Compliance bei der Nutzung und Archivierung von betriebl ... / 2 Buchführungspflichtige Unternehmer

Kaufleute sind nach Handelsgesetzbuch (HGB) buchführungspflichtig (§ 238 HGB). In § 140 AO ist vorgeschrieben: Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die betreffenden Verpflichtungen auch für die Besteuerung zu erfüllen. Nach § 141 Abs. 1 AO sind gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirt buchführungspflichtig, wenn sie nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb

• einen Gesamtumsatz i. S. d. § 19 Abs. 3 Satz 1 UStG von mehr als 800.000 EUR im Kalenderjahr oder
• selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert (§ 46 BewG) von mehr als 25.000 EUR oder
• einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 80.000 EUR im Wirtschaftsjahr oder
• einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 80.000 EUR im Kalenderjahr gehabt haben.

Bei einer Übernahme des Betriebs geht die Buchführungspflicht auf denjenigen über, der einen Betrieb im Ganzen zur Bewirtschaftung als Eigentümer oder Nutzungsberechtigter übernimmt. Ein Hinweis nach Abs. 2 auf den Beginn der Buchführungspflicht ist nicht erforderlich (§ 141 Abs. 3 AO).

§ 147a AO enthält Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen bestimmter Steuerpflichtiger, siehe auch Tabelle:

• Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 EStG (Überschusseinkünfte) mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr beträgt, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufzubewahren (§ 147a Abs. 1 AO).
• Steuerpflichtige, die allein oder zusammen mit nahestehenden Personen i. S. d. § 1 Abs. 2 AStG unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden oder bestimmenden Einfluss auf die gesellschaftsrechtlichen, finanziellen oder geschäftlichen Angelegenheiten einer Drittstaat-Gesellschaft (§ 138 Abs. 3 AO) ausüben, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über diese Beziehung und alle damit verbundenen Einnahmen und Ausgaben 6 Jahre aufzubewahren.
• Die Aufbewahrungspflicht beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem der Sachverhalt erstmals verwirklicht wurde.

In Berufen mit erhöhtem Risiko, z. B. medizinische Berufe, Handwerk, Baugewerbe usw., ist es sinnvoll, Unterlagen aufzubewahren und eine digitale Dokumentation zu erstellen, um im Falle einer Klage nachweisen zu können, dass alles ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Es ist sinnvoll, diese Dokumentationen so lange aufzubewahren, bis eventuelle Ansprüche verjährt sind. Auch in diesen Fällen sind die Datenschutzvorschriften zu befolgen (siehe unten).

Achtung

Verzögerungsgeld

Bei Pflichtverletzungen kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 EUR bis 250.000 EUR festgesetzt werden (§ 146 Abs. 2c AO).