Um einen möglichst zügigen Fortgang der Abschlussprüfung zu ermöglichen, bietet es sich an, bereits bei Beginn der Prüfung eine Antwort auf die Fragen, die Abschlussprüfer in der Regel stellen, vorliegen zu haben. Außerdem erleichtert es die Arbeit enorm, wenn die erforderlichen Unterlagen bereits im Lauf des Jahres schon beim Bearbeiten der laufenden Buchführung zusammengestellt werden. Hierbei hilft diese Checkliste auch den Sachbearbeitern der Finanzbuchhaltung.
| Vorbereitung der Jahresabschlussprüfung |
vorhanden |
nicht erforderlich |
angefordert |
| Allgemeine Unterlagen |
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| Jahresabschluss (Bilanz, GuV, Anhang, soweit erforderlich): für den Anhang ist darauf zu achten, dass immer eine aktuelle Checkliste verwendet wird. |
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| Lagebericht (falls erforderlich, also bei mindestens mittelgroßen Gesellschaften): auch hier ist eine aktuelle Checkliste zu verwenden. |
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| Summen- und Saldenlisten |
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| Sachkonten |
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| Debitoren- und Kreditorenkonten |
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| Gesellschaftsvertrag bzw. Satzung |
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| Protokoll von Gesellschafterversammlungen |
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| aktueller Handelsregisterauszug, in Zeiten, in denen Handelsregisterauszüge einfach heruntergeladen werden können, ist dieser Punkt nicht mehr als so wichtig anzusehen wie früher als die Auszüge über einen Notar beantragt werden mussten. |
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| aktueller Grundbuchauszug |
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| wichtige Verträge |
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| Unterlagen zur Offenlegung |
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| Personalbestand |
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| Planungsrechnungen |
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| Anlagevermögen |
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| Anlagespiegel |
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| Belege für Anlagenzugänge |
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| Belege für Anlagenabgänge |
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| Aufstellung sicherungsübereigneter Gegenstände |
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| Zusammenstellung von Leasingverträgen |
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| Zusammenstellung von Mietverträgen |
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| Bestandsnachweise für Wertpapiere des Anlagevermögens |
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| Bewertungsunterlagen für selbsterstellte immaterielle Vermögensgegenstände sowie für Anteile und Beteiligungen sowie Ausleihungen |
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| Vorratsvermögen |
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| Aufnahmelisten der Inventur (zu denken ist an eine rechtzeitige Einbindung des Abschlussprüfers in die Inventurdurchführung, gerade im Fall einer klassischen Stichtagsinventur). |
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| Inventurrichtlinien |
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| Lagerhalterbestätigungen |
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| Aufstellung sicherungsübereigneter Vorräte |
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| Nachweise über schwimmende Ware |
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| Zusammenstellung von Abwertungen |
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| Forderungen |
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| Saldenlisten, zu beachten ist, dass der Prüfer regelmäßig Saldenbestätigungen von ausgewählten Debitoren und Kreditoren einholen wird, das eine solche "Saldenbestätigungsaktion" ein wesentlicher Bestandteil nahezu einer jeden Abschlussprüfung ist. |
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| Kontokorrente |
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| Aufgliederung der Forderungen nach Alter |
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| Aufgliederung der Forderungen nach Fälligkeit |
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| Liste der aktuell noch offenen Forderungen |
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| Entwicklung der Einzelwertberichtigungen |
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| Berechnung der pauschalen Wertberichtigung |
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| Zusammenstellung von Absicherungen |
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| Schriftverkehr über ausgebuchte Forderungen |
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| Aufstellung der Forderungen gegen verbundene Unternehmen und Beteiligungsunternehmen |
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| Aufgliederung der sonstigen Vermögensgegenstände |
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| Nachweise über Darlehensforderungen, Mietforderungen, Kautionen usw. |
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| Nachweise über Steuerforderungen |
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| Sonstige Belege |
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| Liquide Mittel |
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| Kassenaufnahmeprotokolle |
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| Bankbestätigungen von allen Banken, mit denen das Unternehmen in geschäftlicher Beziehung steht (Ausnahmen gelten nur in wenigen Fällen). |
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| Kontoauszüge zum Bilanzstichtag |
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| Liste der Schecks zum Bilanzstichtag |
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| Nachweise zu Wertpapieren des Umlaufvermögens. |
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| Aktive Rechnungsabgrenzung |
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| Aufstellung der Abgrenzungsposten |
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| Berechnung der Abgrenzungsposten (sofern wesentlich) |
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| Verträge zu Abgrenzungsposten (vor allem Disagio) |
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| Eigenkapital |
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| Zusammensetzung und Nachweise des Eigenkapitals |
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| Liste der Gesellschafter mit Kapitalanteilen |
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| Rückstellungen |
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| Rückstellungsspiegel |
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| Unterlagen zu Pensionszusagen sowie Altersteilzeitvereinbarungen |
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| Versicherungsmathematische Gutachten zu den Rückstellungen (Pensionen, Altersteilzeit) und einem etwaigen Deckungsvermögen |
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| Berechnung der Steuerrückstellungen (auch auf etwaige latente Steuern ist zu achten) |
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| Berechnungsunterlagen zur Bewertung der sonstigen Rückstellungen |
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| Verbindlichkeiten |
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| Saldenlisten |
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| Kontokorrente |
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| Liste der aktuell noch offenen Verbindlichkeiten |
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| Schriftverkehr über ausgebuchte Verbindlichkeiten |
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| Bankbestätigungen/Bankauszüge (s.o.) |
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| Aufstellung über Sicherheiten |
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| Verträge zu wesentlichen Verbindlichkeiten |
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| Nachweise über Steuerverbindlichkeiten |
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| Aufstellung der Verbindlichkeiten gegen verbundene Unternehmen und Beteiligungsunternehmen |
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| Aufgliederung der sonstigen Verbindlichkeiten |
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| Nachweise über Darlehensverbindlichkeiten |
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| Zusammenstellung der Haftungsverhältnisse |
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| Verträge zu den Haftungsverhältnissen |
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| Gewinn- und Verlustrechnung |
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| Zusammenset... |