Zusammenfassung
Bei der Nutzung und Archivierung von betrieblichen Unterlagen müssen das Datenschutzrecht, vor allem die Datenschutz-Grundverordnung, sowie Vorschriften über die Datensicherheit beachtet werden. Zu diesen Unterlagen zählen auch E-Mails. Der Beitrag gibt einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen mit dem Fokus auf den Bereich des Rechnungswesens, berücksichtigt aber auch die Schutzansprüche Angestellter gegenüber dem Unternehmen.
1 Datenschutzpflichten
Nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt.
Betroffene Personen haben ein Recht auf Berichtigung von Daten, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen (Art. 16 DSGVO). Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht hingegen nicht, wenn die Verarbeitung erforderlich ist
- zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
- aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchstaben h (zum Zweck der Gesundheitsversorgung oder Arbeitsmedizin) und i (öffentliches Interesse im Bereich öffentlicher Gesundheit) sowie Art. 9 Abs. 3 (Verarbeitung durch Fachpersonal);
- für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Art. 89 Abs. 1 (im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder statistische Zwecke), soweit das in Abs. 1 genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
(Art. 17 Abs. 3 DSGVO)
Datenschutz gilt auch für Daten auf Papier
Der Datenschutz gilt auch für Daten in Papierform. Solche Unterlagen sind so aufzubewahren, dass nur befugte Personen Zugang haben, z. B. in einem verschlossenen Schrank. Bei der Entsorgung sind die Unterlagen so zu zerkleinern, dass sie nicht mehr lesbar sind.
2 Buchführungspflichtige Unternehmer
Kaufleute sind nach Handelsgesetzbuch (HGB) buchführungspflichtig (§ 238 HGB). In § 140 AO ist vorgeschrieben: Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die betreffenden Verpflichtungen auch für die Besteuerung zu erfüllen. Nach § 141 Abs. 1 AO sind gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirt buchführungspflichtig, wenn sie nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb
- einen Gesamtumsatz i. S. d. § 19 Abs. 3 Satz 1 UStG von mehr als 800.000 EUR im Kalenderjahr oder
- selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert (§ 46 BewG) von mehr als 25.000 EUR oder
- einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 80.000 EUR im Wirtschaftsjahr oder
- einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 80.000 EUR im Kalenderjahr gehabt haben.
Bei einer Übernahme des Betriebs geht die Buchführungspflicht auf denjenigen über, der einen Betrieb im Ganzen zur Bewirtschaftung als Eigentümer oder Nutzungsberechtigter übernimmt. Ein Hinweis nach Abs. 2 auf den Beginn der Buchführungspflicht ist nicht erforderlich (§ 141 Abs. 3 AO).
§ 147a AO enthält Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen bestimmter Steuerpflichtiger, siehe auch Tabelle:
- Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 EStG (Überschusseinkünfte) mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr beträgt, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufzubewahren (§ 147a Abs. 1 AO).
- Steuerpflichtige, die allein oder zusammen mit nahestehenden Personen i. S. d. § 1 Abs. 2 AStG unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden oder bestimmenden Einfluss auf die gesellschaftsrechtlichen, finanziellen oder geschäftlichen Angelegenheiten einer Drittstaat-Gesellschaft (§ 138 Abs. 3 AO) ausüben, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über diese Beziehung und alle damit verbundenen Einnahmen und Ausgaben 6 Jahre aufzubewahren.
- Die Aufbewahrungspflicht beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem der Sachverhalt erstmals verwirklicht wurde.
In Berufen mit erhöhtem Risiko, z. B. medizinische Berufe, Handwerk, Baugewerbe usw., ist es sinnvoll, Unterlagen aufzubewahren und eine digitale Dokumentation zu erstellen, um im Falle einer Klage nac...