§ 15 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – gesetzliche ... / 5.8 Dokumentations- und Berichtspflichten

Rz. 63

Nach § 10 Abs. 1 LkSG ist die Erfüllung der Sorgfaltspflichten unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren. Bzgl. der Dokumentation gibt es eine 7-jährige Aufbewahrungsfrist.

Das Unternehmen ist verpflichtet, jährlich einen Bericht über die Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten im vergangenen Geschäftsjahr zu erstellen und spätestens 4 Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs auf der Internetseite des Unternehmens für einen Zeitraum von 7 Jahren kostenfrei öffentlich zugänglich zu machen. Unternehmen, deren Geschäftsjahr vom Wirtschaftsjahr abweicht, mussten bereits im Jahr 2023 einen ersten Bericht publizieren.^[1]

Rz. 64

Der Bericht ist gem. § 12 Abs. 1 LkSG in deutscher Sprache und elektronisch über einen von der zuständigen Behörde bereitgestellten Zugang einzureichen. Das BAFA als zuständige Behörde prüft u. a., ob der Bericht den Anforderungen des § 10 Abs. 2 und 3 LkSG entspricht, d. h. die gewünschten Inhalte aufweist.

In inhaltlicher Hinsicht soll der Bericht nachvollziehbar darlegen,

• ob und welche Risiken das Unternehmen identifiziert hat,
• welche Maßnahmen das Unternehmen zur Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten unternommen hat,
• wie das Unternehmen die Auswirkungen und die Wirksamkeit der Maßnahmen bewertet und
• welche Schlussfolgerungen es aus der Bewertung für zukünftige Maßnahmen zieht.

Rz. 65

Der erste Bericht nach dem LkSG ist spätestens 4 Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs, welches im Lauf des Kalenderjahres 2023 (für Unternehmen ab 3.000 Arbeitnehmern) bzw. 2024 (für Unternehmen ab 1.000 Arbeitnehmern) abläuft, bei der zuständigen Behörde einzureichen. Der Berichtszeitraum beginnt demnach am 1.1.2023 bzw. am 1.1.2024. Das BAFA will Berichtsprüfungen erst ab dem Stichtag 1.1.2025 vornehmen.

Rz. 66

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)^[2] beinhaltet eine Verpflichtung der Mitgliedstaaten, bis zum 6.7.2024 eine Nachhaltigkeitsberichterstattung für nach dem Bilanzrecht als große sowie als kleine oder mittelgroße kapitalmarktorientierte definierte Unternehmen einzuführen (siehe ausführlich zur Aufstellungspflicht § 9 Rz 59 f.). Am 22.3.2024 veröffentlichte das Bundesministerium der Justiz einen Referentenentwurf für die Umsetzung der CSRD. In Art. 3 des Referentenentwurfs finden sich vorgesehene Änderungen der §§ 10 und 12 des LkSG. Die Neuregelung soll doppelte bzw. gleichgelagerte Berichtspflichten vermeiden.

• In § 10 Abs. 5 und 6 des LkSG in der Entwurfsfassung (LkSG-E) gibt es insofern eine Ersetzungsbefugnis. § 10 Abs. 5 LkSG-E betrifft die Situation, dass ein Unternehmen, das verpflichtet ist, seinen Lagebericht um einen Nachhaltigkeitsbericht zu erweitern, diesen Nachhaltigkeitsbericht statt des LkSG-Berichts nutzen kann. Die Ersetzung ist zulässig, wenn der Nachhaltigkeitsbericht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, was u. a. eine Prüfung des Nachhaltigkeitsberichts voraussetzt (§ 324b HGB-E).

  In § 10 Abs. 6 LkSG-E ist der Fall geregelt, dass ein Unternehmen, ohne hierzu gesetzlich verpflichtet zu sein, einen Nachhaltigkeitsbericht gem. § 289c HGB erstellt und damit den gesetzlichen Vorgaben freiwillig nachkommt.

• In § 12 Abs. 3 S. 1 und 2 LkSG-E finden sich neue Regelungen bzgl. der Art und der Frist der Einreichung des Berichts gem. § 10 Abs. 5 LkSG-E: Der Bericht nach § 10 Abs. 5 S. 1 LkSG-E ist über einen von der zuständigen Behörde bereitgestellten Zugang spätestens 1 Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs, auf das er sich bezieht, einzureichen.

Rz. 67

Das BAFA hat im Oktober 2022 einen Fragenkatalog veröffentlicht, der den Unternehmen bei der Umsetzung der Anforderungen des LkSG im Hinblick auf den Bericht über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten helfen soll.^[3]

Hinweis

Da das BAFA bereits angekündigt hat, die Plausibilität der Inhalte des eingereichten Berichts als ein zentrales Kriterium bei der Auswahl der intensiver zu prüfenden Unternehmen zu nutzen, kann den Unternehmen nur mit Nachdruck empfohlen werden, der Berichtspflicht mit großer Sorgfalt nachzugehen. Anderenfalls steht zu befürchten, dass das BAFA solche Unternehmen in den Fokus nehmen und umfassend kontrollieren wird.

[1] Vgl. Herrmann/Rünz, DB 2021, S. 3084.

[2] Vgl. Richtlinie (EU) 2022/2464 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Dezember 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 und der Richtlinien 2004/109/EG, 2006/43/EG und 2013/34/EU hinsichtlich der Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen, ABl. EU v. 16.12.2022, L 322/15 ff.

[3] BAFA, Fragenkatalog zum Bericht nach § 10 Absatz 2 LkSG, www.bafa.de/SharedDocs/Downloads/DE/Lieferketten/lksg_berichtspflicht_fragebogen.pdf?__blob=publicationFile&v=2, Abruf 14.6.2024.