Bewirtet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit, gilt für Mahlzeiten bis zu einem Gesamtwert von 60 EUR grundsätzlich: Kürzung der Verpflegungspauschbeträge anstelle der Vorteilsbesteuerung. Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Die Systematik, dass die Arbeitgeberbewirtung durch den Ansatz eines geldwerten Vorteils erfasst wird und im Gegenzug die lohnsteuerlichen Verpflegungspauschbeträge vom Arbeitnehmer ungeachtet der unentgeltlichen Verpflegung ungekürzt in Anspruch genommen werden können, wird nur noch eingeschränkt in bestimmten Fällen angewendet.
Wird dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt eine übliche Mahlzeit (= Gesamtwert bis 60 EUR) von seinen Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten zur Verfügung gestellt, ist der hieraus resultierende geldwerte Vorteil durch Ansatz des amtlichen Sachbezugswerts zu erfassen, wenn eine Kürzung der Verpflegungspauschbeträge ausscheidet. Die Sachbezugsbesteuerung ist immer dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer für die berufliche Auswärtstätigkeit an diesem Tag bereits dem Grunde nach keine Verpflegungsmehraufwendungen zustehen, weil
- er die 8-Stundengrenze nicht erreicht oder
- die 3-Monatsfrist überschritten ist oder
- der Arbeitnehmer keine Reisekostenaufzeichnungen bzgl. der Abwesenheitszeiten führt.
Der Ansatz des amtlichen Sachbezugswerts (2024: 2,17 EUR für das Frühstück bzw. 4,13 EUR für Mittag- und Abendessen) für die Besteuerung des geldwerten Vorteils ist im Rahmen der 60-EUR-Grenze zwingend. Die Anwendung der 50-EUR-Freigrenze ist nicht möglich.
Obwohl der Vorteilsbesteuerung mit den amtlichen Sachbezugswerten für Arbeitgeberbewirtungen bis zu 60 EUR nicht die praktische Bedeutung zukommt wie der in diesen Fällen der Auswärtstätigkeit vorrangig zu beachtenden Kürzung der als Werbungskosten abzugsfähigen Verpflegungspauschale, hat der Gesetzgeber eigens hierfür eine Pauschalierungsvorschrift mit dem festen Steuersatz von 25 % eingeführt. Es handelt sich um eine Kann-Vorschrift. Das Lohnbüro kann stattdessen den lohnsteuerpflichtigen Sachbezug aus einer Arbeitgeberbewirtung während dienstlicher Reisetätigkeiten bei der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers dem individuellen Lohnsteuerabzug unterwerfen. Wählt der Arbeitgeber für die während der Auswärtstätigkeit gewährten Speisen und Getränke die Pauschalbesteuerung (Gesamtwert pro Mahlzeit bis 60 EUR und kein Anspruch auf Verpflegungspauschbetrag), fallen für die Sachleistung Arbeitgeberbewirtung keine Sozialversicherungsbeiträge an.
Lohnsteuer-Pauschalierung für Mahlzeit bei beruflicher Auswärtstätigkeit
Ein in Hamburg beschäftigter Arbeitnehmer unternimmt mit seinem Arbeitgeber einen 6-stündigen Messebesuch in Hannover. In Hannover lädt der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter zum Essen ein (Gesamtrechnung 70 EUR).
Der Arbeitnehmer kann die Verpflegungspauschale für eintägige Reisen nicht in Anspruch nehmen, da die Mindestabwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden nicht erreicht ist. Eine Kürzung der reisekostenrechtlichen Verpflegungspauschbeträge ist damit ausgeschlossen. Zum Ausgleich dafür ist das unentgeltliche Mittagessen als geldwerter Vorteil zu erfassen. Da der auf den Arbeitnehmer entfallende Anteil der Bewirtungsleistung 35 EUR beträgt (1/2 von 70 EUR) und damit innerhalb der Angemessenheitsgrenze der 60-EUR-Grenze liegt, ist die Vorteilsbesteuerung zwingend mit dem amtlichen Sachbezugswert (2024: 4,13 EUR) durchzuführen. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit dem Pauschsteuersatz von 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer sozialabgabenfrei übernehmen. Möglich ist aber auch der Lohnsteuerabzug nach der Steuerklasse im Rahmen der Lohnabrechnung. Die Sachleistung ist dann aber sozialversicherungsrechtliches Arbeitsentgelt.
Erhält der Arbeitnehmer anlässlich seiner Reisetätigkeit von seinem Arbeitgeber Speisen und Getränke, deren Preis pro Mahlzeit 60 EUR übersteigt, muss der geldwerte Vorteil für solche üblichen Bewirtungsleistungen mit den tatsächlichen Kosten lohnsteuerlich erfasst und nach der jeweiligen Steuerklasse versteuert werden. Sowohl die Anwendung der amtlichen Sachbezugswerte als auch die Pauschalierungsvorschrift ist für Belohnungsessen ausgeschlossen.