Betriebsausgaben nach EStG / 4.19 Gesonderte Aufzeichnungen (§ 4 Abs. 7 EStG)

4.19.1 Allgemeines

Rz. 113

Aufwendungen nach § 4 Abs. 5 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG sind getrennt und einzeln von den übrigen BA aufzuzeichnen. Die gesonderte Aufzeichnungspflicht gilt somit^[1] für Geschenke, Bewirtungsaufwendungen, Aufwendungen für Gästehäuser, für Jagd, Fischerei u. Ä., für das häusliche Arbeitszimmer sowie für unangemessene Aufwendungen der Lebensführung. Bei den übrigen Aufwendungen bedarf es keiner Aufzeichnung, da diese Aufwendungen (bis auf die Nr. 6) vollen Umfanges nicht abziehbar sind, während die genannten Aufwendungen teilweise abziehbar sind. Sinn und Zweck dieser Regelung liegen darin, der Verwaltung die Überprüfung der die Lebensführung berührenden Aufwendungen zu erleichtern.

[1] BFH, Urteil v. 22.1.1988, III R 171/82, BStBl 1988 II S. 535; Loschelder, in Schmidt, EStG, 41. Aufl. 2022, § 4 Rz. 620f.; EStR 4.11 Abs. 1, 2.

4.19.2 Art der Aufzeichnungen

Rz. 114

Die Aufwendungen sind einzeln und gesondert von den übrigen BA aufzuzeichnen, d. h. es muss für jede Gruppe von Aufwendungen ein besonderes Konto oder eine besondere Spalte geführt werden, die Aufwendungen müssen zeitnah und fortlaufend gebucht werden; bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG müssen die Aufwendungen von Anfang an getrennt von den sonstigen BA einzeln aufgezeichnet werden, eine gesonderte Belegablage genügt nicht. Ausreichend ist aber, wenn für diese Aufwendungen zusammengenommen ein Konto oder eine Spalte geführt wird. In diesem Fall muss sich aus jeder Buchung oder Aufzeichnung die Art der Aufwendung ergeben. Dies gilt auch, wenn bei einem Anlass verschiedene Aufwendungen zusammentreffen, wenn anlässlich einer Bewirtung auch Geschenke gegeben werden.^[1] Die Aufzeichnungspflichten gelten sowohl für den abziehbaren als auch für den nicht abziehbaren Teil der Betriebsausgaben, eine Trennung ist nicht erforderlich.^[2] Auf demselben Konto können auch abziehbare und nicht oder nur beschränkt abziehbare Betriebsausgaben derselben Art gebucht werden.^[3] Zeitnah bedeutet grundsätzlich 10 Tage bis maximal einen Monat nach dem Geschäftsvorfall. Eine Buchung nach Ablauf des Geschäftsjahres oder im Rahmen von Umbuchungen reicht nicht aus.^[4] Werden getrennte Konten für Aufwendungen für Bewirtungen von Personen aus geschäftlichem Anlass und für Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus sonstigem betrieblichen Anlass geführt und hat sich der Stpfl. bei der rechtlichen Würdigung der Zuordnung der jeweiligen Aufwendungen geirrt und sie versehentlich auf dem falschen Bewirtungskonto gebucht, kann die Buchung berichtigt werden.^[5]

Rz. 115

Eine Aufzeichnung auf besonderen Konten liegt nicht vor, wenn auf den Konten neben den genannten Aufwendungen auch andere, nicht genannte BA gebucht werden.^[6] Statistische Zusammenstellungen oder die geordnete Sammlung von Belegen genügen nur, wenn zusätzlich die Summe der Aufwendungen periodisch und zeitnah auf einem besonderen Konto eingetragen wird oder vergleichbare Aufzeichnungen geführt werden.^[7]

[1] EStR 4.11 Abs. 1.

[2] Frotscher/Watrin, in Frotscher/Geurts, EStG, § 4 Rz. 895, Stand 3/2022.

[3] BFH, Urteil v. 19.8.1999, IV R 20/99, BStBl 2000 II S. 203, BFH/NV 2000 S. 629.

[4] BFH, Urteil v. 26.2.1988, III R 20/85, BStBl 1988 II S. 613; BFH, Urteil v. 25.3.1988, III R 96/85, BStBl 1988 II S. 655.

[5] Zur Ergänzung des (nicht mehr erforderlichen) Bewirtungsvordruckes vgl. BFH, Urteil v. 2.10.1990, VIII R 62/86, BStBl 1991 II S. 174; vgl. auch BFH, Urteil v. 19.8.1999, BStBl 2000 II S. 203; BFH, Urteil v. 19.8.1999, IV R 29/99, BStBl 2000 II S. 203, BFH/NV 2000 S. 629.

[6] BFH, Urteil v. 10.1.1974, IV R 80/7, BStBl 1974 II S. 211; BFH, Urteil v. 19.8.1980, VIII R 208/78, BStBl 1980 II S. 745.

[7] BFH, Urteil v. 26.2.1988, III R 20/85, BStBl 1988 II S. 613.

4.19.3 Vereinfachung der Aufzeichnungspflichten und Änderungen ab VZ 1996

Rz. 116

Erleichterungen der Aufzeichnungspflichten gibt es nur noch im Rahmen der Aufwendungen für Geschenke. Der Name des Empfängers muss aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen sein. Aufwendungen für Geschenke gleicher Art können in einer Buchung zusammengefasst werden (Sammelbuchung), wenn

• die Namen der Empfänger der Geschenke aus einem Buchungsbeleg ersichtlich sind oder
• im Hinblick auf die Art des zugewendeten Gegenstandes, z. B. Taschenkalender, Kugelschreiber und dgl. und wegen des geringen Wertes des Geschenkes die Vermutung besteht, dass die Freigrenze von 35 EUR bei dem einzelnen Empfänger im Wirtschaftsjahr nicht überschritten wird; eine Angabe der Namen der Empfänger ist in diesem Fall nicht erforderlich.^[1]

[1] EStR 4.11 Abs. 2.

4.19.4 Rechtsfolgen – gesonderte Aufzeichnungen

Rz. 117

Die Aufzeichnungspflicht ist materiell-rechtliche Voraussetzung für den Abzug der Aufwendungen als BA. Ein Verstoß führt daher zur Versagung des BA-Abzuges.^[1] Das gilt auch bei Belegverlust, ein Ersatznachweis ist nicht möglich,^[2] bei nur wenigen Geschäftsvorfällen,^[3] bei Bagatellfällen^[4] sowie bei Ansatz der Pauschalen nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG.

Rz. 118

Die nicht abziehbaren Aufwendungen sind außerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzuzurechnen. Zur USt vgl. §§ 3 Abs. 1b Nr. 1 bis 3, 10 Abs. 4 Nr. 1 UStG.

[1] BFH, Urte...