Change Management / 3.4 Offene Kommunikation sicherstellen

Vertrauen schaffen

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor in einem Change-Projekt ist eine offene Kommunikation in allen Projektphasen. Sie dient dazu, den Mitarbeitern Ängste vor der Veränderung zu nehmen und Vertrauen zu schaffen, dass das Veränderungsprojekt nicht nur dem Unternehmen als Ganzes, sondern auch den Mitarbeitern zugutekommt. Außerdem ermöglicht eine offene Kommunikation, dass den Beteiligten bzw. Betroffenen die Möglichkeit gegeben wird, sich mit dem Change-Projekt vertraut zu machen. Kommunikationsformate sind z. B. Betriebsversammlungen, Mitarbeiterzeitungen, Intranet, Mailings und vor allem Gespräche mit den Mitarbeitern.

Klare Botschaften senden

Für eine offene Kommunikation während des Veränderungsprozesses bedarf es klarer Botschaften an die Mitarbeiter. Um ein Veränderungsvorhaben den Betroffenen aktivierend und überzeugend zu vermitteln, sollten Botschaften wie folgt aufgebaut werden:^[1]

1. das Veränderungsthema einfach formulieren,
2. dem Problem Dringlichkeit verleihen,
3. das konkrete Ziel veranschaulichen,
4. den Nutzen bedürfnisorientiert aufzeigen,
5. die konkreten nächsten Schritte vermitteln,
6. zusammenfassen und motivieren.

Veränderungsstory kommunizieren

Immer wieder ist in Change-Projekten zu beobachten, dass im Laufe des Veränderungsprozesses die Energie bei den Teammitgliedern verloren geht, da die Notwendigkeit nicht mehr allen Teammitgliedern klar ist, sie nicht mehr das Projektziel vor Augen haben oder ihnen der Weg dorthin nicht mehr realistisch erscheint.^[2] Daher ist es notwendig und wichtig, den Teammitgliedern immer wieder die Story der Veränderung in Erinnerung zu rufen. Diese Geschichte sollte möglichst eindeutig und einfach sein. Eine Veränderungsstory:

• weckt positive Emotionen und befriedigt die Sehnsucht nach Glücksmomenten,
• enthält Identifikationsfiguren,
• bringt die einzelnen Veränderungsaspekte in einen Gesamtzusammenhang,
• transportiert die Kernbotschaften prägnant,
• setzt einen Spannungsbogen ein,
• ermöglicht es, Implikationen für das eigene Handeln abzuleiten,
• passt in Darstellung und Sprache zur Unternehmenskultur.
• lässt im gewissen Rahmen Spielraum für individuelle Interpretationen zu,
• macht Lust, die Story weiterzuentwickeln.

Abbildung 4 zeigt die Fragen, die eine Veränderungsstory beantworten sollte.

Abb. 4: Fragen, die eine Veränderungsstory beantworten sollte

Kommunikationswege festlegen

Ein bedeutendes Instrument zur Festlegung der Kommunikationswege ist der Kommunikationsplan, der vom Change Manager erstellt wird. Er listet die Zielgruppen der Kommunikation auf. Zu jeder Zielgruppe wird deren primäres Informationsbedürfnis, das gewählte Kommunikationsmedium und der Turnus der Kommunikation aufgeführt. Die folgende Tabelle zeigt den Auszug aus einem Kommunikationsplan zur Zielgruppe Betriebsrat.

Bitte tragen Sie nach diesem Muster in der folgenden Tabelle Ihre weiteren Stakeholder bzw. Zielgruppen, deren primäre Informationsbedürfnisse, die Medien zur Kommunikation und den Turnus ein.

Auszug aus einem Kommunikationsplan^[3]

Zielgruppe	Primäres Informationsbedürfnis	Gewähltes Medium	Turnus
Betriebsrat	Hohes kognitives sowie hohes emotionales Involvement, falls Interessen seiner Wähler negativ betroffen sind. Zudem ist der Betriebsrat in wesentlichen Punkten auch Verhandlungspartner der Unternehmensleitung. Ziele: Den Betriebsrat immer zu wichtigen Themen informiert halten Die aktuelle Einstellung des Betriebsrats zeitnah erfahren	Der Betriebsrat wird von Auftraggeber und Change Manager monatlich persönlich informiert. Es werden prinzipiell alle relevanten Informationen ausgetauscht.	Monatlich
		Zusätzlich organisiert der Change Manager mit seinem Ansprechpartner beim Betriebsrat einen Jour Fixe zum gegenseitigen persönlichen Informationsaustausch.	Wöchentlich
		Es wird ein Ordner auf einem Server anlassbezogen erstellt, auf dem beide Parteien wichtige Dokumente einstellen können.	Anlassbezogen
Geschäftsleitung
Aufsichtsrat
Abteilungsleitung
Kunden
Lieferanten
Mitarbeiter
...

Social Media im Veränderungsprozess nutzen

Ein wichtiges Kommunikationsmedium während eines Veränderungsprozesses ist Social Media. Es ermöglicht eine schnelle und zielgerichtete Information der von dem Veränderungsprozess betroffenen Stakeholder. Für Social-Media-Kommunikationskanäle sprechen insbesondere deren große Verbreitung und leichte Zugänglichkeit.

[1] Vgl. hierzu und im Folgenden Costka, C. (2017): Change Management – Wandel gestalten und durch Veränderungen führen, München, S. 59 ff.

[2] Vgl. hierzu und im Folgenden Höfler, M./Bodingbauer, D./Dolleschall, H./Schwarenthorer, F. u. a. (2018): Abenteuer Change Management – Handfeste Tipps aus der Praxis für alle, die etwas bewegen wollen, 6., aktualisierte Auflage, Frankfurt am Main, S. 203

[3] Weiand, A. (2016): Toolbox Change Management – 44 Instrumente für Vorbereitung, Analyse, Planung, Umsetzung und Kontrolle, Stuttgart, S. 103 (modifiziert)