Berichtigung von Rechnungen: Rückwirkung oder nicht? / 2.3 Durchführung der Rechnungsberichtigung

Die Rechtsgrundlage für die Rechnungsberichtigung ist § 14 Abs. 6 Nr. 5 UStG i. V. m. § 31 Abs. 5 UStDV. Fehlen bereits die Mindestangaben, lag bereits initial keine Rechnung vor und die "Berichtigung" ist als Ausstellung einer ganz neuen Rechnung anzusehen.

Formell gesehen muss die Berichtigung einer Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch auf die zu berichtigende Rechnung Bezug nimmt. Der einfachste Weg dies zu erreichen, ist die Angabe der Rechnungsnummer und des Datums der zu berichtigenden Rechnung. Das Berichtigungsdokument braucht dagegen keine eigene Rechnungsnummer, muss allerdings die formalen Anforderungen der §§ 14; 14a UStG erfüllen.^[1]

Die Berichtigung einer Rechnung kann auch durch die Stornierung und Neuausstellung der Rechnung erfolgen.^[2] Dieser Vorgang wirkt grds. wie eine Berichtigung und nicht wie eine Aufhebung der alten Rechnung und die Ausstellung einer ganz neuen Rechnung, was für die Rückwirkung der Rechnungskorrektur und die damit verbundenen Konsequenzen von Bedeutung ist.

Praxis-Tipp

Form der Berichtigung

Für die Berichtigung reicht die einfache Schriftform auch dann aus, wenn die ursprüngliche Abrechnung in einem notariell beurkundeten Kaufvertrag erfolgt ist.^[3]

Es bleibt zu beachten, dass die Berichtigung der Rechnung stets durch den Aussteller der Rechnung bzw. ggf. durch den beauftragten Dritten zu erfolgen hat, also i. d. R. durch den leistenden Unternehmer oder ggf. den Aussteller der Gutschrift.^[4] Die Berichtigung durch den Leistungsempfänger ist dagegen unzulässig.^[5]

Wichtig

Zeitpunkt der Berichtigung

Die berichtigte Rechnung kann bis zum Schluss der letzten mündlichen Verhandlung am Finanzgericht vorgelegt werden.^[6]

Wurde bei der Rechnungsstellung ein Fehler gemacht, kann es bei sich wiederholenden Vorgängen und insbesondere bei größeren Unternehmen dazu kommen, dass eine Vielzahl an Rechnungen berichtigt werden muss. In diesem Fall kann eine sog. Sammelkorrektur vorgenommen werden, d. h. die Rechnungen müssen nicht einzeln berichtigt werden, sondern können im gleichen Dokument berichtigt werden. Dabei muss jede einzelne zu berichtigende Rechnung benannt werden und die einzelnen Korrekturen müssen klar zuzuordnen sein.

Praxis-Beispiel

Sammelkorrektur

Das Unternehmen U nahm im Februar 2023 seinen Geschäftsbetrieb auf. Eine Steuernummer lag aber erst ab März vor. U hatte im Februar bereits Ausgangsumsätze mit Geschäftspartner G, über die U insgesamt 18 Einzelrechnungen ohne Steuernummer ausstellte, die ansonsten vollständig und richtig waren.

Bei allen Rechnungen fehlt die Steuernummer und damit eine Pflichtangabe in der Rechnung. Da die Steuernummer nicht zu den Mindestangaben gehört, besteht aber die Möglichkeit von Rechnungsberichtigungen mit Rückwirkung.

Da es sich in diesem Fall um mehrere Rechnungen handelt, die alle an den gleichen Geschäftspartner adressiert sind, bietet sich eine Sammelkorrektur an.

Die Korrektur kann schriftlich durch einen einfachen Brief erfolgen. In dem Korrekturschreiben müssen alle betroffenen Rechnungen so konkret angegeben werden, dass sie eindeutig zugeordnet werden können, am besten mit Datum und Rechnungsnummer. Da alle Rechnungen an dem gleichen Fehler leiden, kann die Korrektur einfach erfolgen, in dem auf alle Rechnungen Bezug genommen wird, der ursprüngliche Fehler genannt und korrigiert wird.

[1] Abschn. 14.11 Abs. 1 Satz 3–6 UStAE.

[2] BFH, Urteil v. 22.1.2020, XI R 10/17, BStBl 2020 II S. 601; so auch BMF, Schreiben v. 18.9.2020, BStBl 2020 I S. 976, Rn. 14.

[3] BFH, Urteil v. 11.10.2007, V R 27/05, BStBl 2008 II S. 438; Abschn. 14.11 Abs. 1 Satz 7 UStAE.

[4] Abschn. 14.11 Abs. 2 Satz 1–2 UStAE.

[5] Widmann, in Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG, § 14 UStG Rn. 152.

[6] BMF, Schreiben v. 18.9.2020, BStBl 2020 I S. 976, Rn. 14.