Arbeitsessen mit Arbeitnehmern / 3.4 Was als übliche Beköstigung beurteilt wird

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer als übliche Beköstigung überlässt, sind allerdings als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Als übliche Beköstigung sind z. B. einzustufen

• die Bewirtung auf einer Geschäftsreise oder
• das Frühstück, das der Arbeitgeber anlässlich einer Geschäftsreise seines Arbeitnehmers übernimmt, indem er ihm die Kosten für Übernachtung mit Frühstück erstattet.

Handelt es sich um eine übliche Beköstigung, kann der Unternehmer aus Vereinfachungsgründen den Wert der Mahlzeit mit den amtlichen Sachbezugswerten ansetzen (Werte für 2024: Mittag- bzw. Abendessen 4,13 EUR und Frühstück 2,17 EUR/Werte für 2025: Mittag- bzw. Abendessen 4,40 EUR und Frühstück 2,30 EUR). Eine übliche Beköstigung liegt nur vor, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Liegt der Wert darüber, müssen die tatsächlichen Kosten als Arbeitslohn angesetzt werden.

Um einen Sachbezug und nicht um eine Aufmerksamkeit, die der Arbeitnehmer erhält, handelt es sich, wenn die Bewirtung des Arbeitnehmers

• in einer Gaststätte erfolgt,
• ohne dass Geschäftspartner teilnehmen, und
• kein besonderer persönlicher Anlass vorliegt.

Hier gilt die monatliche Freigrenze von 50 EUR, in die alle Sachbezüge, die der Arbeitnehmer im Monat erhält, mit einfließen.

Die Freigrenze von 50 EUR pro Monat (Sachbezugsfreigrenze) für Zuwendungen an Arbeitnehmer ist nur anwendbar, wenn die tatsächlichen Kosten angesetzt werden.^[1] Die 50-EUR-Freigrenze gilt nicht, wenn der Wert der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt wird.

Der Arbeitgeber kann den Wert der Mahlzeiten nur dann mit den amtlichen Sachbezugswerten ansetzen, wenn die Abgabe der Mahlzeit von ihm veranlasst ist. Davon ist gemäß R 8.1 Abs. 8 LStR auszugehen, wenn

• die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
• die Rechnung auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt ist.

Es spielt dann keine Rolle, ob der Arbeitgeber die Mahlzeiten unmittelbar bezahlt oder ob er Arbeitnehmern die Kosten erstattet. Der Arbeitgeber kann den Sachbezugswert auch von der Verpflegungspauschale abziehen, die dem Arbeitnehmer anlässlich einer Geschäftsreise zusteht. In dieser Situation bezahlt der Arbeitnehmer sein Essen selbst, sodass er den Wert der Mahlzeit nicht als Arbeitslohn versteuern muss.

[1] § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG.