Datenaustausch: Digitale Schnittstellen zur Buchhaltung / 3.1 Digitale Ausgangsrechnungen für die Kunden

Eine immer weitere Verbreitung finden die digitalen Schnittstellen, über die Ausgangsrechnungen an die Kunden geschickt werden. Das Unternehmen spart dadurch den Druck der analogen Rechnungen und deren Versand. Die Rechnung ist schneller beim Kunden und wird dadurch eventuell auch schneller bezahlt. Das Einsparpotenzial bzgl. den Kosten auch in der Buchhaltung ist groß, vor allem dann, wenn die digitale Ausgangsrechnung intern im Dokumentenmanagementsystem verwaltet wird.

Es gibt grundsätzlich 2 Möglichkeiten, eine digitale Ausgangsrechnung an den Kunden zu schicken:

Die ältere Version dieser Schnittstelle nimmt das Abbild der Papierrechnung als PDF-Dokument und verschickt dieses an den Empfänger. Der Empfänger muss das digitale Dokument wie eine analoge Rechnung lesen und erfassen. OCR-Leser (= automatische Texterkennung) können bei der Interpretation helfen. Ein PDF-Dokument kann auch durch das Scannen einer Papierrechnung hergestellt werden, wodurch diese Schnittstelle relativ schnell auf 100 % Nutzung kommen kann. Verschickt wird die Datei meist als E-Mail-Anhang über das digitale Kommunikationssystem. Die PDF-Rechnung hat sich als Standard im Onlinehandel durchgesetzt, der fast vollständig auf Papierrechnungen verzichtet.

Für die empfangenden Unternehmen macht es mehr Sinn, anstelle des Abbildes der analogen Rechnung im PDF-Dokument Datensätze mit dem eigentlichen Inhalt der Rechnung zu erhalten. Aus der IT-Anwendung heraus werden diese erstellt und können beim Empfänger gleich weiter digital verarbeitet werden. Eine Interpretation der Inhalte ist nicht mehr notwendig, jedes Feld hat eine exakte Definition. Für alle Rechnungen im B2B-Bereich (Unternehmen verkaufen an Unternehmen) gibt es ab dem 01.01.2025 eine Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung.

Hinweis

E-Rechnungs-Pflicht ab dem Jahr 2025

Ab dem 1.1.2025 gibt es aufgrund der Regelungen im Wachstumschancengesetz eine Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung:

• Es sind Rechnungen betroffen, die zwischen Unternehmen ausgetauscht werden (B2B).
• Rechnungen mit einem Gesamtwert unter 250 EUR sind nicht betroffen, ebenso Rechnungen für Fahrausweise.
• Rechnungen ohne Umsatzsteuer nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG müssen nicht digital erstellt werden. Dabei handelt es sich unter anderem um Leistungen in Zusammenhang mit Krediten und Finanzierungen oder für steuerfreie Leistungen im Gesundheitsbereich. Das gilt nicht für Rechnungen, die aufgrund der Lieferung in ein anderes Land umsatzsteuerfrei sind.
• Die E-Rechnung muss bestimmten Standards entsprechen (u. a. der EU-Richtlinie 2014/55/EU). Damit sind Rechnungen im Format XRechnung oder ZuGFeRD zulässig.
• Bis zum 1.1.2028 gibt es Übergangsregelungen für Papier-Rechnungen oder Rechnungen im PDF-Format, wenn der Rechnungsempfänger dem zustimmt und bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden.