Controlling von Supportprozessen im Personalwesen / 3.1.1 Supportfunktion mit Entscheidungskompetenz

Kernfunktionen im HR-Management kommen i. d. R. nicht ohne Supportfunktionen aus. Der Begriff Supportfunktion darf hier durchaus weit gefasst werden und beschränkt sich nicht auf die Erstellung einfachen Schriftverkehrs oder sich wiederholende Dateneingaben. So kann beispielsweise innerhalb eines Recruitingprozesses ein Teil der Kandidatenselektion als Supportaufgabe definiert werden. Innerhalb der Supportfunktion wird also über die Absage von Kandidaten entschieden.

Dies erscheint zunächst wenig verständlich, denn wie soll eine – ggf. sogar ausgelagerte Funktion – zu so einem wichtigen Thema wie der Stellenbesetzung entscheidungskompetent sein? Die Antwort hierzu liegt in der Definition von klaren Entscheidungskriterien, nach denen innerhalb der Supportfunktion gearbeitet werden kann. So fällt die Entscheidung nur scheinbar in der Supportfunktion. In Wirklichkeit arbeitet sie einen Entscheidungsbaum ab, der vom Auftraggeber vorgegeben wurde.

Wie konsequent die Trennung von Kern- und Supportfunktionen durchgeführt wird, hängt von mehreren Kriterien ab. Es kann eine strategische Linie sein, die hier eine klare Grenze zieht, es kann die Dominanz des Kostendrucks sein, die diese Trennung weiter vorantreibt. Es können auch tradierte Strukturen sein, die einzureißen sich niemand traut und die eine mögliche Trennschärfe verhindern.

Innerhalb des End-To-End-Prozesses "Recruiting" wechseln die Aktivitäten mehrfach zwischen der Kern- und der Supportfunktion.

1. Kern-HR: Entscheidung über Stellenausschreibung

2. Supportfunktion:

   1. Schalten einer Stellenanzeige
   2. Administration der eingehenden Bewerbungen
   3. Vorauswahl und Absagen

3. Kern-HR:

   1. Einstellungsgespräche
   2. Auswahlentscheidung durch Personalmanagement
4. Supportfunktion: Bewerberkorrespondenz (Zusage an Bewerber, Vertragserstellung etc.)
5. Kern-HR: Onboarding

Verzahnung zwischen Kern- und Supportprozess

In diesem Beispiel unterstützt der Supportprozess einen strategisch wichtigen Kernprozess des HR-Managements und ist mit diesem eng verzahnt. Im Idealfall kennen die Beteiligten beider Seiten diesen Ablauf und halten ihn ein, so dass nach außen der Eindruck eines einheitlichen durchgängigen Prozesses entsteht. Interne Schnittstellen zwischen Kern- und Supportfunktion sind so aufeinander abgestimmt, dass diese für den Außenstehenden (hier: Bewerber) nicht sichtbar werden. Das strikte Einhalten formeller Kommunikationswege und Meldeverfahren ist Grundvoraussetzung für die effiziente und qualitativ hochwertige Prozessdurchführung. Insbesondere die Supportfunktion, deren Leistungen gemessen werden, wird darauf Wert legen.