Wie man mit Daten die Change-Kommunikation verbessert

Personalabteilungen sammeln bereits vielerlei Daten: Mitarbeitenden-Informationen zur Demografie, zu Fachkenntnissen, Soft Skills, Gehaltsstruktur, Sonderzahlungen, Zufriedenheit, Weiterbildungsmaßnahmen und auch historische Entwicklungspfade. Darüber hinaus hat die Digitalisierung das Thema "People Analytics" im HR angeschoben. Die Datenanalyse hilft dabei, die Candidate- und Employee-Experience zu verbessern, die Leistungsfähigkeit und Weiterentwicklung zu managen, die Fluktuationsrate niedrig zu halten und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu steigern. Da liegt es nahe, Data Analytics auch bei Change-Prozessen anzuwenden, um die begleitenden HR- und Kommunikationsmaßnahmen wirksam auszusteuern.

Voraussetzungen für ein datengetriebenes Change-Management

Entscheidend für valide Analysen sind die Datenqualität, die korrekte Datenerfassung und die richtlinien-konforme Datenspeicherung. Digitale Informationen, die strukturiert und normiert vorliegen, lassen sich leicht in eine zentrale Datenbank zusammenführen, dort bearbeiten und auswerten. Schwierig wird es bei Daten aus Gesprächen oder Workshops oder von LinkedIn-Profilen von Mitarbeitenden. Daher empfiehlt es sich, Verantwortliche innerhalb der Personalabteilung zu benennen, die Daten im Unternehmen datenschutzkonform zusammenführen und pflegen.

Das Interesse, umfassendes und fundiertes Data-Analytics-Know-how in der HR-Abteilung und bei den verantwortlichen Personen aufzubauen, muss vorhanden sein und sollte sukzessive und punktuell erweitert werden. Entsprechende Expertise schließt den ethischen und vertraulichen Umgang mit Daten, Datensicherheit und -reife ein, um valide, datenschutzkonforme, faire und entscheidungsrelevante Aussagen im Rahmen von Transformationen treffen zu können. Darüber hinaus sorgt Datenkompetenz für Vertrauen bei den Mitarbeitenden. Das ist entscheidend. Denn die Change-Strategie und -Maßnahmen beruhen hauptsächlich auf ihren Daten. Vertrauen schafft auch die transparente Einbindung des Betriebsrates. Gleichzeitig ist es hilfreich, wenn die Unternehmenskultur grundsätzlich eine digital- und datengetriebene Organisation willkommen heißt.

Eine passende IT-Infrastruktur als Grundlage

Ein daten-gesteuertes Change-Management fußt auf einer passenden IT-Infrastruktur bzw. -Systemlandschaft. Die Plattform sollte in der Lage sein, verschiedene Datenquellen zusammenzuführen, die gewünschten Analysen mit Kennzahlen (KPIs) und Schwerpunkten zu erstellen und alle Anforderungen an Transformationsprozesse abzubilden. Eine flexible Gestaltung des Systems ermöglicht es, eine Vielzahl von Change-Zielsetzungen, -Initiativen und -Programmen auszusteuern. Am besten setzen sich alle relevanten Stakeholder vorab in einem Workshop zusammen, um ein gemeinsames Zielbild zu erarbeiten und die Messgrößen bzw. KPIs zu bestimmen.

Die Vorteile von Data Analytics bei Transformationen

Eine Organisation ist am besten für Veränderungen aufgestellt, wenn die verantwortlichen Unternehmenslenkenden einen Gesamtüberblick über anstehende Herausforderungen, den Status einzelner Veränderungsphasen, die Wirksamkeit von Maßnahmen und die Akzeptanz einzelner Fachabteilungen und Mitarbeitenden haben. Nur so kann HR den Change effektiv managen. Am besten eignet sich ein Dashboard, um alle Trends und Aktivitäten und ihren aktuellen Status zu visualisieren. Daraus können dann täglich Strategien angepasst und neue Maßnahmen abgeleitet werden.

Motivation zur Veränderung

Allein aus dem vorhandenen HR-Datenpool lassen sich Details hinsichtlich Fachlichkeit und Skills in Bezug auf die bevorstehenden Veränderungen schlussfolgern und gleichzeitig neue Entwicklungspfade für Mitarbeitende aufzeigen, die sich z.B. auch in einer Analyse historischer Entwicklungspfade als erfolgreich gezeigt haben. Mit entsprechenden Pulsbefragungen können weitere Daten zu Stimmungen und Meinungen in einzelnen Abteilungen und bei Mitarbeitenden erhoben, Botschafterinnen und Botschafter genauso wie Widerständlerinnen und Widerständler identifiziert werden. Auch Informationen aus 1:1-Gesprächen oder Reaktionen auf Social-Media-Kanälen gilt es zu sammeln. So erhalten Personalerinnen und Personaler die Möglichkeit, auch Standpunkte, neue Ideen und individuelle Entwicklungen zu erfassen, um Mitarbeitenden bei der Transformation zur Seite zu stehen, so lange wie sie es brauchen, und ihre Anregungen in den Prozess zu integrieren. Dadurch wird jede und jeder einzelne im Change-Prozess mit den eigenen Anliegen und Einfällen gehört, respektiert und kann sich einbringen. Das erzeugt Wertschätzung und Motivation, die Veränderung mitzutragen.

Change-Kommunikation optimal aussteuern und automatisieren

In vielen Fällen werden Veränderungen über die Geschäftsleitung in Townhall-Meetings, über das Intranet oder durch Appelle des direkten Vorgesetzten kommuniziert. Botschaften kommen so häufig nicht oder nur unzureichend bei Mitarbeitenden an. Darüber hinaus gelingt es oft nicht, jede und jeden durch Silo-Initiativen einheitlich anzusprechen. Vorbehalte und Ängste in Bezug auf Veränderungen werden so nicht identifiziert und können auch nicht positiv aufgelöst werden.

Eine Transformation gelingt nur nachhaltig, wenn alle Mitarbeitende durch eine zielgerichtete und auf sie zugeschnittene Kommunikation abgeholt werden. Behalten Verantwortliche den Progress und die Akzeptanz bei Mitarbeitenden über Daten im Blick, können sie auf den Punkt genau einwirken sowie relevante Argumente und Formate zur richtigen Zeit über passende Kanäle an Mitarbeitende dediziert ausspielen. Werden zusätzlich die geplanten Aktionen und Maßnahmen erfasst, dann lässt sich auch die Kommunikation der Geschäftsleitung, der Führungskräfte und der Personalabteilung wirksam entlang des Change-Prozesses aussteuern, damit Botschaften ineinandergreifen und aufeinander einzahlen können.

Zielgerichtete und maßgeschneiderte Kommunikation

Horizontale und vertikale Content-Formate unterstützen, begleiten und kommunizieren  den Veränderungsprozess bei allen relevanten Stakeholdern, Fachabteilungen und Mitarbeitenden. Generative künstliche Intelligenzen, die individuelle Texte und Bildelemente erstellen, können Personalerinnen und Personaler beim maßgeschneiderten Content helfen – und am besten noch automatisiert kommunizieren. So stellt die Personalabteilung eine zielgerichtete und involvierende Kommunikation durch Verwendung geeigneter Kommunikationselemente sicher, ohne dabei lange Umwege über Fachbereiche hinweg gehen zu müssen. Je besser die Erkenntnisse aus der Datenanalyse vorweg, umso maßgeschneiderter lässt sich die Kommunikation planen.

Wettbewerbsvorteil durch Data-Analytics

Um sicherzustellen, dass Change-Management-Projekte wirksam und erfolgreich sind, gilt es, die strategische Programmplanung als Herzstück bzw. zentrales Steuerungselement in dem Projekt zu verankern und den Erfolg mithilfe eines integrales KPI-Frameworks über die gesamte Organisation zu messen. So können Mitarbeitende unterschiedlicher Fachabteilungen vernetzt und Silos sukzessive aufgebrochen werden. Dabei ist es wichtig, die Kommunikation und die realisierten Maßnahmen stetig auf ihre Effektivität hin zu prüfen und die Ergebnisse in den Daten-Pool zurückfließen zu lassen, um Transformationsprozesse kontinuierlich zu optimieren.

Fest steht: Mit intelligenten Datenanalysen lassen sich nicht nur die interne Kommunikation wirksam und ineinandergreifend managen, sondern auch umfassende Change-Prozesse effektiv vorantreiben. Der so erwirkte Wandel schafft für Unternehmen, die auf strategisch durchdachte Data-Analytics setzen, einen echten Wettbewerbsvorteil und mehr Raum für Innovationen.

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