Arbeitsessen mit Arbeitnehmern

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• berufliche Veranlassung
• Verzehr im Betrieb
• geschäftliche Bewirtung
• Sachbezugswerte

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Aufmerksamkeiten	4653	6643		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	4140	6130		Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung

So kontieren Sie richtig!

Bei Speisen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob er diese Speisen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder es sich um eine übliche Beköstigung (ohne besonderen Anlass) handelt.

Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, sind Aufmerksamkeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören. Diese Kosten bucht der Unternehmer auf das Konto "Aufmerksamkeiten" 4653 (SKR 03) bzw. 6643 (SKR 04).

Buchungssatz:

Aufmerksamkeiten

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Buchung der abziehbaren Kosten einer betrieblichen Besprechung des Unternehmers mit Arbeitnehmern

Anlässlich einer Besprechung über die Weiterentwicklung des Außendienstes bestellt Unternehmer Huber für sich und seine Arbeitnehmer 5 Essen bei einem Pizzaservice. Die Kosten betragen insgesamt 85,60 EUR, die er bar zahlt. Die Kosten liegen eindeutig unter 60 EUR pro Person, sodass er bei seinen Arbeitnehmern keinen geldwerten Vorteil zu erfassen braucht. Er bucht den Betrag wie folgt:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4653/6643	Aufmerksamkeiten	80,00
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	5,60	1000/1600	Kasse	85,60

3 Wie der Arbeitgeber Einladungen von Arbeitnehmern richtig beurteilt

3.1 Veranlassung des Arbeitsessens ist entscheidend

Bei Speisen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob

• es sich um Aufmerksamkeiten handelt,
• er diese Speisen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder
• es sich um eine übliche Beköstigung ohne besonderen Anlass handelt.

Bei Sachleistungen, die üblicherweise untereinander ausgetauscht werden und nicht zu einer wesentlichen Bereicherung des Arbeitnehmers führen, handelt es sich um Aufmerksamkeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören^[1] und auch nicht der Umsatzsteuer unterliegen.^[2]

Zu den Aufmerksamkeiten gehören

• Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt,
• Sachzuwendungen bis zu 60 EUR (brutto) je Anlass an den Arbeitnehmer (also auch mehrfach), die der Arbeitgeber ihm bzw. seinen Angehörigen aus persönlichem Anlass überreicht, z. B. zum Geburtstag, zur Hochzeit, bei einem Firmenjubiläum. Zu den üblichen Sachgeschenken gehören z. B. Genussmittel, Blumen, Bücher, CDs usw.

Hinweis

Freigrenze beachten: Bei Überschreiten volle Steuerpflicht

Der Betrag von 60 EUR ist eine Freigrenze. Wird diese auch nur um 1 Cent überschritten, ist der ganze Betrag lohnsteuerpflichtig. Sie kann aber bei jedem besonderen persönlichen Ereignis berücksichtigt werden, also auch mehrmals im Monat.

[1] R 19.6 LStR.

[2] Abschn. 1.8 Abs. 3 UStAE.

3.2 Abgrenzung bei Speisen und Getränken

Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen, gehören als bloße Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn. Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 EUR, z. B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder in seinem Haushalt lebenden Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. Geldzuwendungen gehören stets zum Arbeitslohn, auch wenn ihr Wert gering ist.

Als Aufmerksamkeiten gehören auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, nicht zum Arbeitslohn.

Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 60 EUR nicht überschreitet.

Bewirtung von Arbeitnehmern

• Zur Gewichtung des Arbeitgeberinteresses an der Überlassung von Speisen und Getränken anlässlich und während eines außergewöhn­lichen Arbeitseinsatzes.^[1]
• Ein mit einer gewissen Regelmäßigkeit stattfindendes Arbeitsessen in einer Gaststätte am Sitz des Unternehmens führt bei den teilnehmenden Arbeitnehmern zu einem Zufluss von Arbeitslohn.^[2]
• Die Verpflegung der Besatzungsmitglieder an Bord eines Flusskreuzfahrtschiffes ist dann kein Arbeitslohn, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers an einer Gemeinschaftsverpflegung wegen besonderer betrieblicher Abläufe den Vorteil der Arbeitnehmer bei weitem überwiegt.^[3]).
• Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unbelegte Backwaren...