Eine maschinelle Auswertbarkeit[1] ist bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen gegeben, die
- mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen,
- eine Volltextsuche ermöglichen,
- auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen, z. B. Bildschirmabfragen, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die Textsuche nach bestimmten Eingabekriterien.
Mathematisch-technische Auswertung bedeutet, dass alle in den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten oder Datensätzen enthaltenen Informationen dargestellt, verarbeitet sowie für andere Datenbankanwendungen und eingesetzte Prüfsoftware direkt, d. h. ohne weitere Konvertierungs- und Bearbeitungsschritte, und ohne Informationsverlust nutzbar gemacht werden können.
Mathematisch-technische Auswertungen sind beispielsweise möglich bei:
- elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen, z. B. Kassendaten, Daten aus Warenwirtschaftssystemen, Inventurlisten,
- Journaldaten aus Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung,
- Textdateien oder Dateien aus Tabellenkalkulationen mit strukturierten Daten in tabellarischer Form, z. B. Reisekostenabrechnung, Überstundennachweise.
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