Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB ... / 4 Dauer der Aufbewahrung

4.1 Aufbewahrungsfristen (Abs. 4)

Rz. 27

Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn oder sechs Jahre.

Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für

• Handelsbücher,
• Inventare,
• Eröffnungsbilanzen,
• Jahresabschlüsse, Lageberichte,
• Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte,
• Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB,
• Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen,
• Buchungsbelege.

Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, also etwa für

• empfangene Handelsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe.

Rz. 28

Für die Aufbewahrung nach Steuerrecht gelten nach der AO grds. die gleichen Fristen, sofern nicht in anderen Gesetzen kürzere Fristen zugelassen sind. Allerdings läuft nach § 147 Abs. 3 AO die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Rz. 29

Die Aufbewahrungsfristen für ausgewählte wichtige Unterlagen zeigt die nachfolgende Übersicht. Eine umfangreiche Auflistung findet sich in der AWV-Schrift Nr. 09 155.^[1]

Beleg	Aufbewahrungsfrist
Abbaumeldungen (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Abfallsammelmeldungen (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Abhängigkeitsberichte	10 Jahre
Ablaufdiagramme (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse)	10 Jahre
Abrechnungsübersichten	0 Jahre
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Abschlagszahlungen	10 Jahre
Abschlussbuchungsbelege	10 Jahre
Abschlusskonten	10 Jahre
Abschlussrechnungen	10 Jahre
Abschreibungsunterlagen	10 Jahre
Abtretungserklärungen nach Erledigung	6 Jahre
Abwertungsbelege	10 Jahre
Akkordunterlagen (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Akkreditive	6 Jahre
Aktenregister, allgemeine	0 Jahre
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
An- und Abwesenheitsmeldungen (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse	6 Jahre
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung	10 Jahre
Angebote, die zum Auftrag geführt haben	6 Jahre
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben	0 Jahre
Angestelltenversicherung (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)	10 Jahre
Anlageninventare	10 Jahre
Anlagenunterhaltungskosten (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Anlagenverzeichnis	10 Jahre
Anlagevermögensbücher und -karteien	10 Jahre
Anleihebücher	10 Jahre
Anleihen	6 Jahre
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen	6 Jahre
Anträge des Steuerpflichtigen	0 Jahre
Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich	10 Jahre
Anzahlungsunterlagen	6 Jahre
Arbeitgeberdarlehen	6 Jahre
Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung	10 Jahre
Arbeitsanweisungen für Fachabteilungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse)	10 Jahre
Arbeitsaufträge	0 Jahre
Arbeitsplatzbeschreibungen	0 Jahre
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentationen	10 Jahre
Aufsichtsratsvergütung (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Auftragsbücher	6 Jahre
Auftragskostenbelege	10 Jahre
Auftragseingangs- und Bestandslisten	0 Jahre
Aufzeichnungen	10 Jahre
Ausfuhrunterlagen	6 Jahre
Außenprüfungsunterlagen	0 Jahre
Ausgangsrechnungen	10 Jahre
Aushänge	0 Jahre
Auskunftsunterlagen	0 Jahre
Ausschusslisten als Buchungsbelege	10 Jahre
Außendienstabrechnungen	10 Jahre
Außenhandelsunterlagen	6 Jahre
Auszahlungsbelege	10 Jahre
Bahnabrechnungen	10 Jahre
Bankbelege	10 Jahre
Bankbürgschaften	6 Jahre
Bareinkaufs- und -verkaufsunterlagen	10 Jahre
Bauantragskostennachweise	6 Jahre
Baubeschreibungen	6 Jahre
Baubücher (Inventurunterlagen)	10 Jahre
Baugenehmigungen	6 Jahre
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb	10 Jahre
Beförderungssteuernachweise	6 Jahre
Beherrschungsverträge (nach Vertragsende)	10 Jahre
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)	10 Jahre
Belegformate	10 Jahre
Bergschädenunterlagen als Buchungsbelege	10 Jahre
Bestandsberichtigungen	10 Jahre
Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen)	10 Jahre
Bestandsverzeichnisse	10 Jahre
Bestell- und Auftragsunterlagen	6 Jahre
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen	10 Jahre
Betriebskostenrechnungen	10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte	6 Jahre
Betriebsratsangelegenheiten	0 Jahre
Betriebsunfallunterlagen	6 Jahre
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)	10 Jahre
Bezugskostennachweise	10 Jahre
Bilanzbücher	10 Jahre
Bilanzen (Jahresbilanzen)	10 Jahre
Bilanzkonten	10 Jahre
Bilanzunterlagen	10 Jahre
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation	10 Jahre
Börsenaufträge	6 Jahre
Bruttoerlösnachweise	6 Jahre
Bruttolohnlisten	6 Jahre
Bruttolohnsammelkarten	6 Jahre
Bruttolohnstreifen	6 Jahre
Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse)	10 Jahre
Buchungsanweisungen	10 Jahre
Buchungsbelege	10 Jahre
Budget und Budgetunterlagen	0 Jahre
Bürgschaftsunterlagen	6 Jahre
Bußgeldrechtliche Ermittlungen	0 Jahre
Carnetunterlagen (Nachweis der ordnungsgemäße...