Mit Ihren Kunden treffen Sie in der Regel individuelle schriftliche vertragliche Vereinbarungen z. B. darüber, welche Leistungen Sie konkret übernehmen und erbringen, wie viele Stunden Sie für einen Kunden pro Monat leisten, in welchen Abständen oder zu welchen Zeitpunkten Sie Daten und Unterlagen erhalten und Sie ihm Auswertungen zukommen lassen, wie die Leistungen abgerechnet werden (Stunden, Festpreis, Einzelleistungen), welche Zahlungsbedingungen gelten, welche Haftungsregelungen gelten und welche betrieblichen Versicherungen, etwa Vermögensschadenhaftpflicht, Sie für einen möglichen Schadensfall abgeschlossen haben oder wie lange die jeweilige Vereinbarung gültig ist. Und natürlich muss es Regelungen dazu geben, wenn bestimmte Arbeiten weiterhin beim Kunden verbleiben bzw. ob und wann eine spätere Aufgabenübernahme erfolgen soll.
Kunden im EDV-System erfassen
Für die tägliche Arbeit ist es notwendig, dass Sie Ihre Kunden bzw. Mandanten optimal betreuen können. Dazu müssen Sie zunächst die Kundendaten und Leistungswünsche erfassen und diese in Ihrem EDV-System hinterlegen.
Die meisten EDV-Systeme haben Assistenten, die Sie durch das Programm führen und Ihnen bei der Einrichtung, Änderung und auch Löschung von Kunden/Mandaten helfen. Es werden lediglich einige Beispiele genannt, an die Sie bei der Einrichtung und Erfassung Ihrer Kunden denken sollten:
- Relevante allgemeine Stammdaten vom Kunden, z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten, Betriebs-/Steuernummern, Branche, Unternehmensgröße/Mitarbeiter, Umsatz(klasse), Kostenstellen, Krankenkassen, Bankverbindung, Arbeitszeiten …
- Prozesse und Formulare zur Anlage von Personen-, Anlage- und Sachkonten, nach Vorgaben des Mandanten bzw. in Abstimmung mit dem Steuerberater des Mandanten. ACHTUNG: Auch hier gelten die Einschränkungen des Steuerberatungsgesetzes. Sie dürfen für Ihre Mandanten keine eigenen Konten einrichten, sondern müssen dies immer in Rücksprache mit dem Mandanten/Steuerberater tun bzw. Letzteren die Konten einrichten lassen (Vorbehaltsaufgabe der steuerberatenden Berufe nach StBerG!).
- In Abstimmung mit dem Kunden/Mandanten bzw. dessen Steuerberater Festlegung des für den Betrieb geeigneten Kontenrahmens, z. B. SKR 03/04 bzw. ggf. Überarbeitung vorhandener individueller Kontenrahmen. ACHTUNG: Auch hier gelten die Bestimmungen des StBerG, nach denen der Steuerberater den Kontenrahmen festlegen muss. Sie selbst dürfen hier nicht von sich aus aktiv werden.
- Vereinbarungen zu (monatlichen) Änderungen, z. B. Mitarbeitereinstellung/-kündigung inkl. SV-Meldungen
- Festlegung der ersten Abrechnungsperiode
- Festlegung der Ansprechpartner (bei größeren Kunden) sowie der Kommunikationswege und -zeiten
- Festlegung der Abstände, in denen die Auswertungen erstellt und zugesendet werden sollen, z. B. Monat, Quartal, sowie der konkreten Inhalte der Auswertungen
- Festlegung und Abrechnung evtl. Sonderleistungen
- Festlegung, an welchen Steuerberater welche Unterlagen zu welchen Zeitpunkten übersendet werden müssen, z. B. zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und des Jahresabschlusses
- Unbedingt Vereinbarungen zu (monatlichen) Änderungen, z. B. Mitarbeitereinstellung/-kündigung inkl. SV-Meldungen treffen
Welche Programme sind für Sie geeignet?
Gute Programme gibt es ab rund 1.000 EUR, bei Bedarf auch mit Cloud-Lösungen. Achten Sie darauf, dass die Anbieter die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung einhalten und die Server in Deutschland bzw. der EU stehen. Programme mit niedrigeren Preisen bieten nur einen eingeschränkten Leistungsumfang, beispielsweise sind sie vom Aufbau zu unflexibel oder es fehlen wichtige Komponenten, wenn Sie für Ihre Kunden weiter gehende Leistungen anbieten möchten, etwa eine integrierte Kostenrechnung. Am Markt sind zahlreiche Anbieter zu finden. Zwar soll und kann an dieser Stelle nicht auf einzelne Anbieter und deren Software eingegangen werden, aber Sie sollten sich, wenn Sie sich noch nicht entschieden haben, möglichst an einen größeren Anbieter mit überregionaler Präsenz halten, der Ihnen auch bei Problemen und im Servicefall schnell und kostengünstig helfen kann. Erkundigen Sie sich z. B. bei Ihrer Kammer, Ihrem Verband oder geben Sie für eine erste Orientierung in eine Suchmaschine den Begriff "Buchhaltungsprogramme" oder "Buchhaltungssoftware" ein.
Datensicherung und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Außerdem müssen Sie in Zusammenarbeit mit Ihren Kunden gewährleisten können, dass Unterlagen und Belege sicher und über zehn Jahre und ggf. länger aufbewahrt werden können, auch elektronisch. Zudem müssen die Buchhaltungsdaten die gültigen Regeln für den elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung erfüllen. Dabei müssen Sie selbstverständlich auch Vertraulichkeit, Datensicherheit und Datenschutz sicherstellen können. Im elektronischen Zeitalter kommt immer stärker noch der Punkt "Sicherung von Kundendaten vor Industriespionage" hinzu. Dieser Punkt wird gerade von kleinen und mittleren Unternehmen trotz zahlreicher aktueller Vorfälle im...