Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB ... / 2 Gegenstand der Aufbewahrungspflicht (Abs. 1 und 2)

2.1 Unterlagen mit einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren

Rz. 10

Zu den aufbewahrungspflichtigen Handelsbüchern gehören auch Nebenbücher wie Kassenbücher und Lagerbücher, Wechsel- und Scheckkopierbücher, Unterlagen der Lohnbuchführung, Belege einer Offene-Posten-Buchhaltung und die Betriebsabrechnung (zum Begriff der Handelsbücher vgl. auch § 238 Rz 43).^[1] MU müssen ergänzend die für die Konzernrechnungslegung erforderlichen Unterlagen aufbewahren.

Rz. 11

Zu den Inventurunterlagen gehören insb. Aufnahmelisten und Verzeichnisse (z. B. Anlagenverzeichnis, Saldenlisten für Debitoren und Kreditoren).

Rz. 12

Eröffnungsbilanzen sind nur zu Beginn des Handelsgewerbes bzw. zu Beginn der Buchführungspflicht aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht gilt damit nicht für die Eröffnungsbilanz des jeweiligen Gj (gleich Schlussbilanz des abgelaufenen Gj).

Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB und Lageberichte sind in der gesetzlich vorgeschriebenen Form, d. h. vom Kfm. nach § 245 HGB unterzeichnet (und bei prüfungspflichtigen Unt mit dem Bestätigungsvermerk versehen), aufzubewahren.

Für Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte gelten die vorgenannten Ausführungen entsprechend.

Rz. 13

Zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen sind in § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB separat genannt. Dazu zählen etwa Kontenpläne, Verfahrensdokumentationen oder Unterlagen zum Risikofrüherkennungssystem.^[2] Auch zur Ableitung des Konzernabschlusses erforderliche Aufzeichnungen (z. B. Fortentwicklungen von Firmenwerten, stillen Reserven und Lasten) dürften unter diese Vorschrift zu fassen sein.

Rz. 14

Buchungsbelege sind alle Nachweise, die die einzelnen Geschäftsvorfälle widerspiegeln. Unter den Buchungsbelegen sind sowohl Eigen- als auch Fremdbelege zu verstehen.

[1] Vgl. Störk/Lewe, in Beck Bil-Komm., 13. Aufl. 2022, § 257 HGB Rz 10; ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 257 HGB Rz 16 f.

[2] Vgl. IDW RS FAIT 1.52 ff.

2.2 Unterlagen mit einer Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren

Rz. 15

Handelsbriefe sind Schriftstücke, die die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung eines Handelsgeschäfts betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB). Die Aufbewahrungspflicht empfangener Handelsbriefe richtet sich nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB, die der abgesandten Handelsbriefe (Kopien) nach § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB. Über telefonische rechtsgeschäftliche Erklärungen gefertigte Notizen sind ebenfalls aufbewahrungspflichtig.^[1] Zu den aufbewahrungspflichtigen Schriftstücken gehören auch Telefaxe oder elektronische Nachrichten.^[2]

Sofern Handelsbriefe gleichzeitig als Buchungsbelege dienen (z. B. durch Hinzufügung von Buchungsanweisungen, Kontierungsstempel), gilt für sie eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

[1] Vgl. Störk/Lewe, in Beck Bil-Komm., 13. Aufl. 2022, § 257 HGB Rz 15; ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 257 HGB Rz 34.

[2] Bzgl. der Aufbewahrungspflichten beim EDI (Electronic Data Interchange) vgl. IDW RS FAIT 2.47 ff.

2.3 Mögliche Zweifelsfragen

Rz. 16

Trotz der Fülle an Vorgaben in § 257 HGB verbleiben Zweifelsfälle. Unklar ist etwa, wie lange Prüfungsberichte des AP und Vorstands- bzw. Aufsichtsratsprotokolle aufbewahrungspflichtig sind. Stellt man auf ihre Bedeutung für das Verständnis der Geschäftsvorfälle und/oder des Jahresabschlusses ab, so ist eine Aufbewahrung von zehn Jahren nahe liegend.^[1] Auch die Aufbewahrungsfrist von Unterlagen zur Dokumentation von Bewertungseinheiten lässt sich aus dem Gesetz nicht eindeutig entnehmen. Nach der hier vertretenen Auffassung müsste – wegen der Nähe zur Buchführung – eine Frist von zehn Jahren gelten (zu den Anforderungen an die Dokumentation bei der Bildung von Bewertungseinheiten s. § 254 Rz 48).

[1] Vgl. Störk/Lewe, in Beck Bil-Komm., 13. Aufl. 2022, § 257 HGB Rz 17; ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 257 HGB Rz 43.