Controlling und Qualität: Leitfaden für Controlling und ... / 3.2 Normenbasierte Systeme

Normen können hilfreich sein

Die unten aufgeführten, im Einzelnen auch als "Führungs- und Managementsysteme" bezeichneten Normen enthalten zum Teil spezielle Anforderungen an die Führungskräfte, die bei einem integrierten Ansatz zu berücksichtigen sind. Es besteht seitens der Normenvertreter bereits eine starke Tendenz der Integration verschiedener Managementsysteme.

Das zeigt sich daran, dass ganz allgemein für alle die folgenden Regeln gelten:

• Überprüfung der Wirksamkeit des Führungs- und Managementsystems und der Unternehmenspolitik durch die oberste Leitung
• Überprüfung und Bewertung der Zielerreichung
• Revision der Ziele
• Neue Ziele und Maßnahmen beschließen einschließlich notwendiger Mittel und Ressourcen
• Verabschiedung des neuen Führungs- und Managementprogramms
• Dokumentation der Ergebnisse des Management Review
• Unterlagen für das Management Review (Unternehmenspolitik, Führungs- und Managementprogramm des letzten Jahres, Auditberichte, Vorschlag für neues Programm).

Spezifisches findet sich z. B. im

• ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem und analog für ISO 22000 Lebensmittelsicherheit, ISO 50001 Energiemanagement,
• EMAS Eco-Management and Audit Scheme, Europäisches Umweltmanagement oder ISO 14001 Umweltmanagementsystem,
• OHSAS 18001 Arbeitsschutzmanagementsystem,
• SCC Sicherheits Certifikat Contraktoren.

3.2.1 Interne Audits

Interne Audits fordern alle normbasierten Führungs- und Managementsysteme; sie gehen dem Management Review voraus. Ihre Ergebnisse sind in zusammengefasster Form der obersten Leitung vorzulegen. Die zu prüfenden Inhalte richten sich nach den spezifischen Zielen der verschiedenen Führungs- und Managementsysteme.

Interne Audits sind betriebsinterne Instrumente, um festzustellen, ob die Führungs- und Managementsysteme wie geplant funktionieren und die Organisation ihre diesbezüglichen Ziele erreicht (Kontrollinstrument).

Damit legen die Verantwortlichen auch fest, was zu tun ist, um festgestellte Mängel zu beseitigen und weitere Verbesserungen zu erzielen (Steuerungsinstrument).

Sie überprüfen, ob das Führungs- und Managementsystem den Anforderungen der gewählten Norm(en) entspricht (Normenkonformität).

Interne Audits führen qualifizierte interne oder externe Personen durch.

Interne Audits heißen auch First Party Audits, wobei die First Party die Organisation selbst ist.

3.2.2 Externe Audits

Externe Audits sind Formate externer Begutachtung einer Organisation. Externe Audits gibt es als Second Party Audits, dann führen sie Vertragspartner, z. B. Kunden, durch, um sich von der Qualität des Führungs- und Managementsystems ihres Lieferanten zu überzeugen. Oder sie sind Third Party Audits, dann führen sie von der Organisation beauftragte Dritte durch; das sind typischerweise akkreditierte Zertifizierungsgesellschaften. Ein Audit erfolgt "gegen" einen Standard, häufig gegen eine Norm und ist eine Konformitätsprüfung. Externe Audits durch einen akkreditierten Zertifizierer sind Grundlage für eine Zertifizierung der Organisation.

Begutachtung und Zertifizierung stellen die häufigsten externen Audits dar. Bei externen Audits werden im Vergleich zu internen andere Schwerpunkte gesetzt.

Ebenso sind die Qualifikationsanforderungen an die Auditoren umfassender. Die DIN EN ISO 19011 beschreibt einen Leitfaden für Audits und beinhaltet auch Anforderungen an die Qualifikation der Auditoren.

Ein weiteres Format der externen Begutachtung ist das EFQM Assessment.

Achtung

Verpflichtung zur Normeneinhaltung erfordert Audits

Hat sich ein Unternehmen auf die Einhaltung bestimmter Normen verpflichtet, sind je nach Norm die Durchführung interner Audits und eines Management Review verpflichtend. Die Normen schließen auch Anforderungen bezüglich der Umsetzung ein.