Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 3.2 Beispiel 2: Produktionsbericht

Einen Produktionsbericht nutzen in erster Linie Führungskräfte der zweiten Ebene, etwa Produktionsleiter, Schichtleiter oder Gruppenleiter. Daher sind in ihm oft mehr Informationen bzw. Themenfelder aufgeführt als in einen Bericht für die erste Leitungsebene. Häufig umfassen diese Berichte mindestens zwei Seiten. Dies ist im Beispiel (s. Abb. 2) angedeutet (Hinweis in der letzten Zeile auf weitere Kennziffern auf der Seite 2). Dennoch ist es wichtig, dass man sich auch hier zunächst auf die wichtigsten 5-8 Größen konzentriert und diese auf der ersten Seite darstellt.

Im Beispiel sind dies neben guter und schlechter Produktion (Ausschuss) vor allen Dingen Auslastung, geleistete Arbeitszeiten und Produktivität. Um den Verantwortlichen stets die finanziellen Auswirkungen von Ausschussmengen vor Augen zu führen, ist dargestellt, wie hoch die entgangenen Umsätze in Form von Ausschuss zu Marktpreisen sind.

Struktur, Layout und Art der Darstellung (z. B. selektiv, kumulativ, Jahresplan, Prognose) entsprechen dem zuvor dargestellten Bericht für die Geschäftsleitung. So können sich auch Führungskräfte der ersten Ebene oder Leiter aus anderen Bereichen sofort zurechtfinden und die wesentlichen Inhalte schnell erfassen.

Abb. 4: Beispiel für einen Produktionsbericht

Visuelle Hervorhebung

Vor allem bei Massen- oder Serienfertigung empfiehlt es sich, bei einem Produktionsbericht einige Aspekte visuell hervorzuheben. Besonders geeignet ist hier natürlich die Darstellung von Produktionszahlen und Ausschuss. Bei hohen Ausschussmengen und einer Vielzahl möglicher Ursachen sollte man überlegen, auch die Ausschussmengen grafisch aufzugliedern. Dies kann in dreifacher Weise geschehen, wie das Beispiel in der nachstehenden Abbildung 2 zeigt: Zunächst sind die Ausschussmengen pro Monat im Plan und im Ist in Stück dargestellt. Ab September wurden die Istwerte durch Prognosen ersetzt, sodass ein entsprechender Jahreswert errechnet werden kann (s. auch vorherige Abbildung). Anschließend ist dargestellt, welche finanziellen Konsequenzen die relativ hohen Ausschusszahlen haben. Bewertet mit den möglichen Verkaufszahlen ergibt sich ein monatlicher Wert von im Schnitt immerhin fast 2.000 EUR. Bei einem prognostizierten Umsatz von rund 367 TEUR entspricht dies immerhin einer Ausfallquote von rund 6,5 %.

Die Jahres-Ausschussmengen (Istwerte inkl. Prognosezahlen) schließlich werden mit Hilfe einer Tortengrafik analysiert. Es ist deutlich zu erkennen, dass vor allem Rezeptur-, Maschinen- und Materialfehler dazu beitragen, dass die Ausschussmenge ein unvertretbar hohes Volumen angenommen hat. Hier sollte also zuerst versucht werden, Steuerungsmaßnahmen an- und umzusetzen. Wie zuvor gibt es auch bei dieser Grafik keine weiteren verbalen Erläuterungen, da die Bilder für sich sprechen. Erläuterungen finden sich im vorangestellten Produktionsbericht. Offene Fragen und mögliche Maßnahmen sollten zudem entweder in persönlichen Gesprächen mit den Leitern oder bei den Monatspräsentationen besprochen werden.

Abb. 5: Grafische Ergänzung zum Produktionsbericht