Im zweiten Schritt setzt vorwiegend der Kostenrechner die Berechnung der Bearbeitungskosten pro Auftrag um. Auftragsbearbeitung und Vertrieb haben hier keinen aktiven Part übernommen. Das Excel-Tool berechnet die Personalkosten als dominierenden Posten auf Basis der bereits ermittelten Bearbeitungszeiten weitgehend automatisch (s. Abb. 5). Dazu muss in Zelle V6 (blaue Schrift) lediglich der aktuelle durchschnittliche Personalkosten-Stundensatz inklusive Nebenkosten eingegeben werden. Die Personalkosten pro Auftrag werden dann automatisch berechnet und im Teil B in Zeile 15 (Zellen mit roter Schrift) ausgewiesen.
Bei dieser automatischen Kalkulation des Stundensatzes wird auf die Angaben im Teil A zurückgegriffen, in dem u.a. die Bearbeitungszeiten der Aufträge je Klasse ausgewiesen werden. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Personalkostensatz je Auftrag und Klasse direkt in die Zellen C16–V16 einzutragen, etwa wenn auf eine detaillierte Zeiterfassung verzichtet werden soll oder wenn die Kosten bereits bekannt sind.
Zusätzlich zu den Personalkosten können Sie in die Zeilen 17–22 bis zu sechs weitere Kostenpositionen je Auftrag eintragen, etwa Kosten für Büromaterial, Kommunikation oder Reisen. Bei diesen Positionen sollte es sich um variable Kostenarten handeln, da mögliche Fixkosten separat im Teil C eingegeben werden können. Zwar gehören die Personalkosten streng genommen zu den Fixkosten; sie werden von der GmbH aber wie variable Kosten behandelt, weil sie sich durch die Bearbeitungszeit verändern.
Der getrennte Ausweis von variablen und fixen Kosten erhöht sowohl die Übersichtlichkeit als auch die Transparenz. Fallen mehr als sechs variable Kostenarten an, müssen ggf. mehrere Positionen zu einer zusammengefasst werden. Um die Eingabearbeit möglichst gering zu halten, werden die Einträge für die Klasse 1 in den Zellen C17–C22 (blaue Schrift) automatisch als Vorschlagwerte für die folgenden Klassen übernommen (Zellen D17–V22, rote Schrift). Dies ist u.a. dann sinnvoll, wenn sich die Kosten pro Auftrag von Klasse zu Klasse kaum unterscheiden. In einem solchen Fall erhält der Anwender direkt einen Überblick, wie hoch die Kosten je Klasse und Auftrag ausfallen. Die Vorschlagwerte lassen sich überschreiben und anpassen. Die gleiche Vorgehensweise wird bei der Berechnung der Fix- und der Folgekosten angewandt. Aus den bisher getätigten Eingaben berechnen sich die eigentlichen Bearbeitungskosten eines Auftrags, deren Summe Teil D ausweist.
Die GmbH ist aus Vereinfachungsgründen teilweise den Weg der automatischen Übernahme gegangen. Sie hat die variablen Kosten für die erste Klasse sorgfältig berechnet und diese, wo immer möglich, für die folgenden Klassen übernommen. In einigen Fällen hat sich aber herausgestellt, dass es durchaus größere Abweichungen gibt, etwa bei Kommunikations- und EDV-Kosten. Dann hatte der Kostenrechner die entsprechenden Werte in eine Klasse eingegeben. Werden die Werte in einer Klasse überschrieben, so werden diese neuen Daten automatisch in die nachfolgenden Klassen als Vorschlagwerte übernommen, sodass auch in diesem Fall stets überprüft werden muss, ob die aktualisierten Werte auch für die nachfolgenden Klassen Bestand haben sollen.
Die Personalkosten machen meist den größten Teil an den Bearbeitungskosten aus. Dennoch sollten Sie die anderen Kosten, z.B. für Material, Kommunikation oder Datenverarbeitung, nicht vernachlässigen. Wenn Sie der Auffassung sind, dass sich in Ihrem Betrieb eine Einzelkostenberechnung nicht lohnt, können Sie die Bearbeitungskosten ggf. über Zuschläge auf die Personalkosten näherungsweise berechnen. Günstiger ist es, die Kosten einmal pro Jahr genau zu ermitteln und sie dann als Standardkosten bei der Berechnung der Bearbeitungskosten zugrunde zu legen.
Fixkosten
Im Teil C hat die GmbH zudem noch einen Wert für anteilige Fixkosten pro Auftrag berechnet. Zu den erfassten Fixkosten gehören z.B. abteilungsbezogene Mieten, Abgaben und Versicherungen. Ob die Einbeziehung dieser und anderer Fixkostenpositionen sinnvoll ist, muss jeder Betrieb individuell entscheiden. Häufig wird argumentiert, dass sich die Bearbeitungskosten lediglich aus variablen Bestandteilen zusammensetzen sollten, da diese Kosten ja unter Umständen an die Kunden weitergegeben werden sollen. Schließlich kann ein zu hoher Anteil Bearbeitungskosten auch dazu führen, dass sich unvertretbar viele Kunden vom eigenen Unternehmen abwenden und zur Konkurrenz wechseln.
Folgekosten
Vielen Betrieben ist zudem nicht bewusst, dass eine große Zahl von Kleinaufträgen so genannte Folgekosten nach sich zieht, verursacht etwa durch erhöhte Rüst- oder Stillstandszeiten. Anders als bei den Fixkosten sollten diese Positionen stets gesondert berechnet und ausgewiesen werden, um ein Bewusstsein bei allen Beteiligten aus den unterschiedlichen Betriebsbereichen dafür zu schaffen, dass die Auftragsbearbeitung auch Konsequenzen in scheinbar nur mittelbar betroffenen Bereichen haben kann. Außerdem k...