Einführung
Controlling bedeutet Planen, Überwachen und Steuern. Planen heißt, die Ziele zu formulieren, die man erreichen will. Überwachen bedeutet, regelmäßig zu überprüfen, ob man die Ziele erreicht hat. Steuern bedeutet, Maßnahmen zu ergreifen, um eventuell eingetretenen Abweichungen auszugleichen oder zumindest zu verringern.
Mithilfe des Controllings werden systematisch und schriftlich nachvollziehbare Planungen, Analysen und Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt. Das gerade in kleineren Unternehmen vorhandene "Bauchgefühl" wird durch nachvollziehbare Zahlen und Daten ersetzt, und hilft, so manchen Irrtum zu verhindern. Natürlich gilt: Je kleiner der Betrieb, desto einfacher kann und soll das Controllingsystem sein. Auch Sie sollten in Ihrem LBB über ein Controllingsystem verfügen. Hier genügen operative Planung, Liquiditätsplanung, Kalkulation, Abweichungsanalysen sowie ggf. die Umsetzung von Steuerungsmaßnahmen. Auch persönliche strategische Ziele sollten dabei eine Rolle spielen.
Der folgende Beitrag zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in Ihrem LBB ein Controllingsystem einführen und auf welche Dinge Sie dabei achten müssen.
Die beschriebene Vorgehensweise lässt sich auch bei Ihren Kunden nutzen. Dann müssen Sie natürlich die Besonderheiten und Anforderungen Ihrer Klienten berücksichtigen.
Um Ihnen die Umsetzung zu erleichtern, können Sie direkt das beigefügte Excel-Tool nutzen.
1 Warum Controlling für Ihr Lohn- und Buchhaltungsbüro unverzichtbar ist
Auf den ersten Augenblick werden Sie eventuell die Notwendigkeit nicht erkennen, da sie Ihrer Ansicht nach alle relevanten Sachverhalte im Kopf und alle wichtigen Transaktionen ständig im Blick haben. Wenn Sie ehrlich sind, und einmal "in sich gehen", werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass dem nicht immer so ist und im Grunde auch nicht sein kann. Denn auch in einem kleinen Betrieb fallen täglich zahlreiche Geschäftsfälle an, werden Umsätze getätigt, entstehen Kosten, müssen Rechnungen gezahlt und Zahlungsein- und -ausgänge überwacht werden. Die meisten Ihrer Entscheidungen haben mehr oder weniger unmittelbare finanzielle Auswirkungen. Eine Prognose darüber, wie das voraussichtliche Jahresergebnis aussehen wird und ob und wann es u. U. zu einem Liquiditätsengpass kommen kann, ist ohne schriftliche Unterlagen und geeignete Instrumente kaum möglich. Und ohne vorab schriftlich formulierte Ziele fehlt Ihnen auch ein Vergleichsmaßstab, der Ihnen hilft festzustellen, ob Sie erfolgreich oder weniger erfolgreich gearbeitet haben.
Natürlich benötigen Sie als kleiner Betrieb oder Selbstständiger kein komplexes Controllingsystem mit zahlreichen Werkzeugen und Verfahren, da die Aufgaben- und Fragestellungen bei Ihnen anders sind als z. B. in Großunternehmen und Konzernen. Im Fokus stehen einfach zu handhabende, leicht verständliche e Instrumente, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit unterstützen und Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Ein einfaches Controllingsystem bringt Ihnen diese Vorteile:
- Sie werden gezwungen, Ziele zu formulieren, und sich systematisch mit der Zukunft Ihres LBB zu befassen. Ziele helfen Ihnen, Ihre knappen Ressourcen auf einen Punkt auszurichten und verhindern so, dass Sie sich "verzetteln".
- Sie haben eine bessere Übersicht über geplante und tatsächliche Einnahmen und Ausgaben sowie Ihre verfügbaren finanziellen Mittel.
- Sie erkennen Abweichungen frühzeitig und haben die Chance, rechtzeitig zu reagieren und Maßnahmen zu ergreifen.
2 So erstellen Sie eine einfache operative Planung
Wenn Sie noch kein Controlling einsetzen, sollten Sie mit der Einführung des operativen, kurzfristigen, Controllings beginnen. Zunächst benötigen Sie eine kurzfristige Planung und eine Liquiditätsvorschau. Unter kurzfristig wird in der Praxis meist ein Zeitraum von einem, manchmal auch zwei Jahren verstanden. Außerdem müssen Sie wissen, wie Sie Ihre Stundensätze oder Festpreise berechnen, damit es Ihnen möglich ist, Ihr Jahres-Gewinnziel zu erreichen. Erst wenn diese Planungen erledigt sind, sollten Sie sich mit der langfristigen Zukunft Ihres Betriebes befassen.
Operative Planung
Kern des operativen Controllings ist die Umsatz-, Kosten- und Ergebnisplanung. Dazu erstellen Sie eine Übersicht, in der Sie Ihre voraussichtlichen Umsätze und Kosten für das kommende Jahr eintragen. Dazu planen Sie entweder zunächst die Jahreswerte, die Sie anschließend auf die einzelnen Monate herunterbrechen. Oder Sie gehen den umgekehrten Weg, und Sie planen Umsätze und Kosten zunächst monatlich, und verdichten diese dann zu Jahreswerten. Wie Sie vorgehen, hängt im Wesentlichen davon ab, mit welchem Ansatz Sie persönlich am besten klarkommen. Im Verlauf eines Jahres werden dann ebenfalls monatlich die Istdaten den Planwerten gegenüber gestellt (Plan-Ist-Vergleich, s. Abschnitt 5). Die Monatsdarstellung hat den Vorteil, dass Sie mögliche Abweichungen frühzeitig erkennen und zeitnah reagieren können. Würden Sie nur mit Jahresplanwerten arbeiten und diesen auch die Istdaten nur jährlich gegenüberstellen, können Sie nicht mehr reagieren und Verbesserungen umsetzen, weil Sie die Zahlen erst nach Ablauf des Jahres erhalten.
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