Betriebliche Bewirtungskosten in der Entgeltabrechnung

Zusammenfassung

Überblick

Der Begriff Bewirtungskosten ist in steuerlicher Hinsicht durch 2 Themenbereiche gekennzeichnet. Für Arbeitnehmer ist die Frage von Bedeutung, in welchen Fällen die Teilnahme an einer betrieblichen Bewirtung zu einem lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil führt. Aus Sicht des Arbeitgebers ist dagegen die Ausgabenseite von Interesse. Er muss wissen, unter welchen Voraussetzungen Aufwendungen für eine betriebliche Bewirtung als Betriebsausgaben berücksichtigt werden dürfen. Für die Verpflegung von Arbeitnehmern bei Auswärtstätigkeiten sind besondere Regelungen zu beachten.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die Bewirtung durch den Arbeitgeber oder durch Dritte führt beim Arbeitnehmer zu einem geldwerten Vorteil. Die Abgrenzung von Lohn und nicht steuerbaren Bezügen orientiert sich am allgemeinen Arbeitslohnbegriff des § 2 LStDV. Die Arbeitnehmerbewirtung durch den Arbeitgeber regelt R 8.1 Abs. 8 LStR i. V. m. R 19.3 und 19.6 LStR. Die Abzugsfähigkeit von Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten hat seine Rechtsgrundlage in § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG i. V. m. § 9 Abs. 5 EStG. Ergänzende Verwaltungsanweisungen enthalten R 4.10 Abs. 5–8 LStR sowie zu den Anforderungen an (digitale) Bewirtungsbelege das BMF-Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 - S 2145/19/10003 :003, BStBl 2021 I S. 908.

Sozialversicherung: Die beitragsrechtliche Bewertung von Bewirtungskosten in der Sozialversicherung erfolgt nach § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV.

Lohnsteuer

1 Bewirtungsleistungen als Arbeitslohn

1.1 Bloße Aufmerksamkeiten sind kein Arbeitslohn

Eine Bewirtung im steuerlichen Sinne setzt voraus, dass die Gewährung von Speisen und Getränken im Vordergrund steht. Dies gilt unabhängig davon, ob Arbeitnehmer oder fremde Dritte, etwa Geschäftsfreunde, Lieferanten oder sonstige Geschäftspartner, daran teilnehmen. Werden Kaffee, Tee oder andere Erfrischungsgetränke und Gebäck anlässlich von betrieblichen Besprechungen gereicht, liegt darin keine Bewirtung, sondern eine Geste der Höflichkeit vor. Solchen Aufmerksamkeiten in geringem Umfang steht der Abzug als Betriebsausgaben nicht entgegen, obgleich sie beim Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn darstellen.^[1]

Etwas anderes gilt bereits für die Darreichung kleiner Speisen, wie z. B. belegte Brote, Brötchen oder Salate, für die sowohl bei der Abgrenzung vom Arbeitslohn als auch beim Betriebsausgabenabzug besondere Regeln gelten.

[1] BFH, Urteil v. 7.9.2011, I R 12/11, BStBl 2012 II S. 194.

1.2 Arbeitstägliche Mahlzeiten sind steuerpflichtiger Arbeitslohn

Mahlzeiten zur arbeitstäglichen Verköstigung von Arbeitnehmern in der Betriebskantine oder in Vertragsgaststätten zählen zum Arbeitslohn. Hierfür sind im Normalfall die amtlichen Sachbezugswerte anzusetzen (2024: je 4,13 EUR für Mittag- und Abendessen bzw. 2,17 EUR für Frühstück).

Dies gilt sowohl für die unmittelbare Bewirtung durch den Arbeitgeber, als auch für die besondere Arbeitgeberbewirtung im weiteren Sinne, die auf Veranlassung des Arbeitgebers durch einen Dritten erfolgt. Entscheidend ist, dass von vornherein vertragliche Beziehungen zwischen dem Arbeitgeber und der bewirtenden Einrichtung bestehen.

2 Arbeitnehmerbewirtung

2.1 Mahlzeiten im überwiegend betrieblichen Interesse

Mahlzeiten, die im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer abgegeben werden, gehören nicht zum Arbeitslohn. Hierzu rechnen:

• die Speisen und Getränke anlässlich herkömmlicher Betriebsveranstaltungen;
• Bewirtung aufgrund betrieblicher Veranlassung, z. B. aus Anlass der Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines ausscheidenden Arbeitnehmers, auch wenn an der Veranstaltung weitere Arbeitnehmer teilnehmen, ebenso Betriebsfeiern aus Anlass eines runden Arbeitnehmer-Geburtstags;
• Mahlzeiten im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, wenn also auch fremde Geschäftspartner beteiligt sind;
• Speisen und Getränke anlässlich außergewöhnlicher Arbeitseinsätze, wenn sie den Wert von 60 EUR brutto^[1] nicht überschreiten. Hierzu gehören Speisen und Getränke, die aus Gründen des Arbeitsablaufs unentgeltlich überlassen werden und sich damit als notwendige Begleiterscheinung der mit dem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz erfolgten Zielsetzung erweisen. Außergewöhnlich sind nur solche Arbeitseinsätze, die einen unvorhersehbaren oder ohne Aufschub zu erledigenden Arbeitsanfall betreffen.

Nicht begünstigt, sondern lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn sind Arbeitsessen, die im Rahmen regelmäßiger Geschäftsleitungssitzungen abgegeben werden.^[2]

[1] R 19.6 Abs. 2 LStR.

[2] BFH, Urteil v. 4.8.1994, VI R 61/92, BStBl 1995 II S. 59.

2.2 Bewirtung während einer Auswärtstätigkeit ist steuerpflichtig

Erhält ein Arbeitnehmer zur üblichen Beköstigung von seinem Arbeitgeber (im weiteren Sinne) Mahlzeiten

• anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder
• im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung

gilt das Prinzip: Kürzung der Verpflegungspauschbeträge anstelle der Vorteilsbesteuerung. Einerseits wird der Arbeitgeber dadurch entlastet, dass auf eine Besteuerung der während einer beruflichen Reisetätigkeit gewährten Mahlzeiten verzichtet wird, anderseits muss der Arbeitnehmer dafür eine Kürzung der Verpflegungspauschbeträge in Kauf nehmen.^[1] Durch diese Verfahrensweise erfolgt im Ergebnis eine ...