Auslandsreisekosten / 2.1 Zeitlich gestaffelte Auslandstagegelder

Die Länderübersicht macht deutlich, dass zeitlich gestaffelte Auslandstagegelder zu beachten sind. Die Zweistufigkeit der Verpflegungspauschbeträge gilt auch hinsichtlich der Auslandstagegelder. Die Auslandsreisekosten für Verpflegung berechnen sich mit von 120 % und 80 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz.^[1] Die Höhe der steuerlichen Verpflegungssätze bestimmt sich ausschließlich nach der Abwesenheit am einzelnen Reisetag. In Anlehnung an die für die Inlandsreisekosten maßgebenden Abwesenheitszeiten gelten zeitlich gestaffelte Auslandstagegelder.

In Bezug auf die erforderliche Abwesenheitsdauer gelten dieselben Regelungen wie für Inlandsreisen. Ebenso sind für An- und Abreisetage 80 % der für das jeweilige Land maßgebenden Auslandstagegelds anzusetzen, ohne dass es hierfür einer zeitlichen Mindestabwesenheitsdauer an diesen Tagen bedarf. Eine zeitliche Prüfung, wie lange der Arbeitnehmer unterwegs ist, ist auch für ausländische An- und Abreisetage nicht erforderlich. Wie bei Inlandsreisen ist für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, sowohl für den An- als auch für den Abreisetag unabhängig von der zeitlichen Abwesenheit am einzelnen Reisetag die Verpflegungspauschale für mehr als 8-stündige Abwesenheit maßgebend.

Der volle Pauschbetrag kommt nur bei einer Abwesenheit von 24 Stunden in Betracht, bei einer Reisedauer von mehr als 8 Stunden sind ²/3 des vollen Auslandstagegelds anzusetzen (Spalten 1 bis 3 der Länderübersicht). Für Auslandsreisetage mit einer Abwesenheitsdauer von bis zu 8 Stunden, ist der Ansatz von Verpflegungskosten ausgeschlossen.

Abwesenheitsdauer pro Reisetag	Auslandstagegeld in %
Mindestens 24 Stunden	120
Mehr als 8 Stunden	80
An- und Abreisetage (ohne zeitliche Grenze)	80
Bis zu 8 Stunden	0

Für die Abwesenheitsdauer ist auf den einzelnen Kalendertag abzustellen. Die bisherige Sonderregelung für berufliche Auswärtstätigkeiten, die sich ohne Übernachtung auf 2 Kalendertage verteilt, wird beibehalten und gesetzlich festgeschrieben.^[2] Danach bestimmt sich die zutreffende Verpflegungspauschale nicht nach dem einzelnen Kalendertag, sondern durch Zusammenrechnen der beiden Tage nach der gesamten Abwesenheit. Nach dem Gesetz ist in diesem Fall die gesamte Abwesenheitsdauer zusammenzurechnen und als 1-tägige Reise zu behandeln. Beträgt die Gesamtabwesenheitsdauer mehr als 8 Stunden, wird die Verpflegungspauschale von 80 % des jeweiligen Auslandstagegelds für den Kalendertag gewährt, auf den die überwiegende Abwesenheitszeit entfällt. Die sog. Mitternachtsregelung ist nicht mehr an bestimmte An- und Abreisezeiten geknüpft, der Reisebeginn muss nicht nach 16:00 Uhr und das Reiseende nicht vor 8:00 Uhr liegen.

Praxis-Beispiel

Maßgebende Abwesenheitsdauer bei Nachtarbeit

Ein Speditionsfahrer fährt am 24.7.2024 um 17.00 Uhr mit dem Lkw von Freiburg in die Schweiz und beendet seine tägliche Fahrtour am anderen Morgen um 5.00 Uhr in der Firma.

Die gesamte Abwesenheitszeit gilt als 1-tägige Fahrtätigkeit mit einer Dauer von 12 Stunden. Der Fahrer kann das für die Schweiz zulässige Tagegeld von 43 EUR steuerfrei erhalten oder stattdessen diesen ausländischen Verpflegungspauschbetrag in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Würde in solchen Fällen auf die Abwesenheitsdauer pro Tag abgestellt, wäre an keinem Tag die zu beachtende Mindestgrenze von 8 Stunden erreicht.

Sowohl bei 1-tägigen als auch bei mehrtägigen Reisen bestimmt sich das Auslandstagegeld ausschließlich nach der jeweiligen Abwesenheit am einzelnen Kalendertag.

Praxis-Beispiel

Abwesenheitsdauer bei mehrtägigen Reisen

Eine in Karlsruhe beschäftigte und wohnhafte Arbeitnehmerin reist am 15.8.2024 um 10.00 Uhr zu einer 2-tägigen Besprechung mit dem Pkw nach Lyon. Die Auslandsdienstreise endet am darauffolgenden Tag um 13.00 Uhr in der Firma.

Die Arbeitnehmerin kann die für Frankreich vorgesehenen zeitlich gestaffelten Verpflegungspauschalen von 36 EUR für den 1. Tag (Anreisetag) und 36 EUR für den 2. Tag (Abreisetag) in Anspruch nehmen, da es auf die zeitliche Abwesenheitsdauer bei An- und Abreisetagen nicht ankommt. Dieselben Auslandstagegelder wären bei entsprechender Abwesenheitsdauer auch für 1-tägige Auslandsreisen nach Frankreich maßgebend.

[1] § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG.

[2] § 9 Abs. 4a Nr. 3 EStG.