Budgetierung: So navigieren Sie Ihr Unternehmen durch un ... / 2.3 Vorgehen für eine realistische Kostenplanung

Neben dem Wareneinsatz gibt es noch eine Vielzahl von Kostenarten, die für das Budget bewertet werden müssen. Dazu gehören z. B. Personalkosten, Raumkosten, Abschreibungen oder Verwaltungskosten. Welche Kostenarten einzeln und welche als Gruppe geplant werden, liegt an der individuellen Situation. Gibt es erhebliche Mietkosten für Gebäude, so sollten Sie diese separat planen. Sind Fahrzeugkosten in erheblichem Umfang zu erwarten, ist eine detaillierte Planung sinnvoll. Wenn es nur ein Firmenfahrzeug gibt, kann dieses auch unter den allgemeinen Verwaltungskosten geplant werden.

Die Informationsquellen

Ebenso vielfältig wie die Kostenarten selbst, sind auch die für die Budgetierung notwendigen Informationen. Wenn Sie die einzelnen Kostenarten getrennt betrachten und damit den Planungsbereich einschränken, werden Sie sehr schnell erkennen, dass es für viele Kostenarten ausreichende Planungsinformationen gibt.

Bei den Personalkosten dienen die Tarifverträge als Informationsquelle für die zu erwartenden Kostenänderungen. Auch Tarifverhandlungen sind, obwohl sie immer mit viel Theaterdonner betrieben werden, im Ergebnis mit einer ausreichenden Genauigkeit vorherzusagen. Bei den Nebenkosten gibt es frühzeitig Indikationen durch die Veröffentlichungen der Ministerien.

Mietsteigerungen ergeben sich meist aus den Mietverträgen. Ortsübliche Veränderungen können auf die eigenen Verträge übertragen werden.

Verkaufskosten werden detailliert geplant in der Vertriebsabteilung. Hier geht es weniger um allgemeine Kostensteigerungen als um geplante Aktionen.

Andere Kostenarten können durch die Preissteigerungsraten, die z. B. von der Bundesregierung, vom Rat der Weisen oder von Verbänden vorhergesagt werden, bewertet werden.

In Kleinunternehmen reicht es meist, wenn die Kostenarten für das Gesamtunternehmen budgetiert werden. Gibt es jedoch getrennte Verantwortungsbereiche wie z. B. Verkauf, Einkauf, Logistik und Verwaltung, dann sollten die Bereiche als Kostenstellen ihre Kostenarten selbst planen. Je kleiner der Planungsbereich ist, desto realistischer kann das Budget aufgestellt werden.

Step by Step

In 6 Schritten zur Kostenplanung

1. Gliedern Sie das Unternehmen in Kostenstellen, soweit dies sinnvoll ist (s. Abb. 2). Mit einer Kostenstelle ist auch immer die Kostenverantwortung verbunden.

   Abb. 2: Die Kostenplanung aufgegliedert nach Kostenstellen und Kostenarten

2. Bestimmen Sie die Kostenarten, die für Ihr Unternehmen individuell geplant werden sollen. Für den Rest bilden Sie Sammelkostenarten.
3. Rechnen Sie für die so gebildeten Kostenarten das aktuelle Jahr bis zum Jahresende hoch.
4. Ermitteln Sie aus Ihren Informationen die Kostensteigerungsraten für die einzelnen Kostenarten. Ermitteln Sie darauf die Budgetkosten durch Anwendung der Kostensteigerungsraten.
5. Ergänzen Sie die Budgetplanung der Kostenarten, indem Sie Veränderungen in den Kostenparametern berücksichtigen (z. B. zusätzliches Personal, zusätzliche Maschinen, andere Fahrzeuge mit geringerem Verbrauch).
6. Prüfen Sie die Ergebnisse der Kostenbudgets je Kostenstelle und Gesamt auf Plausibilität. Lassen Sie sich jede größere Abweichung zum laufenden Jahr (z. B. alle größer +/- 5 %) erklären.

Realitätsnähe schaffen

Die Praxis zeigt, dass gerade im Bereich der Kostenarten zu positiv geplant wird. Hier muss durch Vorgaben der Geschäftsführung (erwartete Tariferhöhung, allgemeine Preissteigerung etc.) und durch Prüfung der Planungen Realitätsnähe geschaffen werden.