Marion Kellner-Lewandowsky
Instrumentarium der Vorbereitung weiter nutzen
In der Phase der Umsetzung empfiehlt es sich, die Instrumente Differenzierter Akzeptanzgrad, Stakeholder-Interessen-Analyse und Ziel-Erwartungs-Abgleich weiter zu verwenden sowie ihre Inhalte regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Um sich der dauerhaften Unterstützung des Topmanagements zu versichern, sind regelmäßig Statusinformationsgespräche oder die Einbindung in den Lenkungskreis des Projekts sinnvoll.
Akzeptanz über Interaktion und Kommunikation
Darüber hinaus gilt es, auf interaktiv-kommunikativem Weg die Akzeptanz der Beteiligten stetig zu sichern. Dies gelingt durch regelmäßige Feedbackgespräche, verbindliche Projektschritte, sprachlich-kommunikative Mittel und die Einbindung von Widerständen in die Projektverantwortung.
3.3.1 Feedbackgespräche nutzen
Einzelgespräche führen
Auf der Basis der identifizierten Stakeholder sollten im Projektverlauf regelmäßig Einzelgespräche mit den beteiligten bzw. betroffenen Personen geführt werden. Dies erscheint Projektleitern vielleicht aufwendig. Es sichert aber das frühzeitige Wahrnehmen von Signalen, die auf Akzeptanzprobleme und Widerstand hinweisen. Basis solcher Gespräche kann die Struktur des Ziel-Erwartungs-Abgleichs sein, welcher sowohl für das Gesamtprojekt als auch auf Einzelaspekte anwendbar ist. Der Projektleiter sollte mit einer offen-aufmerksamen Haltung in die Gespräche gehen und sich hauptsächlich auf das Fragenstellen und Zuhören konzentrieren. Viele reizt der Versuch, für mehr Akzeptanz die eigenen Argumente dem Gegenüber darzulegen und so auf einem sehr rationalen Weg Überzeugung und Akzeptanz zu schaffen. Auf diesem Weg wird es jedoch weder gelingen, die Frühwarnsignale zu erkennen noch Akzeptanz zu schaffen. Sachargumente werden in der Regel nur akzeptiert, wenn eine emotionale Grundlage geschaffen ist. Und diese kann nur durch eine ergebnisoffene Haltung, durch Zuhören und Interesse am Standpunkt des anderen geschaffen werden.
Fragetechniken der Gesprächssteuerung
Folgende Fragen helfen, das Gespräch in die richtige Richtung zu lenken:
- Wie nehmen Sie den Fortschritt des Projekts im Gemeinkostenmanagement wahr?
- Welche Aspekte finden Sie mehr, welche weniger förderlich?
- Welche Ursachen erkennen Sie hinter den Problemen?
- Was ist aus Ihrer Sicht das Ziel, welches wir in diesem Aspekt anstreben sollten?
- Welche Lösungsvorschläge und -ideen haben Sie zur Realisierung dieser Zielstellung?
- Wie wird sich dies nach der Umsetzung auf Ihren Bereich und auf das Gesamtunternehmen auswirken?
- Welche Hinweise möchten Sie darüber hinaus dem Projekt mitgeben?
Auch wenn es reizvoll erscheint, die oben genannten Fragen in einem allgemeinen Fragebogen schriftlich abzufragen: Dem persönlichen Gespräch ist – wenn möglich – Vorrang zu geben. Ein persönliches Gespräch signalisiert persönliches Interesse und wird dem aufmerksamen Zuhörer und Beobachter zusätzlich körpersprachliche Signale des Gegenübers mitliefern.
3.3.2 Verbindliche Projektschritte
Verbindliche Bestätigung einzelner Projektschritte
Für eine Stärkung der Akzeptanz und Verbindlichkeit im Projekt hat es sich bewährt, in den Projektverlauf verbindliche Bestätigungen einzelner Projektschritte einzubauen. Bei diesen müssen alle Projektbeteiligten darüber abstimmen, ob der aktuelle Projektstand abgenommen wird beziehungsweise der nächste Projektschritt angegangen werden soll. In modernen Projektarchitekturen mit einem Lenkungskreis werden Meilensteine berücksichtigt. Ausgerichtet auf mehr Akzeptanz wird diese Meilensteinarchitektur um die verbindliche Abstimmung im Projektteam erweitert. Ziel ist es, dass möglichst alle Stakeholder zu einem gewissen Zeitpunkt ihre verbindliche Bestätigung zu einem Teil des Projekts abgeben müssen.
Konkret kann die Abstimmung in einer Projektsitzung per Handzeichen, durch Unterschrift unter ein Projektvorgehensprotokoll oder durch andere Abstimmmechanismen erfolgen. Wichtig ist, dass jeder Beteiligte aufgefordert ist, aktiv seine Zustimmung oder Ablehnung kenntlich zu machen. Stimmenthaltungen sollten möglichst vermieden oder offiziell als neutrale Zustimmung deklariert werden.
Der nächste Projektschritt wird erst gestartet, nach dem ALLE Beteiligten ihre Zustimmung (gegebenenfalls unter Auflagen) erteilt haben.
Abb. 6: Verbindliche Projektabstimmung im Gemeinkostenmanagement
Der Vorteil dieses Vorgehens ist es, dass latente Akzeptanzprobleme sich bereits zu einem frühen Zeitpunkt offenbaren können. Auch lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr alle Themenstellungen und Projektschritte infrage stellen, sondern nur noch die offenen Punkte. Darüber hinaus erhöht diese Abstimmung die Auseinandersetzung mit dem Thema, Einwände werden transparent und können durch Auflagen berücksichtigt werden.
Nachteilig wird häufig der notwendige Zeitaufwand gesehen. Diese Zeitinvestition muss aber unter dem langfristigen Aspekt eines funktionierenden und akzeptierten Systems bewertet werden. Häufig sind frühzeitig diskutierte Einwände schneller gelöst als spät aufbrechende Grundsatzdiskussionen zu einem Proj...