Ihren Stundensatz kennen Sie nun. Jetzt gilt es im nächsten Schritt, möglichst verlässlich zu schätzen, wie viel Zeit Sie für einen Kunden pro Jahr und Monat im Schnitt benötigen. Dieses Wissen ist wichtig, weil sich nur so realistisch planen lässt, für wieviele Kunden Sie pro Jahr maximal tätig sein können.
Die zuvor ermittelte Stundenzahl ist Ihre jährliche Kapazitätsgrenze. Bei einer regulären Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag können Sie, wie im Beispiel berechnet, rund 1.314 Stunden produktive Arbeit leisten. Wenn Sie, etwa durch Aufschreibungen oder Schätzungen, feststellen, dass Sie im Schnitt pro Monat für einen Kunden etwa fünf Stunden, im Jahr somit 60 Stunden, arbeiten, können Sie grundsätzlich für nicht mehr als etwa 22–25 Kunden qualitativ hochwertige Arbeit anbieten. Natürlich besteht ein gewisser Spielraum, wenn Sie nicht nur acht Stunden arbeiten, sondern bereit sind, zumindest in Spitzenzeiten neun, zehn oder sogar mehr Stunden pro Tag oder auch an einzelnen Wochenenden zu arbeiten. Daher kann die genannte Kundenzahl auch nur eine grobe Orientierung darstellen. Benötigen Sie pro Kunde im Schnitt mehr oder weniger Stunden, erhöht bzw. verringert sich die Kundenzahl entsprechend.
Um abschätzen zu können, wie viele Kunden Sie bedienen können, sollten Sie versuchen, Ihre voraussichtliche Arbeitszeit und verfügbare Zeit zumindest grob zu planen, um möglichen Engpässen vorbeugen zu können. Dabei sollten Sie versuchen, die Arbeitszeit möglichst monatlich zu planen, um einen besseren Überblick zu bekommen. Die Arbeitszeit, die Sie für einen Kunden im Schnitt benötigen, lässt sich vor allem bei Neukunden oft schwer abschätzen. Hier können Sie sich z. B. an vergleichbaren Kunden (gleiche Branche, Größe, Belegvolumen, Leistungswünsche) orientieren. Bei Bestandskunden planen Sie am besten mit den Zeiten, die Sie in der Vergangenheit benötigt haben, oder mit der im Vertrag vereinbarten Stundenzahl. Allerdings müssen Sie bei Stammkunden ggf. prüfen, ob Veränderungen anstehen, etwa wenn ein Kunde kontinuierlich wächst und somit das Belegvolumen zunimmt.
Ein Beispiel für eine einfache Zeitplanung finden Sie in Abb. 3. Mithilfe der Zeitplanung können Sie Engpässe frühzeitig erkennen und können rechtzeitig versuchen, nach Lösungen zu suchen, etwa indem Sie in bestimmten Monaten für sich selbst längere Arbeitszeiten einplanen, weniger wichtige Arbeiten verschieben, bei anhaltend guter Auftragslage über die Einstellung eines (Teilzeit-)Mitarbeiters nachdenken oder bei sich abzeichnenden größeren Engpässen als letztes Mittel mit einzelnen Kunden über Möglichkeiten zur Verschiebung sprechen. Letztes Mittel deshalb, weil Sie Ihre Kunden mit derartigen Problemen im Grunde nicht belasten sollten. Denn die Bitte um Verschiebung hinterlässt u. U. einen Nachgeschmack und vermittelt dem Kunden, dass Sie nicht in der Lage sind, im Grunde verbindlich zugesagte Arbeiten zu erledigen. Spätestens im Wiederholungsfall riskieren Sie, dass Sie den Kunden verlieren.
Gleichzeitig zeigt Ihnen die Übersicht auf einen Blick, welche Kunden für Sie besonders wichtig sind (Anzahl Stunden) und in welchen Monaten es voraussichtlich zu Arbeitsspitzen kommen wird, etwa am Jahresanfang, nach Ende eines Quartals oder auch kurz vor Jahresschluss. Tragen Sie in die Spalte "Kunde" die Namen Ihrer Kunden/Mandanten ein und in die dazugehörigen Monatsspalten die Zahl der vereinbarten oder geschätzten Arbeitsstunden. Die voraussichtlichen Arbeitsstunden, die Sie für alle Kunden leisten müssen, werden aufaddiert. Stellen Sie dann Ihre wahrscheinliche Arbeitszeit in Tagen in die letzte Zeile des Datenblatts ein. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie insgesamt nicht mehr als die zuvor errechneten Tage einplanen. Aufgrund von Rundungsdifferenzen kann es zu kleineren Schwankungen von einem Tag kommen, wie es im Beispiel zu sehen ist. Die Zeile "Differenz" zeigt Ihnen, ob Sie voraussichtlich in der Lage sein werden, alle Kundenwünsche zu erfüllen (Differenz 0 bzw. positiv), oder ob es Zeitdefizite geben wird (negative Differenzen).
Abb. 3: Beispiel Zeitplanung
Im Beispiel ist zu sehen, dass nicht alle Kundenaufträge bearbeitet werden können, wenn regulär gearbeitet wird (rote Zahlen zeigen die Differenz zwischen Plan- und voraussichtlicher Ist-Arbeitszeit). Um alle Kunden gut bedienen zu können, müssten in den meisten Monaten Überstunden geleistet oder an den Wochenenden gearbeitet werden. Im Schnitt würden rund 16,7 Stunden Mehrarbeit pro Monat anfallen (200 Stunden/12 Monate). Solange Sie mit Überstunden und Mehrarbeit in der Lage sind (und dies auch wollen), die Arbeit für alle Kunden rechtzeitig zu erledigen, lohnt sich die Einstellung eines zusätzlichen (Teilzeit-)Mitarbeiters nicht. Andernfalls müssen Sie entweder ein oder zwei Kunden abgeben oder einen Mitarbeiter einstellen.
Allerdings zeigt die Zeitplanung in dieser Form nicht, ob und ggf. wann es innerhalb der Monate zu Häufungen kommen kann – wie etwa zu Monatsbeginn. Halten Sie in der Spalte ...