Auftragsgrößenstruktur: Möglichkeiten der Optimierung - ... / 3.2 Arbeitsmappe "Istanalyse"

Im ersten echten Arbeitsschritt hat die GmbH die aktuelle Auftragsgrößenstruktur des zweiten Halbjahres 2002 erfasst. Dies geschah mit dem Arbeitsblatt "Istanalyse" (s. Abb. 2). Zur Durchführung ist es notwendig, allgemeine und spezifische Daten einzugeben. Zu den allgemeinen Daten gehört

• der Erfassungszeitraum (Zelle M4),
• das Datum (Zelle M6),
• die Auftragsbandbreite (Klassifizierung) sowie
• die Angabe, ob die Bandbreite in EUR, in TEUR oder Mio. EUR angegeben werden soll (Zellen F6 und G6, alle Zellen mit blauer Schrift).

Die Angabe der Bandbreite setzt voraus, dass die Spanne der eigenen Aufträge (kleinster und größter Auftrag) zumindest näherungsweise bekannt ist. Der GmbH hat hier ein Blick in das Auftragsbuch des betrachteten Zeitraums Klarheit verschafft.

Die Wahl der Bandbreite ist bei Bedarf zu jedem beliebigen Zeitpunkt veränderbar, indem man in die Zelle F6 eine andere Zahl einträgt. Durch die Eingabe der Bandbreite werden automatisch 20 Auftragsklassen erstellt. Die Klassifizierung hängt in erster Linie von der maximalen Auftragsgröße eines Betriebes ab und ist individuell zu bestimmen. Die GmbH hat eine Bandbreite von 50 EUR gewählt. Von den 20 Klassen wurden lediglich 11 benötigt. Das Unternehmen hatte also keine Aufträge, die größer als 550 EUR (Bandbreite Klasse 11) waren. Sofern dies gewünscht ist, kann auch die Bezeichnung der Klassen in Spalte 1 (Zellen B13–B32, Zellen mit roter Schrift) geändert werden. Die neuen Bezeichnungen werden automatisch in die folgenden Arbeitsblätter übernommen.

Praxis-Tipp

Gibt es in Ihrem Betrieb mehr oder weniger Auftragsklassen, können Sie im Fall einer geringeren Anzahl Klassen die Eingabe der Daten z.B. nach der zehnten Klasse abbrechen. Gibt es mehr Klassen, müssen Sie ggf. über eine andere, größere Bandbreiteneinteilung nachdenken. Eine Zusammenfassung mehrerer Klassen in eine Klasse ist ungünstig und sollte in keinem Fall umgesetzt werden, da so die Ergebnisse einer Verfälschung unterliegen und die abzuleitenden Maßnahmen unter Umständen nicht die erforderliche Wirkung erzielen können.

Nach Eingabe der allgemeinen Daten kann mit der Erfassung der Aufträge (spezifische Daten) begonnen werden. Dazu wurde in Spalte 3 (Zellen F13–F32, blaue Schrift) zunächst die Anzahl der Aufträge je Klasse eingegeben. Die GmbH hat im Betrachtungszeitraum über 12.200 Aufträge erhalten. Die Kumulation der Eingaben erfolgt automatisch um u.a. beurteilen zu können, wie viel Umsatz mit wie vielen Klassen getätigt worden ist. In Spalte 7 (Zellen J13–J32, blaue Schrift) sind die Umsatzsummen der jeweiligen Auftragsklasse hinterlegt. Auch hier berechnet das Arbeitsblatt die kumulierten Ergebnisse über alle Klassen automatisch. Zusätzlich weist Spalte 11 den durchschnittlichen Auftragswert für jede Klasse aus.

Die Bandbreite der Auftragswerte schwankt bei der GmbH zwischen gut 17 EUR und knapp 550 EUR erheblich. Der durchschnittliche Auftragswert über alle Klassen beträgt etwa 127 EUR. Im unteren Teil der Arbeitsmappe hat der Kostenrechner in der Zelle B37 (blaue Schrift) einige kommentierende Angaben vorgenommen.

Abb. 2: Arbeitsmappe "Istanalyse"

Praxis-Tipp

Grundsätzlich sollten Sie keine Probleme haben, die Summe der Auftragswerte je Klasse mithilfe Ihrer Datenverarbeitung zu ermitteln und diese Zahlen in das Excel-Tool zu übernehmen. Wenn Sie die Möglichkeit einer automatischen Berechnung nicht besitzen, müssen Sie überlegen, ob Sie die Aufträge je Auftragsklasse über einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten manuell erfassen und sukzessive in das Excel-Tool übertragen. Der Mehraufwand lohnt sich in der Regel, da der Nutzen, den Ihnen die Auftragsstrukturanalyse mittel- und langfristig bietet, überwiegt.