Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 3.3 Beispiel 3: Vertriebsbericht

Von zentraler Bedeutung für die meisten Unternehmen ist neben den reinen Finanzzahlen die Entwicklung im Vertrieb. Schließlich kann ein Unternehmen nur existieren, wenn es in ausreichendem Umfang Produkte oder Dienstleistungen verkauft. Daher stehen in Vertriebsberichten fast immer Verkaufsmengen und Umsätze im Fokus. Häufig "vergessen" die Verantwortlichen aber, dass es nicht der Umsatz ist, der die Gewinnerzielung verantwortet, sondern die Gewinnmarge.

Entwicklung der Deckungsbeiträge

Im Beispielbericht wird daher auf die Entwicklung der Deckungsbeiträge je Produkt eingegangen. Außerdem interessiert die Abteilungsleitung, wie hoch der Anteil Kunden mit hohen und weniger hohen Deckungsbeiträgen ist. Im abgebildeten Vertriebsbericht werden die Zahlen je Quartal und im laufenden Quartal je Monat dargestellt. So können die Verantwortlichen im Vertrieb sofort erkennen, in welchem Zeitraum des Jahres es welche Entwicklung gab. Auf Wunsch können dann auch die Monate in den anderen Quartalen "aufgeblendet" werden.

Im unteren Teil gibt es zu den vorher zahlenmäßig dargestellten Sachverhalten eine strukturierte verbale Ergänzung. Es wird in jedem Fall auf (Abweichungs-)Ursachen und mögliche Steuerungsmaßnahmen sowie die möglichen Auswirkungen (Ausblick) eingegangen. Da der Vertriebsleiter noch an weiteren Informationen interessiert ist, werden vom Kostenrechner zwei zusätzliche Seiten mit weiterführenden Informationen, z. B. Umsatzanteil neue Produkte, Entwicklung der Kundenzahl etc. angeboten. Zu erkennen ist dies an den Seitenangaben (Seite 1 von 3) oben links im Bericht. Die nächsten Seiten werden aus Platzgründen nicht dargestellt.

Abb. 6: Beispiel für einen Vertriebsbericht

Zusatzinformationen

Den vorliegenden Vertriebsbericht werten grafische Zusatzinformationen auf. Im Fokus stehen drei Themen:

• die Entwicklung der Vertriebskanäle,
• die Entwicklung der Anteile der Produktneuentwicklungen an Umsatz und Deckungsbeiträgen sowie
• die Entwicklung der Kundenstruktur (Anteil und Alter Männer und Frauen sowie Auftragswert je Gruppe).

Auf weitere grafische Elemente wurde aus Gründen der Übersichtlichkeit verzichtet. Am rechten Rand der Grafik finden sich zudem einige Buttons, die zu weiteren Darstellungen und Kennzahlen führen. Von hier aus ist es auch möglich, Informationen aus anderen Bereichen und Abteilungen zu erhalten.

Abb. 7: Grafische Ergänzung des Vertriebsberichts