Mahlzeiten in der Entgeltabrechnung / 5.2 Auswärtstätigkeit

Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer zur üblichen Beköstigung von seinem Arbeitgeber (im weiteren Sinne) anlässlich oder während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erhält, oder welche die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung erfüllen, sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Seit 2014 gilt dies nur noch dann, wenn der Arbeitnehmer für diesen Reisetag keine Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen kann, z. B. weil die Abwesenheitsgrenze von 8 Stunden (eintägige Reisen) nicht erreicht wird oder die 3-Monatsfrist bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Einsatzstelle abgelaufen ist. Der Ansatz des amtlichen Sachbezugswerts (2024: 2,17 EUR für das Frühstück bzw. 4,13 EUR für Mittag- bzw. Abendessen) für die Besteuerung des geldwerten Vorteils ist zwingend, sofern es sich um eine übliche Mahlzeit handelt.^[1] Um eine übliche Bewirtung handelt es sich, wenn der Gesamtwert der vom Arbeitgeber pro Mahlzeit unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR beträgt. Die nach altem Reisekostenrecht alternativ mögliche Bewertung der üblichen Arbeitgeberbewirtung mit den tatsächlichen Kosten^[2] ist nicht mehr zulässig.

Wichtig

60-EUR-Grenze für amtlichen Sachbezugswert

Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber oder auf Veranlassung dessen von einem Dritten erhält, dürfen nur mit den günstigen amtlichen Sachbezugswerten angesetzt werden, wenn die Speisen und Getränke beim Arbeitnehmer den Betrag von 60 EUR pro Arbeitgeberbewirtung nicht überschreiten. Überschreitet die Bewirtungsleistung bei beruflichen Auswärtstätigkeiten den Betrag von 60 EUR pro Arbeitnehmer, ist von einem Belohnungsessen (unübliche Beköstigung) auszugehen, das wie bisher mit den tatsächlichen (Restaurant-)Preisen lohnsteuerpflichtig ist.

Für die Prüfung der 60-EUR-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit (einschließlich Umsatzsteuer) an, den der Dritte dem Arbeitgeber in Rechnung stellt. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60-EUR-Grenze nicht zu berücksichtigen. Während Zuzahlungen des Arbeitnehmers die steuerliche Behandlung als Belohnungsessen unbeeinflusst lassen, sind sie gleichwohl bei Erfassung des lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteils^[3] steuermindernd abzuziehen.^[4]

Der Vorteilsbesteuerung mit den amtlichen Sachbezugswerten für Arbeitgeberbewirtungen bis zu 60 EUR kommt nicht die praktische Bedeutung zu wie der für Auswärtstätigkeiten als Werbungskosten abzugsfähigen Verpflegungspauschale. Dennoch gibt es hierfür eine Pauschalierungsvorschrift mit dem Steuersatz von 25 %.^[5] Es handelt sich um eine Kann-Vorschrift. Der Entgeltabrechner kann stattdessen den lohnsteuerpflichtigen Sachbezug aus einer Arbeitgeberbewirtung während dienstlicher Reisetätigkeiten bei der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers dem individuellen Lohnsteuerabzug unterwerfen.

Praxis-Beispiel

Pauschalbesteuerung mit amtlichem Sachbezugswert

Ein in Stuttgart beschäftigter Arbeitnehmer unternimmt mit seinem Arbeitgeber eine 6-stündige Geschäftsreise nach Frankfurt. In Frankfurt lädt der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter zum Essen ein (Gesamtbetrag 70 EUR).

Ergebnis: Der Arbeitnehmer kann die Verpflegungspauschale von 14 EUR für eintägige Reisen nicht in Anspruch nehmen, da die Mindestabwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden nicht erreicht ist. Eine Kürzung der reisekostenrechtlichen Verpflegungspauschbeträge ist damit ausgeschlossen. Zum Ausgleich dafür ist das unentgeltliche Mittagessen als geldwerter Vorteil zu erfassen. Da der auf den Arbeitnehmer entfallende Anteil der Bewirtungsleistung 35 EUR beträgt (1/2 von 70 EUR) und damit innerhalb der Angemessenheitsgrenze von 60 EUR liegt, ist die Besteuerung mit dem amtlichen Sachbezugswert (2024: 4,13 EUR) durchzuführen. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit dem Pauschsteuersatz von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer sozialabgabenfrei übernehmen. Möglich ist aber auch der Lohnsteuerabzug nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen im Rahmen der Entgeltabrechnung. Die Sachleistung ist dann aber sozialversicherungsrechtliches Arbeitsentgelt.

Erhält der Arbeitnehmer anlässlich seiner Reisetätigkeit von seinem Arbeitgeber Speisen und Getränke, deren Preis pro Mahlzeit 60 EUR übersteigt, muss der geldwerte Vorteil für solche übliche Bewirtungsleistungen mit den tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Sowohl die Anwendung der amtlichen Sachbezugswerte als auch die Pauschalierungsvorschrift ist für Belohnungsessen ausgeschlossen.

Praxis-Tipp

Kein geldwerter Vorteil bei geschäftlicher Bewirtung

Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte betrifft nur die reine Arbeitnehmerbewirtung. Für geschäftliche Bewirtungen durch den Arbeitgeber, wenn also Fremde beteiligt sind, z. B. Kunden oder Geschäftspartner, ist dagegen kein Arbeitslohn zu erlassen.

Dasselbe gilt, wenn die Bewirtung ohne Mitwirkung des Arbeitgebers durch einen Dritten erfolgt.^[6] Hierzu rechnet auch die wechselseitige Bewirtung...