Aufzeichnungspflichten im Privatbereich / 4 Aufzeichnungspflichten für Dienstwagen, Fahrtenbuch

4.1 Regelfall der privaten Nutzung eines betrieblichen Kfz

Steht dem Arbeitnehmer ein betriebliches Kfz zur privaten Nutzung zur Verfügung, gilt steuerlich Folgendes:

• Die private Nutzung ist grds. mit monatlich 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Kfz bei Erstzulassung anzusetzen.^[1]
• Wird das Kfz auch zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt, werden zusätzlich monatlich 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises des Kfz bei Erstzulassung für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zugerechnet.^[2]
• Wird das Kfz für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung genutzt, gelten für jeden Kilometer der Entfernung zwischen dem Beschäftigungsort und dem Ort des eigenen Hausstands 0,002 % des inländischen Bruttolistenpreises bei Erstzulassung für jede Fahrt, für die der Werbungskostenabzug ausgeschlossen ist,^[3] als geldwerter Vorteil.^[4]

Sollen diese Pauschalregelungen nicht angewendet werden, muss permanent vom Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch geführt werden und die Kosten für den Pkw im Einzelnen mit Belegen (durch den Arbeitgeber) nachgewiesen werden.^[5] Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden; lose handschriftlich geführte Aufzeichnungen können nicht durch nachträgliche Aufzeichnungen ergänzt werden.^[6] Dienstliche und private Fahrten müssen gesondert und laufend im Fahrtenbuch aufgezeichnet werden.

Fahrten	Notwendige Aufzeichnungen[7]
Dienstfahrten	Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit Genaues Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
Privatfahrten	Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer
Fahrten zur Tätigkeitsstätte	kurzer Vermerk

Tab. 3: Pflichtangaben im Fahrtenbuch

Die Aufzeichnungen müssen lückenlos geführt werden. Eine Beschränkung auf einen repräsentativen Zeitraum ist nicht zulässig, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.^[8]

[1] § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG.

[2] § 8 Abs. 2 Satz 3 EStG.

[3] § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 5 EStG.

[4] § 8 Abs. 2 Satz 5 EStG.

[5] § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG.

[6] BFH, Urteil v. 6.8.2013, VIII R 33/11 (nv).

[7] R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 und Satz 4 LStR.

[8] R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 5 LStR.

4.2 Geringe Kfz-Nutzung

In den Zeiten des Homeoffice steht ggf. oft ein Betriebs-Kfz zur Verfügung, wird aber nicht genutzt. Hier kann es zu "Ungleichgewichten" kommen.

Grundsätzlich ist die Ermittlung des Zuschlags kalendermonatlich mit 0,03 % des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vorzunehmen (s. o. Regelfall).

Wird das Kfz für maximal 180 Tage genutzt, kann der Zuschlag für die Nutzung des Fahrzeugs für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte täglich mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer berechnet werden.^[1]

Der Arbeitnehmer muss dazu – fahrzeugbezogen – schriftlich aufzeichnen, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er das betriebliche Kfz tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat; die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus.^[2] Am Ende des Monats sind die Aufzeichnungen dem Arbeitgeber zu übergeben.^[3] Dieser nimmt sie zu den Lohnunterlagen.^[4] Weitere Angaben, z. B. wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur ersten Tätigkeitsstätte gelangt ist, sind nicht erforderlich.^[5]

[1] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, Rn. 13.

[2] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, Rn. 13.

[3] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, Rn. 13.

[4] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, Rn. 13.

[5] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, Rn. 13.