Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 6.3 Nicht bzw. beschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Gesondert zu buchen

Folgende Ausgaben erkennt das Finanzamt in jedem Fall nur als abziehbare Betriebsausgaben an, wenn diese auf gesonderten Konten gebucht bzw. gesondert aufgezeichnet worden sind:^[1]

Ausgabeart	Aufzeichnung	Art der Aufzeichnung
Geschenke (Anschaffungs- / Herstellungskosten bis zu 35 EUR)[2]	Empfängernachweis (Name, Firma, Datum)[3]	für jede Gruppe ein gesondertes Konto, eine Spalte bzw. Liste oder ein Konto, eine Spalte, Liste, wenn Gruppenart ersichtlich
Bewirtungskosten (zu 70 %)[4]	Ort, Tag, Personen, Bewirtungsanlass; Rechnungen beifügen	für jede Gruppe ein gesondertes Konto, eine Spalte bzw. Liste oder ein Konto, eine Spalte, Liste, wenn Gruppenart ersichtlich
Aufwendungen für Gästehäuser zur Bewirtung und Beherbergung von Geschäftsfreunden an einem Ort außerhalb des Orts eines Betriebs des Unternehmers[5]	von abziehbaren Kosten sonstiger Gästehäuser (an Betriebssitzen) trennen	für jede Gruppe ein gesondertes Konto, eine Spalte bzw. Liste oder ein Konto, eine Spalte, Liste, wenn Gruppenart ersichtlich
Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segeljachten oder Motorjachten etc. und für damit zusammenhängende Bewirtungen[6]		für jede Gruppe ein gesondertes Konto, eine Spalte bzw. Liste oder ein Konto, eine Spalte, Liste, wenn Gruppenart ersichtlich
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (unbeschränkt nur abzugsfähig, wenn Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung) (laufende Kosten und Kosten der Ausstattung)[7]	Kostenaufstellung und Aufzeichnungen über Nutzungszeit	für jede Gruppe ein gesondertes Konto, eine Spalte bzw. Liste oder ein Konto, eine Spalte, Liste, wenn Gruppenart ersichtlich
Sonstige unangemessene Aufwendungen, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren[8]

Tab. 13: Aufzeichnungspflichten bei Betriebsausgaben

Als Geschenk gelten Zuwendungen, die betrieblich oder fast ausschließlich betrieblich veranlasst sind. Dabei ist es unerheblich, ob ein Gegenstand mit oder ohne Werbeaufdruck zugewendet wird.^[9]

Kein Geschenk liegt vor, wenn es sich um einen (Streu-) Werbeartikel (Gegenstand mit Name / Firmenbezeichnung oder sonstigem Werbehinweis) handelt, der nicht individualisiert und / oder an einen bestimmten Empfängerkreis verteilt wird.^[10]

[1] § 4 Abs. 7 EStG; R 4.11 EStR und H 4.11 EStH.

[2] § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG.

[3] Erleichterungen s. Text unterhalb der Tabelle.

[4] § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.

[5] § 4 Abs. 5 Nr. 3 EStG

[6] § 4 Abs. 5 Nr. 4 EStG.

[7] § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG; BMF, Schreiben v. 6.10.2017, IV C 6 – S 2145/07/10002 :019.

[8] § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG.

[9] FG Baden-Württemberg, Urteil v. 12.4.2016, 6 K 2005/11.

[10] OFD Frankfurt am Main, Verfügung v. 27.2.2019, S 2145 A – 005 St 210.

6.3.1 Geschenke

Bei Geschenken von geringem Wert (z. B. Kugelschreiber, Taschenkalender) ist kein Empfängernachweis erforderlich.^[1]

[1] R 4.11 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStR.

6.3.2 Bewirtungsaufwand

Die Aufwendungen sind auf einem "Eigenbeleg" zu erfassen. Dieser Eigenbeleg muss vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, muss deren Rechnung beigefügt werden. Die Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Mindestangaben enthalten:

1. Namen und Anschrift der Gaststätte und des Steuerpflichtigen / Rechnungsempfängers (ggf. handschriftlich),

2. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Gaststätte,

3. Ausstellungsdatum,

4. Rechnungsnummer,

5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der einzelnen gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung. Die Angabe "Speisen und Getränke" oder die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind zulässig.

6. Bewirtungszeitpunkt,

7. nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt

8. Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag

Bei Rechnungsbeträgen bis 250 EUR kann auf die kursiv gedruckten Angaben verzichtet werden.^[1] Entgelt und Steuerbetrag können dann auch in einer Summe ausgewiesen werden.

Verwendet die Gaststätte ein elektronisches Kassensystem muss der Bewirtungsbeleg von diesem elektronisch ausgestellt werden (= von Kasse gedruckter Beleg). Eine handschriftliche Rechnung berechtigt nicht zum Betriebsausgabenabzug. Seit 1.1.2023 müssen die Rechnungen den TSE-Vorschriften (zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem = TSE) genügen. Wird die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt unbar bezahlt, müssen die erforderlichen Angaben in einer schriftlichen Rechnung aufgeführt werden. Werden Verzehrgutscheine ausgegeben, ist deren Vorlage in der Abrechnung zum Betriebsausgabenabzug ausreichend.

Diese Anforderungen gelten auch für Bewirtungen im Ausland. Sofern keine elektronische Rechnung zu erhalten war und der Steuerpflichtige dies glaubhaft macht, kann der Betriebsausgabenabzug gewährt werden.

Eine Abrechnung kann auch voll digital durchgeführt werden. Dabei sind die im BMF-Schreiben vom 30.6.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003 :00...