurzfristige Planung und eine Liquiditätsvorschau. Unter kurzfristig wird in der Praxis meist ein Zeitraum von einem, manchmal auch zwei Jahren verstanden. Außerdem müssen Sie wissen, wie Sie Ihre Stundensätze oder Festpreise berechnen, damit es Ihnen möglich ist, Ihr Jahres-Gewinnziel zu erreichen. Erst wenn diese Planungen erledigt sind, sollten Sie sich mit der langfristigen Zukunft Ihres Betriebes befassen.
Operative Planung
Kern des operativen Controllings ist die Umsatz-, Kosten- und Ergebnisplanung. Dazu erstellen Sie eine Übersicht, in der Sie Ihre voraussichtlichen Umsätze und Kosten für das kommende Jahr eintragen. Dazu planen Sie entweder zunächst die Jahreswerte, die Sie anschließend auf die einzelnen Monate herunterbrechen. Oder Sie gehen den umgekehrten Weg, und Sie planen Umsätze und Kosten zunächst monatlich, und verdichten diese dann zu Jahreswerten. Wie Sie vorgehen, hängt im Wesentlichen davon ab, mit welchem Ansatz Sie persönlich am besten klarkommen. Im Verlauf eines Jahres werden dann ebenfalls monatlich die Istdaten den Planwerten gegenüber gestellt (Plan-Ist-Vergleich, s. Abschnitt 5). Die Monatsdarstellung hat den Vorteil, dass Sie mögliche Abweichungen frühzeitig erkennen und zeitnah reagieren können. Würden Sie nur mit Jahresplanwerten arbeiten und diesen auch die Istdaten nur jährlich gegenüberstellen, können Sie nicht mehr reagieren und Verbesserungen umsetzen, weil Sie die Zahlen erst nach Ablauf des Jahres erhalten.
Einnahmenplanung
Die Planung der Einnahmen, also die Planung der Umsätze, ist für viele Unternehmer oft der schwierigste Part des gesamten Planungsprozesses. Hintergrund ist, dass es auf der einen Seite problematisch ist, das künftige Verhalten von aktuellen und potenziellen Kunden vorherzusagen: Sind die derzeitigen Kunden so zufrieden mit meinem Angebot, dass sie meine Leistungen auch weiterhin abnehmen? Wie kann ich neue Kunden erreichen? Und wie viele dieser Kunden lassen sich von meinem Angebot überzeugen und werden zu Stammkunden? Wie viele Kunden kann ich überhaupt mit der mir zur Verfügung stehenden Kapazität dauerhaft betreuen?
Und noch andere Fragen müssen gerade in kleinen Unternehmen mit geringen personellen Ressourcen schlüssig beantwortet werden.
- Kann oder will ich noch mehr Stunden leisten, z. B. am Wochenende oder Abends?
- Können Mitarbeiter noch mehr Stunden leisten?
- Ist eine Teilzeitkraft bereit, Ihr Stundenkontingent zu erhöhen?
- Oder lohnt sich die Einstellung eines Mitarbeiters bzw. welche Alternativen bieten sich an (u. a. Kooperation mit anderen LBB)?
Wenn Sie Mitarbeiter einstellen möchten, müssen Sie einigermaßen sicher sein können, dass es sich bei einem aktuell günstigen Geschäftsverlauf nicht um eine befristete Spitze handelt, sondern dass das Wachstum von Dauer ist. Andernfalls ist es meist besser, wenn Sie sich nach flexiblen Lösungsansätzen umsehen, und z. B. zunächst bei einer Zeitarbeitsfirma oder einem befreundeten Büro nach einem Mitarbeiter – ggf. mit Befristung – anfragen.
Folgende Aktionen können Ihnen helfen, Ihre Umsatzplanung sicher zu gestalten:
- Sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Bestandskunden. Fragen Sie nach, wie zufrieden sie mit den von Ihnen erbrachten Leistungen sind und erkundigen Sie sich auch nach eventuellen Schwachstellen. Bei Kunden, die sich positiv äußern, können Sie davon ausgehen, dass diese auch künftig bei Ihnen bleiben werden. Falls möglich, fragen Sie die Kunden direkt, ob sie die Zusammenarbeit auch im nächsten Jahr fortsetzen möchten, und ob bereits jetzt schon absehbar ist, ob und in welchem Umfang sich das Arbeitsvolumen verändern wird.
- Prüfen Sie, wie sich Ihre Kundenzahl unter dem Strich in den letzten 2-3 Jahren verändert hat: Wie viele Abgänge hat es gegeben? Wie viele Neuzugänge? Mitteln Sie den Wert und übernehmen Sie den Saldo, ggf. mit einem Abschlag in Ihre Planung. Wenn Sie in den letzten 3 Jahren im Mittel z. B. 4 neue Kunden hatten (Saldo aus Zu- und Abgängen), setzen Sie entweder 4 Kunden als Neukunden für das Planjahr ein. Oder Sie gehen "auf Nummer sicher" und setzen aus Vorsichtsgründen nur 3 Kunden an. Das sollten Sie auf jeden Fall tun, wenn Sie das Gefühl haben, dass die Neukundenakquise schwieriger wird.
- Prüfen Sie auch, welchen Umsatz Sie mit Neukunden im Schnitt tätigen konnten und setzen Sie zunächst diesen Wert ein, ggf. reduzieren Sie den Mittelwert um 10 oder 15 % %, um auf der sicheren Seite zu sein.
- Prüfen Sie auch, wie viel Kapazität Ihnen für das Planjahr noch zur Verfügung steht. Nutzen Sie dazu z. B. das Arbeitsblatt "Zeitplanung".
Einnahmen eher vorsichtig planen
Gehen Sie die Einnahmenplanung konservativ an. Von Kunden, bei denen Sie sicher sind, dass sie auch künftig mit Ihnen zusammenarbeiten werden, setzen Sie den Umsatzwert an, den sie im letzten Jahr mit Ihnen getätigt haben. Kunden, bei denen Sie nicht ganz so sicher si...