Betriebsveranstaltung: Abrechnung der Aufwendungen / 4.2.3.1 Sachgeschenke

Sachgeschenke unabhängig von ihrem Wert sind in die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags einzubeziehen. Unerheblich ist, ob es sich bei den Geschenken um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt.^[1]

Pauschalbesteuerung mit 25 %

Geschenke, die aus Anlass einer Betriebsveranstaltung überreicht werden, können insoweit mit 25 % pauschal besteuert werden, als der 110-EUR-Freibetrag überschritten ist.

Praxis-Beispiel

Berechnung des 110-EUR-Freibetrags bei teuren Geschenken

Die Belegschaft erhält im Rahmen der betrieblichen Weihnachtsfeier ein Weihnachtspäckchen im Wert von 80 EUR. Die übrigen Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung belaufen sich pro Arbeitnehmer auf 110 EUR.

Ergebnis: Bei der Berechnung der Angemessenheitsgrenze für die Betriebsveranstaltung ist auch das Weihnachtspaket zu berücksichtigen. Die Zuwendungen anlässlich der Weihnachtsfeier überschreiten den Freibetrag von 110 EUR. Es handelt sich damit bzgl. des übersteigenden Differenzbetrags von 80 EUR um eine lohnsteuerpflichtige Betriebsveranstaltung. Der Arbeitgeber kann aber seine Mitarbeiter von der Lohnsteuerbelastung freistellen, indem er von der Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 25 % Gebrauch macht. Es sind 80 EUR der gesamten Zuwendungen von 190 EUR pro Arbeitnehmer lohnsteuerpflichtig.

Begünstigt sind nur Geschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung

Begünstigt sind ausschließlich Sach- und Barzuwendungen, die für eine Betriebsveranstaltung bzw. aus deren Anlass gewährt werden. Voraussetzung für die Einbeziehung von Geschenken in die steuerfreie Obergrenze ist, dass der entscheidende Grund für die Vorteilsgewährung in der Veranstaltung selbst liegt.^[2] Das Geschenk muss deshalb den Charakter eines typischen Bestandteils der Betriebsfeier aufweisen. Dies ist der Fall, wenn es zum üblichen Rahmen oder Programm einer Betriebsfeier zählt. Wenn die Arbeitnehmer das Geschenk auch ohne Durchführung der Betriebsfeier erhalten hätten, ist eine Einbeziehung in die Berechnung des Freibetrags nicht zulässig.

Praxis-Beispiel

Weihnachtsfeier: Arbeitnehmer erhalten Weihnachtspaket

Während der jährlichen Weihnachtsfeier erhält jeder Arbeitnehmer u. a. ein Weihnachtspaket im Wert von 70 EUR. Die Gesamtkosten pro Arbeitnehmer für die Feier inkl. Weihnachtspaket betragen 110 EUR.

Ergebnis: Das Geschenk ist unabhängig vom Wert in die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags einzubeziehen, da es aus Anlass der Weihnachtsfeier gewährt wird. Die Gesamtaufwendungen bleiben innerhalb des Freibetrags von 110 EUR. Das Weihnachtspaket bleibt steuerfrei. Auch die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltungen bleiben steuerfrei.

Wichtig

Vereinfachungsregelung für Geschenke bis 60 EUR

Für Geschenke bis 60 EUR gilt eine Vereinfachungsregelung. Geschenke, deren Wert 60 EUR einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt, dürfen ohne weitere Prüfung als Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung behandelt werden.^[3] Sie dürfen damit in die Berechnung der Gesamtkosten als Bemessungsgrundlage für den 110-EUR-Freibetrag einbezogen werden. Bei Sachgeschenken über 60 EUR je Arbeitnehmer muss im Einzelfall geprüft werden, ob sie anlässlich oder nur bei Gelegenheit der Betriebsveranstaltung den Arbeitnehmern zugewendet worden sind.

Geschenke bis 60 EUR dürfen auch dann bei der Berechnung des Freibetrags angesetzt werden, wenn feststeht, dass die Weihnachtsfeier nur als Rahmen für die Geschenkeverteilung gewählt wird. Aufgrund der Vereinfachungsregelung ist der Sachgrund der Zuwendung bis 60 EUR nicht zu prüfen. Durch die Umwandlung der Freigrenze in eine steuerfreie Obergrenze ist maximal der 110-EUR-überschreitende Betrag lohnsteuerpflichtig, auch soweit er auf Geschenke entfällt. Wird der Freibetrag von 110 EUR durch die Geschenke überschritten, ist die Pauschalbesteuerung mit 25 % zulässig.

Geschenke, die der Arbeitgeber ohne Betriebsveranstaltung an die Belegschaft verteilt, können im Rahmen der 60-EUR-Grenze nur steuerfrei bleiben, wenn es sich um Aufmerksamkeiten handelt. Hierfür muss ein besonderer persönlicher Anlass des Arbeitnehmers vorliegen.^[4] Werden Weihnachtspakete den Mitarbeitern gewährt, ohne dass sie Teil einer Weihnachtsfeier sind, liegt auch bei Geschenken von geringem Wert Arbeitslohn vor.^[5] Dieser kann aber im Rahmen der 50-EUR-Freigrenze lohnsteuerfrei bleiben. Sofern diese Grenze bereits durch andere Sachbezüge überschritten ist, bleibt dem Arbeitgeber die Möglichkeit, die Lohnsteuer mit dem Pauschsteuersatz von 30 % zu übernehmen.^[6]

[1] BMF, Schreiben v. 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001, BStBl 2015 I S. 832, Tz. 2 Buchst. d).

[2] BFH, Urteil v. 7.11.2006, VI R 58/04, BStBl 2007 II S. 128.

[3] BMF, Schreiben v. 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001, BStBl 2015 I S. 832, Fußnote 1 zu Tz. 2d).

[4] R 19.6 Abs. 1 LStR.

[5] Hessisches FG, Urteil v. 22.2.2018, 4 K 1408/17.

[6] § 37b Abs. 2 EStG.