Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 5.6 Aufzeichnungen zur Kfz-Nutzung

Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht

Die private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs durch den Unternehmer kann nur dann monatlich mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises bei Erstzulassung ermittelt werden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.^{^[1]}

[1] § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG.

5.6.1 Unter 50 % betriebliche Nutzung: Keine Anwendung der 1 %-Methode

Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil zwischen 10 % bis zu 50 %, darf der private Nutzungsanteil nicht mit der 1 %-Regelung bewertet werden. Er ist vielmehr mit den anteiligen Selbstkosten zu ermitteln.^{^[1]}

Unter 10 % betrieblicher Nutzung kann das Fahrzeug nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet werden.^{^[2]} Der Aufwand für betriebliche Fahrten ist dann mit den Kosten "einzulegen".

[1] H 6.12 "Nutzungen" EStH; BMF, Schreiben v. 18.11.2009, IV C 6 – S 2177/07/10004, Rn. 31.

[2] R 4.2 Abs. 1 Satz 5 EStR.

5.6.2 Diese Fahrten zählen zur betrieblichen Nutzung

Als betriebliche Nutzung gelten alle Fahrten, die in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen.^{^[1]} Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten sind dabei der betrieblichen Nutzung zuzurechnen.

Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Arbeitgeber eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar. Grund ist, dass aus Sicht des Unternehmers das Fahrzeug insgesamt aus betrieblichen Gründen an den Arbeitnehmer überlassen wird.

Hinsichtlich der Umsatzsteuer gilt:

Bei mehr als 50 %-iger betrieblicher Nutzung ohne Fahrtenbuch (Einkommensteuer: 1 %-Methode)	Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer sind 80 % des ertragsteuerlichen Werts^{^[2]}
Bei mehr als 10 %-iger betrieblicher Nutzung und Fahrtenbuch	Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer sind die Einzelposten (Benzin, Reparatur, Abschreibung), soweit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt haben, mit dem privaten Nutzungsanteil.^{^[3]} Bitte beachten Sie: keine Umsatzsteuer fällt auf Kfz-Steuer und -Versicherung an. Die umsatzsteuerliche Abschreibung für das Fahrzeug beträgt für die ersten 5 Jahre 20 % , dann 0 %.
Bei mehr als 10 %-iger betrieblicher Nutzung ohne Fahrtenbuch und ohne 1 %-Methode	Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer sind die Einzelposten (Benzin, Reparatur, Abschreibung), soweit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt haben, mit dem geschätzten privaten Nutzungsanteil.^{^[4]} Bitte beachten Sie: keine Umsatzsteuer fällt auf Kfz-Steuer und -Versicherung an. Die umsatzsteuerliche Abschreibung für das Fahrzeug beträgt für die ersten 5 Jahre 20 % , dann 0 %

Tab. 6: Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer

[1] § 4 Abs. 4 EStG.

[2] Abschn. 15.23 Abs. 5 Satz 4 Nr. 1 Buchst. a UStAE.

[3] Abschn. 15.23 Abs. 5 Satz 4 Nr. 1 Buchst. b UStAE.

[4] Abschn. 15.23 Abs. 5 Satz 4 Nr. 2 und Nr. 3 UStAE.

5.6.3 Nachweis der betrieblichen Nutzung: Fahrtenbuch oder andere zulässige Aufzeichnungen

Für den Nachweis bzw. die Glaubhaftmachung des betrieblichen Nutzungsumfangs sind mehrere Arten denkbar und möglich:

Klassisches Fahrtenbuch

Diese Eintragungen müssen im Fahrtenbuch gemacht werden:
Kfz-Nutzer (Arbeitnehmer / Unternehmer)
grundsätzlich handschriftliche Aufzeichnungen
Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
Reiseziel, Reiserouten, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner (bei Privatfahrten nur km-Angabe u. Vermerk)
Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte / Betriebsstätte (km-Angabe und Vermerk)
elektronisches Fahrtenbuch: nachträgliche Änderungen ohne Dokumentation müssen ausgeschlossen sein (dies erfüllt z.B, eine Excel-Tabelle nicht)^{^[1]}

Tab. 7: Aufzeichnungen im Fahrtenbuch

Achtung

Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

Soll ein elektronisches Fahrtenbuch steuerlich anerkannt werden, müssen nachträgliche Änderungen ohne Dokumentation ausgeschlossen sein. Aufzeichnungen in Form einer Tabellenkalkulation (Excel, Open Office etc.) erfüllen diese Anforderungen nicht!

Andere zulässige Aufzeichnungen^{^[2]}

Diese Aufzeichnungen sind auch zum Belegen des Umfangs der betrieblichen Nutzung zulässig:

Eintragungen in Terminkalendern (mit den o. g. Angaben)
Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern
Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunterlagen
Sind o. g. Unterlagen nicht vorhanden, kann die betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen glaubhaft gemacht werden: > Kilometerstand zu Beginn des Aufzeichnungszeitraums > Fahrtzweck und zurückgelegte Strecke pro Fahrt > Kilometerstand zum Ende des Aufzeichnungszeitraums	als repräsentativer zusammenhängender Zeitraum sind i. d. R. 3 Monate ausreichend

Tab. 8: Andere zulässige Aufzeichnungen

Keine Aufzeichnungen sind erforderlich, wenn sich bereits aus der Tätigkeit des Steuerpflichtigen die über 50 %-ige betriebliche Nutzung ergibt (z. B. bei Taxiunternehmern, Handelsvertretern, Handwerkern der Bau- und Baunebengewerbe, Landtierärzten).^{^[3]} Hält ein Steuerpflichtiger mehrere Kraftfahrzeuge im Betriebsvermögen, gilt diese Vermutung nur für das Kraftfahrzeug mit der höchsten Jahreskilometerleistung.^{^[4]} Für die weiteren Kraftfahrzeuge gelten die allgemeinen Grundsätze.