Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 3.3 Produktivsystem und Systemwechsel

Rz. 33

Unter einem Produktiv- bzw. Hauptsystem ist dasjenige System, bestehend aus Software und benötigter Hardware, zu verstehen, in dem die elektronischen Daten erzeugt, verarbeitet und gespeichert werden. Bei steuerrelevanten Daten sind dies i. d. R. kaufmännische Anwendungen, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssysteme. Solange dieses System in Betrieb ist, wird es auch als operatives Produktiv- oder Produktionssystem bezeichnet. Unter einem Produktivsystem versteht man somit eine Anwendung, die aktiv und nutzbar ist und die für den Zweck der Anwendung die elektronischen Unterlagen enthält oder auf diese direkt zugreifen kann.^[1]

Rz. 34

Das Produktiv- oder Hauptsystem erfüllt mit seiner Programmfunktionalität und seinen Auswertungsmöglichkeiten i. d. R. in jedem Fall die Voraussetzungen des Datenzugriffs nach Z1 (unmittelbarer Zugriff) und Z2 (mittelbarer Zugriff). Grundsätzlich sollte es auch die Erstellung von Datenträgern für den Z3-Zugriff ermöglichen. Viele Unternehmen sehen sich aber mit dem technischen Problem konfrontiert, dass die Daten über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren maschinell auswertbar sein müssen. Die Vorhaltung der Daten über einen solch langen Zeitraum im Produktivsystem, z. B. eines ERP-Systems, mag auf den ersten Blick als eine einfache und kostengünstige Lösung erscheinen. Es ist aber fraglich, ob eine derartige Datenhaltung den Anforderungen der GoBD^[2] an eine datensichere Aufbewahrung (Schutz vor Veränderung oder Verlust) entspricht.

Rz. 35

Nachdem die Prüfungsdienste zunächst Erfahrungen mit der maschinellen Auswertbarkeit von Finanz- und Lohnbuchhaltungsdaten gesammelt hatten, wurde der digitale Datenzugriff zunehmend auf die der eigentlichen Buchhaltung vor- und nachgelagerten Systeme ausgeweitet. In diesen, dem Produktivsystem vorgelagerten Systemen (z. B. Kassensysteme, Zahlungsverkehrssysteme oder vergleichbare Systeme) und Nebensystemen (z. B. Materialwirtschafts-, Warenwirtschafts-, Zeiterfassungs- oder Fakturierungssysteme) werden Daten und Belege erfasst und verarbeitet, deren Informationen anschließend in ein Buchführungs-, ERP- oder vergleichbares System übertragen werden und dort für die beabsichtigte Nutzung bereitstehen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Rechnungen mit automatischer Klassifikation elektronisch erfasst und anschließend in ein ERP- oder ein Buchhaltungssystem übertragen werden. Dabei muss auf der Grundlage der GoBD sichergestellt werden, dass die Verarbeitung und die Übertragung verlustfrei und nachvollziehbar stattfinden, ohne dabei die originäre Information zu verändern.^[3]

Rz. 36

Hinweis

Die bisherige Prüfungspraxis zeigt, dass diese Vor- und Nebensysteme, z. B. Fakturierung-, Kassen-, Warenwirtschafts- und Materialwirtschaftssysteme, nicht immer so vorgehalten werden, wie dies nach den gesetzlichen Anforderungen für die Durchführung des Datenzugriffs erforderlich wäre. Dies ist deshalb problematisch, weil in diesen Systemen regelmäßig steuerrelevante Daten entstehen und vorhanden sind. Diese Systeme geben häufig nur Teilmengen, verdichtete Daten oder sogar überhaupt keine Daten an das Produktiv- bzw. Hauptsystem ab.^[4] Die Auswertbarkeit dieser Daten i. S. d. von der Verwaltung geforderten Prüfer-Zugriffs ist in diesen Fällen nicht mehr vollständig oder gar nicht gewährleistet. Mangels Nachprüfbarkeit akzeptiert die Finanzverwaltung keine "Reports" oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte, d. h. vorgefilterte, Datenfelder und -sätze aufführen, jedoch nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten.^[5] Gleiches gilt für archivierte Daten, bei denen während des Archivierungsvorgangs eine "Verdichtung" unter Verlust steuerlich relevanter Daten stattgefunden hat.^[6]

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Praxis-Beispiel

Werden im Rahmen einer Archivierung beispielsweise Feiertags-, Sonntags- und Überstundenzuschläge nur noch verdichtet in einer Summe ausgewiesen, ist eine maschinelle Auswertbarkeit dieser Daten nicht mehr gegeben, da der Umfang der Steuerfreiheit der einzelnen Zuschläge nicht mehr ermittelt werden kann.

Rz. 38

Kommt es zu einem Systemwechsel (z. B. Abschaltung Altsystem, Datenmigration), einer Systemänderung (z. B. Änderung der OCR-Software, Update der Finanzbuchhaltung etc.) oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem, kann es erforderlich sein, dass die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten ist. Dies ist nur dann nicht der Fall, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten (einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen) müssen unter Beachtung der Ordnungsvorschriften^[7] quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, in eine neue Datenbank, in ein Archivsystem oder in ein anderes System überführt werden. Bei einer erforderlichen Datenumw...