Bei der Archivierung sind die GoBD anzuwenden. Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und sind seit dem 1.1.2015 in Kraft.
Die GoBD beinhalten mehrere zentrale Grundsätze, die bei der Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen beachtet werden müssen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen so dokumentiert sein, dass sie für Dritte nachvollziehbar und prüfbar sind.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Daten und Belege müssen vollständig erfasst und aufbewahrt werden.
- Richtigkeit: Die erfassten Daten müssen korrekt und wahrheitsgemäß sein.
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen.
- Ordnung: Die Dokumente müssen systematisch und übersichtlich archiviert werden.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden, ohne, dass dies dokumentiert wird.
Die Buchführung soll sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, ihre Entstehung und Abwicklung und die Lage des Unternehmens vermitteln (§ 238 HGB, § 239 HGB). Weitere Vorschriften für Buchführung enthalten die § 240 bis § 261 HGB.
Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen ist in § 146 AO, § 146a AO und §146b AO zu finden. Darin sind auch Fragen der elektronischen Buchführung geregelt.
Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich der AO zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 AO). Die zuständige Finanzbehörde kann auf schriftlichen Antrag der Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzung ist, dass
- Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilen,
- Steuerpflichtige ihren sich aus den § 90 AO, § 93 AO, § 97 AO, § 140AO bis § 147 AO und § 200 Abs. 1 und 2 AO ergebenden Mitwirkungs- und Buchführungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen sind,
- § 147 Abs. 6 AO (Steuerpflichtige müssen die Daten in einem auswertbaren Format bereitstellen und die Finanzbehörde bei der Auswertung unterstützen) in vollem Umfang möglich ist und die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Die neueste Version der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) lassen sich beim Bundesministerium der Finanzen als PDF-Datei herunterladen. Die aktuelle Version stammt vom 11.3.2024.
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