Eine reine Belegsammlung mit Aufaddieren der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums genügt der Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG nicht. Dies gilt auch für sog. Bagatellfälle bei Freiberuflern. So hat das Hessische FG entschieden.
Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer
Vor dem Hessischen FG wurde folgender Sachverhalt verhandelt: Im Streitfall ging es zunächst um die Frage, in welcher Höhe Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer im Rahmen einer selbstständigen Tätigkeit (§ 18 EStG) als Betriebsausgaben abziehbar sind. Im finanzgerichtlichen Verfahren stellte sich dann jedoch die Frage, ob die Arbeitszimmerkosten überhaupt Betriebsausgaben darstellen. Denn nach § 4 Abs. 7 EStG ist ein Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen, wenn die Kosten nicht fortlaufend und zeitnah gesondert aufgezeichnet werden.
Aufzeichnung der Betriebsausgaben
Der Steuerpflichtige hatte im Laufe des Streitjahres die Belege für die im Zusammenhang mit den häuslichen Arbeitszimmern stehenden Aufwendungen gesammelt und diese im Zusammenhang mit der Erstellung seiner Steuererklärung in einer Aufstellung zusammengefasst. Neben den in der Kostenaufstellung genannten Positionen machte der Steuerpflichtige insbesondere AfA für den Gebäudeteil der häuslichen Arbeitszimmer geltend und hatte hierzu eine separate Aufstellung der nachträglichen Herstellungskosten erstellt. Die Übersicht für die Steuererklärung hatte er erst nach dem auf das Streitjahr folgenden Jahr angefertigt.
Reine Belegsammlung mit Aufaddieren reicht nicht aus
Das FG wies die eingelegte Klage ab, mit der der Steuerpflichtige höhere Arbeitszimmerkosten als vom Finanzamt angesetzt geltend machte. Unabhängig von der Frage, ob dies berechtigt ist, begründete das FG seine Entscheidung mit § 4 Abs. 7 EStG, wonach ein Betriebsausgabenabzug nur zulässig ist, wenn fortlaufende und zeitnahe Aufzeichnungen vorgenommen werden. Eine reine Belegsammlung mit Aufaddieren der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums – wie vom Steuerpflichtigen vorgenommen – reicht insoweit nicht aus. Das FG wies außerdem darauf hin, dass die nicht fortlaufend und zeitnah erstellte Kostenaufstellung im Übrigen auch deshalb keine gesonderte Aufzeichnung der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer im Sinne des § 4 Abs. 7 EStG darstellt, weil der Steuerpflichtige erkennbar nicht alle diese Betriebsausgaben lediglich auf einem Konto bzw. in einer Spalte zusammengefasst hat.
Hinsichtlich der Übersicht zu den angefallenen nachträglichen Herstellungskosten hatte der Steuerpflichtige selbst vorgetragen, er habe diese erst nach dem auf das Streitjahr folgenden Jahr angefertigt, sodass keine zeitnah erstellte Aufstellung vorlag.
Revision beim BFH
Die Entscheidung des FG, gegen die der Steuerpflichtige Revision eingelegt hat, Az beim BFH VIII R 6/24, ist vor dem Hintergrund zu sehen, dass die Finanzverwaltung bei Prüfung der Abziehbarkeit von Arbeitszimmerkosten die Frage der ordnungsgemäßen Aufzeichnungen im Sinne von § 4 Abs. 7 EStG bislang äußerst selten prüft. So auch im vorliegenden Streitfall, in dem sich das Finanzamt nur mit der Höhe der abziehbaren Kosten auseinandergesetzt, § 4 Abs. 7 EStG jedoch außen vor gelassen hat. Man darf gespannt sein, wie der BFH entscheiden wird und ob sich dadurch ggf. die Prüfungspraxis der Finanzämter ändern wird.