Prof. Dr. Harald Kessler, Dipl.-Oec. Dirk Veldkamp
4.1 Aufbewahrungsfristen (Abs. 4)
Rz. 27
Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn oder sechs Jahre.
Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für
- Handelsbücher,
- Inventare,
- Eröffnungsbilanzen,
- Jahresabschlüsse, Lageberichte,
- Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte,
- Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB,
- Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen,
- Buchungsbelege.
Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, also etwa für
- empfangene Handelsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe.
Rz. 28
Für die Aufbewahrung nach Steuerrecht gelten nach der AO grds. die gleichen Fristen, sofern nicht in anderen Gesetzen kürzere Fristen zugelassen sind. Allerdings läuft nach § 147 Abs. 3 AO die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Rz. 29
Als Teil des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) plant die Bundesregierung, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege i. S. v. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB von derzeit zehn auf acht Jahre zu verkürzen (vgl. § 257 Abs. 4 HGB-E). Um den Gleichlauf zwischen Handels- und Steuerrecht zu wahren, soll § 147 Abs. 3 Satz 1 AO entsprechend geändert werden. Von dieser Maßnahme erwartet die Bundesregierung eine jährliche Entlastung der Unternehmen i. H. v. 625,6 Mio. EUR infolge eingesparter Miet- und Speicherkosten. Die Verabschiedung des BEG IV stand bei Redaktionsschluss noch aus.
Rz. 30
Die gegenwärtigen Aufbewahrungsfristen für ausgewählte wichtige Unterlagen zeigt die nachfolgende Übersicht. Eine umfangreiche Auflistung findet sich in der AWV-Schrift Nr. 09 155.
| Beleg |
Aufbewahrungsfrist |
| Abbaumeldungen (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Abfallsammelmeldungen (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Abhängigkeitsberichte |
10 Jahre |
| Ablaufdiagramme (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) |
10 Jahre |
| Abrechnungsübersichten |
0 Jahre |
| Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Abschlagszahlungen |
10 Jahre |
| Abschlussbuchungsbelege |
10 Jahre |
| Abschlusskonten |
10 Jahre |
| Abschlussrechnungen |
10 Jahre |
| Abschreibungsunterlagen |
10 Jahre |
| Abtretungserklärungen nach Erledigung |
6 Jahre |
| Abwertungsbelege |
10 Jahre |
| Akkordunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Akkreditive |
6 Jahre |
| Aktenregister, allgemeine |
0 Jahre |
| Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| An- und Abwesenheitsmeldungen (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse |
6 Jahre |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung |
10 Jahre |
| Angebote, die zum Auftrag geführt haben |
6 Jahre |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben |
0 Jahre |
| Angestelltenversicherung (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) |
10 Jahre |
| Anlageninventare |
10 Jahre |
| Anlagenunterhaltungskosten (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Anlagenverzeichnis |
10 Jahre |
| Anlagevermögensbücher und -karteien |
10 Jahre |
| Anleihebücher |
10 Jahre |
| Anleihen |
6 Jahre |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen |
6 Jahre |
| Anträge des Steuerpflichtigen |
0 Jahre |
| Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich |
10 Jahre |
| Anzahlungsunterlagen |
6 Jahre |
| Arbeitgeberdarlehen |
6 Jahre |
| Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung |
10 Jahre |
| Arbeitsanweisungen für Fachabteilungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) |
10 Jahre |
| Arbeitsaufträge |
0 Jahre |
| Arbeitsplatzbeschreibungen |
0 Jahre |
| Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentationen |
10 Jahre |
| Aufsichtsratsvergütung (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Auftragsbücher |
6 Jahre |
| Auftragskostenbelege |
10 Jahre |
| Auftragseingangs- und Bestandslisten |
0 Jahre |
| Aufzeichnungen |
10 Jahre |
| Ausfuhrunterlagen |
6 Jahre |
| Außenprüfungsunterlagen |
0 Jahre |
| Ausgangsrechnungen |
10 Jahre |
| Aushänge |
0 Jahre |
| Auskunftsunterlagen |
0 Jahre |
| Ausschusslisten als Buchungsbelege |
10 Jahre |
| Außendienstabrechnungen |
10 Jahre |
| Außenhandelsunterlagen |
6 Jahre |
| Auszahlungsbelege |
10 Jahre |
| Bahnabrechnungen |
10 Jahre |
| Bankbelege |
10 Jahre |
| Bankbürgschaften |
6 Jahre |
| Bareinkaufs- und -verkaufsunterlagen |
10 Jahre |
| Bauantragskostennachweise |
6 Jahre |
| Baubeschreibungen |
6 Jahre |
| Baubücher (Inventurunterlagen) |
10 Jahre |
| Baugenehmigungen |
6 Jahre |
| Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb |
10 Jahre |
| Beförderungssteuernachweise |
6 Jahre |
| Beherrschungsverträge (nach Vertragsende) |
10 Jahre |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) |
10 Jahre |
| Belegformate |
10 Jahre |
| Bergschädenunterlagen als Buchungsbelege |
10 Jahre |
| Bestandsberichtigungen |
10 Jahre |
| Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) |
10 Jahre |
| Bestandsverzeichnisse |
10 Jahre |
| Bestell- und Auftragsunterlagen |
6 Jahre |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen |
10 Jahre |
| Betriebskostenrechnungen |
10 Jahre |
| Betriebsprüfungsberichte |
6 Jahre |
| Betriebsratsangelegenheiten |
0 Jahre |
| Betriebsunfallunterlagen |
6 Jahre |
| Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) |
10 Jahre |
| Bez... |