Beschaffungscontrolling / 3 Strategische Instrumente

Im strategischen Bereich ist im Beschaffungssektor an den Einsatz folgender Controllinginstrumente zu denken:

1. Gap-Analyse,
2. Portfolio-Technik,
3. Supply-Chain-Management-Controlling (SCM-Controlling)

Außerdem müssen die Auswirkungen von strategischen Entscheidungen im Einkauf durch das Controlling überwacht werden. Ein Beispiel ist das Supply Chain Management, das eine enge digitale Verbindung mit den Lieferanten voraussetzt. Hier entstehen hohe Kosten, die durch die versprochenen Vorteile gerechtfertigt werden müssen.

3.1 Gap-Analyse (Lückenanalyse)

Mit ihrer Hilfe wird versucht, die bestehenden, oftmals unbewusst verfolgten, strategischen Beschaffungsziele transparent zu machen. Dazu stellt man in der Regel zwei, manchmal auch mehrere Entwicklungslinien (verfügbares Material, künftig erforderliches Material . . .) graphisch gegenüber. Die Entwicklungslinien werden dabei von der Gegenwart bis zu einem noch überschaubaren Zeitpunkt in der Zukunft dargestellt. Dabei ergibt sich z.B. eine strategische Versorgungslücke dadurch, dass langfristig mehr Materialien benötigt werden als tatsächlich verfügbar sind.

3.2 Portfolio-Technik

Oftmals im Bereich des Marketing angewandt, erfährt diese Matrixtechnik zunehmend Anwendung in anderen Segmenten, so auch dem Beschaffungssektor.

Erkennungsmerkmal der Portfolio-Technik ist die Matrix. Voraussetzung ihrer Anwendung ist das Vorhandensein einer nach strategischen Geschäftseinheiten (SGE) ausgerichteten Organisation. SGEs können einzelne Produkte, Produktgruppen oder ganze Profitcenter sein.

Für den Beschaffungsbereich könnten z.B. die zu untersuchenden Dimensionen wie folgt aussehen:

Eigene Unternehmensstärke ←→ Stärke des Lieferanten

Legt man eine Vierfeldermatrix zugrunde (niedrige Unternehmensstärke, hohe Lieferantenstärke/niedrige Unternehmensstärke, niedrige Lieferantenstärke/hohe Unternehmensstärke, hohe Lieferantenstärke/hohe Unternehmensstärke, niedrige Lieferantenstärke), lassen sich jeweils verschiedene Strategien und daraus abzuleitende Gegensteuerungsmaßnahmen erarbeiten.

Beispiel

Kennzeichen:	Strategie:	Gegensteuerungsmaßnahmen:
Niedrige Unternehmensstärke, hohe Lieferantenstärke	Diversifikation	Versuchen, Einkaufspreise konstant zu halten; Abrufkäufe; Beschaffungsmengenkonzentration; Eigenfertigung; mehr Lieferanten als bisher ...

3.3 SCM-Controlling

Unter der Bezeichnung Industrie 4.0 wird derzeit die vollständige Vernetzung der Abläufe in Entwicklung und Fertigung mit der Warenwirtschaft diskutiert und endlich auch im Mittelstand umgesetzt. Der Beitrag des Beschaffungswesens dazu heißt SCM (Supply Chain Management). Schon seit Jahren wird dabei eine Verbindung hergestellt zwischen den digitalen Systemen des Einkaufs und denen der Lieferanten. Diese verlangt zunächst eine strategische Entscheidung über die enge Zusammenarbeit mit den wichtigsten Lieferanten. Die Kosten dazu sind recht genau bekannt, die Vorteile daraus sind qualitativer Art und müssen festgestellt werden. Nur so kann der Erfolg der Strategie erkannt und gefördert werden.

Dazu werden mehrere operative Kennzahlen zu einem Instrument für die Überwachung des strategischen Erfolges regelmäßig ermittelt und berichtet.

Praxis-Beispiel

Digitale Strategie und ihre Auswirkungen

Typische Kennzahlen zur Beurteilung des Erfolges der Strategie, sich mit den Lieferanten zu einer digitalen Informations- und Lieferkette zusammenzuschließen finden sich in der folgenden Tabelle:

Bewertung SCM

Kennzahl	Wert t1	Wert t2	Wert t3	Bemerkung
durchschn. Lieferzeit	25 Tage	20 Tage	18 Tage	muss dramatisch sinken nach Einführung SCM
durchschn. Bestellkosten	250 Euro	210 Euro	210 Euro	soll durch SCM sinken, Zusatzkosten des SCM berücksichtigen
durchschn. Lagerwert	7,5 Mio. Euro	7,4 Mio. Euro	6,9 Mio. Euro	muss durch SCM sinken, saisonale Schwankungen berücksichtigen
gewichteter Fehlbestand	750.000 Euro	690.000 Euro	600.000 Euro	muss durch SCM sinken, Kontrollwert ist die Relation  zum sinkendem Lagerwert

Grundlage der Berechnung sind nur die Produkte, die bei teilnehmenden Lieferanten gekauft werden.