Bewirtungskosten / 5.5 Inhalt der Bewirtungsrechnung

5.5.1 Name und Anschrift der Gaststätte – Steuernummer – Ausstellungsdatum – Rechnungsnummer

Aus der Rechnung müssen sich der vollständige Name und die vollständige Anschrift der Gaststätte (Bewirtungsbetrieb) sowie der Tag der Bewirtung ergeben.^[1] Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV). Den Anforderungen ist genügt, wenn sich aufgrund der in der Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des leisten Unternehmens eindeutig feststellen lassen.^[2]

Steuernummer: Die Rechnung muss die dem Bewirtungsbetrieb vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen.^[3]

Ausstellungsdatum: Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen.^[4]

Rechnungsnummer: Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen. Verpflichtende Angaben nach § 6 Kassen-SichV, wie z. B. die Angabe einer Transaktionsnummer, bleiben unberührt.^[5]

[1] R 4.10 Abs. 8 Satz 3 EStR 2012; BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2143/19/10003 : 003, BStBl 2021 I S. 908 Rn. 2.

[2] § 31 Absatz 2 UStDV,

BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2143/19/10003 : 003, BStBl 2021 I S. 908 Rn. 2.

[3] BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2143/19/10003 : 003, BStBl 2021 I S. 908 Rn. 3.

[4] BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2143/19/10003 : 003, BStBl 2021 I S. 908 Rn. 4.

[5] BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2143/19/10003 : 003, BStBl 2021 I S. 908 Rn. 5.

5.5.2 Detaillierte Spezifikation des Verzehrs

Die in Anspruch genommenen Leistungen müssen nach Art, Umfang, Entgelt und Tag der Bewirtung in der Rechnung gesondert bezeichnet werden.^[1] Alle verzehrten Speisen und Getränke müssen im Einzelnen bezeichnet und mit ihren Einzelpreisen aufgelistet werden. Das gilt auch für Kleinbetragsrechnungen. Die Angabe "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Abkürzungen wie "Menü 1" "Tagesgericht 2", "Frühstück" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch zulässig.^[2]

[1] R 4.10 Abs. 8 Satz 9 EStR 2012.

[2] BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2143/19/10003 : 003, BStBl 2021 I S. 908 Rn. 6.

5.5.3 Ort und Tag der Bewirtung

Ort und Tag der Bewirtung müssen auf einem formlosen Dokument, dem sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg, eingetragen werden, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat.^[1]"Ort" der Bewirtung kann nach dem allgemeinen Sprachgebrauch verstanden werden als geografische Ortsbezeichnung, z. B. München. Im Hinblick auf den Zweck der besonderen Angaben ist dies aber nicht immer ausreichend. Die Lokalität muss identifizierbar sein. Unter "Ort" wird man daher auch eine nähere Bezeichnung, z. B. eigene Geschäftsräume, Firmenkantine, Privatwohnung, ggf. unter Angabe der Adresse, zu verstehen haben.

Auf Gaststättenrechnungen muss der Tag der Bewirtung angegeben werden. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum der Rechnung z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel reichen nicht aus.^[2]

[1] BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2143/19/10003 : 003, BStBl 2021 I S. 908 Rn. 1

[2] BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2143/19/10003 : 003, BStBl 2021 I S. 908 Rn. 7.

5.5.4 Nachweis von Trinkgeld

Ein vom bewirtenden Steuerpflichtigen zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, kann der vom Steuerpflichtigen zu erbringende Nachweis z. B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.^[1]

[1] BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2143/19/10003 : 003 BStBl 2021 I S. 908 Rn. 8.

5.5.5 Name des Bewirtenden

Die Rechnung muss auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten, wenn der Gesamtbetrag 250 EUR brutto übersteigt.^[1] Nach Auffassung des BFH^[2] ist im Fall der Bewirtung in einer Gaststätte der Betriebsausgabenabzug nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG unzulässig, wenn der Name des Bewirtenden fehlt. Auch bei Rechnungen über 250 EUR bestehen jedoch keine Bedenken, wenn der Bewirtungsbetrieb den Namen des Bewirtenden auf der Rechnung handschriftlich vermerkt.

Bei sog. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto^[3] kann auf die Angabe des Namens des Bewirtenden auf der Rechnung verzichtet werden.

Eine Kreditkartenabrechnung kann die Namensangabe nicht ersetzen. Durch die Kreditkartenabrechnungen kann lediglich die Begleichung der Rechnung nachgewiesen werden, nicht jedoch die Frage der betrieblichen Veranlassung, also wer zu der Bewirtung eingeladen hat, d. h. Bewirtender war.^[4]

Praxis-Tipp

Ergänzung der Gaststättenrechnung

Fehlt zunächst die Namensangabe bei Rechnungen über 250 EUR und wird dies z. B. bei einer Außenprüfung festgestellt, darf die Gaststättenrechnung um den Namen des bewirtenden S...